Procesautomatisering
Het werk dat elke dag hetzelfde is.
Gegevens uit een document overnemen in een systeem. Twee lijsten naast elkaar leggen om te zien of ze kloppen. Een lijstje nalopen om te zien of er iets te lang openstaat. Werk dat niemand mist als het weg is, en dat een computer beter doet omdat hij bij het dertigste geval nog even nauwkeurig is.
In AFAS, Exact Online en Business CentralVaste prijs vooraf
Waar het loont
Vier soorten werk die zich lenen voor automatisering
Documenten die binnenkomen
Facturen, orderbevestigingen, pakbonnen. Er staat informatie in die iemand overneemt in een systeem. Dit is het duidelijkste toepassingsgebied, omdat het volume hoog is en de handeling elke keer hetzelfde.
Controles die altijd hetzelfde zijn
Klopt de factuur met de order, klopt de ontvangst met de pakbon, klopt het rekeningnummer met eerdere betalingen. Werk waarbij een mens niets toevoegt zolang alles klopt, en juist verslapt bij het dertigste geval.
Signalen die niemand ziet
Een backorder die te lang openstaat, een klant die stil is gevallen, een tussenrekening die oploopt. De gegevens staan in je systeem; er kijkt alleen niemand naar tot het een probleem wordt.
Gegevens tussen systemen
Wat in twee systemen wordt bijgehouden, loopt uiteen. Een koppeling is vaak minder werk dan de discipline om het handmatig gelijk te houden.
Waar het niet loont
Wanneer je beter niets kunt doen
- Werk waarbij elke keuze anders is en er oordeelsvermogen aan te pas komt.
- Processen die je maar een paar keer per maand doorloopt, dan kost inrichten meer dan het bespaart.
- Werk waarvan de spelregels nog veranderen; automatiseer pas als het proces zelf stabiel is.
- Iets dat je pakket standaard al kan, maar wat niet is aangezet of ingericht.
Dat laatste komt vaker voor dan je zou denken. AFAS en Exact Online kunnen bijvoorbeeld allebei facturen inlezen met Scan & Herken; als dat bij jullie uit staat, is dat het eerste om aan te zetten, en niet iets waarvoor je ons nodig hebt.
Over AI
Gereedschap, geen tussenlaag
AI is goed in één ding dat gewone software niet kan: betekenis halen uit tekst die elke keer anders is opgeschreven. Een factuur van leverancier A ziet er anders uit dan die van leverancier B, en een klant die per mail bestelt gebruikt zijn eigen woorden voor jouw artikelen. Daar helpt het.
Voor al het andere (rekenen, vergelijken, doorzetten, bewaken) is gewone software beter: voorspelbaar, controleerbaar en aanzienlijk goedkoper. Wij zetten AI dus in op de stap waar interpretatie nodig is, en houden de rest gewoon deterministisch. Elke geautomatiseerde stap wordt gelogd, zodat je achteraf kunt zien wat er is gebeurd en waarom.
Wat we bouwen
Concreet
Facturen scannen en herkennen
Inkoopfacturen inlezen en automatisch controleren tegen order en ontvangst.
Debiteurenbeheer
Herinneringen die vanzelf lopen, met betaallink, zonder extra abonnement.
Dashboards
Omzet, marge en voorraad die elke ochtend klaarstaan in plaats van in een export.
Of bekijk alle diensten en de systemen waarmee we koppelen.
Elk opgelost proces wordt een module, en die modules zitten samen in één omgeving.
Dit is de echte omgeving, geen plaatje: hij klikt zichzelf rond. Neem het gerust over.
Veelgestelde vragen
Over automatiseren en AI
Wat betekent AI hier concreet?›
Vooral het lezen en interpreteren van documenten en tekst: uit een PDF halen wat het factuurbedrag is, uit een e-mail opmaken welke artikelen een klant bedoelt, of herkennen dat twee verschillende omschrijvingen hetzelfde artikel zijn. Dat is werk waar vaste regels tekortschieten omdat elke leverancier het net anders opschrijft. Voor de rest (controleren, rekenen, doorzetten) is gewone software beter, voorspelbaarder en goedkoper.
Vervangt dit mensen?›
In de praktijk verschuift het werk. Wat verdwijnt is invoeren en vergelijken; wat overblijft is beoordelen wat er afwijkt. Dat is minder werk en ander werk. De meeste van onze opdrachtgevers hadden geen personeelsprobleem maar een groeiprobleem: meer orders zonder dat de administratie meegroeit.
Moeten we overstappen op ander systeem?›
Nee. We bouwen op wat er staat. Een nieuw ERP is een implementatietraject van maanden met een uitkomst die je nu niet nodig hebt; het handwerk zit meestal niet in het pakket maar in de stappen eromheen.
Hoe begin je?›
Met een gratis scan: waar zit het handwerk, hoeveel tijd kost het, en wat levert het op om dat weg te nemen. Daar komt een rekensom uit en soms de conclusie dat het niet de moeite waard is. Dan zeggen we dat.
Wat gebeurt er met onze gegevens?›
Je blijft eigenaar en er wordt niet op getraind. Je gegevens staan in de EU; de AI-stap loopt met Europese waarborgen (SCC's), en we leggen afspraken vast in een verwerkersovereenkomst. Elke stap wordt gelogd, zodat achteraf te herleiden is wat er automatisch is gegaan.
Wij doen het nu in Excel. Is dat erg?›
Niet per se, Excel is uitstekend voor rekenen en verkennen. Het wordt lastig zodra meerdere mensen dezelfde lijst bijhouden, of zodra die lijst iets bevat wat ook in je ERP staat. Dan heb je twee waarheden, en kost het uitzoeken welke klopt meer tijd dan het bijhouden zelf.
Aan de slag
Welk werk kost bij jullie de meeste tijd?
In een kort gesprek stellen we vast waar het handwerk zit en wat het oplevert om dat weg te nemen. Levert het te weinig op, dan zeggen we dat gewoon.
