Kennisbank
De begrippen achter het handwerk.
Elke dag lopen er documenten en cijfers door je administratie waar niemand nog bij stilstaat: een orderbevestiging die afwijkt, een betaling die niet aflettert, voorraad die stilstaat. Hier leggen we uit wat ze betekenen, en waar het in AFAS, Exact Online en Business Central misgaat.
Thema
Inkoop en ontvangst
Van bestelling tot binnenkomst: de documenten waarmee je vastlegt wat er is besteld en wat er werkelijk is geleverd.
Purchase order
Een purchase order (PO) is de formele bestelopdracht die een koper naar een leverancier stuurt: welke artikelen, hoeveel, tegen welke prijs en wanneer geleverd.
Pakbon
Een pakbon is het document dat met een zending meereist en vermeldt wat er in de doos of op de pallet zit.
Goederenontvangst
De goederenontvangst is de registratie van wat er daadwerkelijk binnenkomt, afgeboekt tegen de bijbehorende inkooporder.
Backorder
Een backorder is het deel van een bestelling dat niet geleverd kon worden en blijft openstaan tot de voorraad er weer is.
OTIF
OTIF staat voor On Time In Full: het percentage orders dat zowel op de afgesproken datum als volledig is geleverd.
Thema
Facturen en boeken
De weg die een inkoopfactuur aflegt van binnenkomst tot betaling, en de controles die daarbij horen.
Crediteurenadministratie
De crediteurenadministratie omvat alles rondom wat je bedrijf aan anderen moet betalen: inkoopfacturen ontvangen, controleren, boeken, laten goedkeuren en op tijd betalen.
Inkoopfacturen fiatteren
Fiatteren is het formeel goedkeuren van een inkoopfactuur voor betaling.
Spookfactuur
Een spookfactuur is een factuur voor iets wat nooit is geleverd of besteld.
UBL
UBL staat voor Universal Business Language: een open standaard waarin zakelijke documenten als XML-bestand worden vastgelegd.
Grootboekrekening
Een grootboekrekening is een categorie waarin gelijksoortige boekingen bij elkaar staan: omzet, inkoopwaarde, huisvestingskosten, debiteuren, bank.
Afletteren
Afletteren is het koppelen van een ontvangen of gedane betaling aan de bijbehorende factuur, zodat de openstaande post verdwijnt.
Thema
Debiteuren en cashflow
Wat er gebeurt tussen het versturen van een factuur en het moment dat het geld binnen is.
Debiteurenbeheer
Debiteurenbeheer is alles wat er gebeurt tussen het versturen van een factuur en het ontvangen van het geld: bewaken wie er nog moet betalen, herinneren wie te laat is, en ingrijpen als betaling uitblijft.
Betalingsherinnering
Een betalingsherinnering is het eerste bericht dat je stuurt als een factuur na de vervaldatum niet is betaald.
Wettelijke betalingstermijn
Spreek je niets af, dan geldt tussen bedrijven een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur.
Thema
Voorraad en marge
De cijfers waarmee je stuurt op wat er in het magazijn ligt, wat dat kost en wat je ervoor rekent.
Voorraadbeheer
Voorraadbeheer is het sturen op wat je op voorraad houdt, wanneer je bijbestelt en hoeveel.
ABC-ANALYSE
Een ABC-analyse verdeelt je artikelen in drie groepen op basis van hun aandeel in omzet of verbruikswaarde.
Omloopsnelheid
De omloopsnelheid geeft aan hoe vaak je je voorraad in een jaar volledig verkoopt en vervangt.
Incourante voorraad
Incourante voorraad is voorraad die je niet meer tegen de normale prijs kwijtraakt: verouderde artikelen, restanten, producten uit een vervallen assortiment of goederen die technisch achterhaald zijn.
Veiligheidsvoorraad
De veiligheidsvoorraad is de extra voorraad die je aanhoudt om tegenvallers op te vangen: een vraag die hoger uitvalt dan verwacht, of een levering die later komt dan afgesproken.
Staffelkorting
Een staffelkorting is een korting die oploopt met de afgenomen hoeveelheid: hoe meer een klant bestelt, hoe lager de prijs per stuk.
Thema
Systeem en administratie
De randvoorwaarden: welk systeem je gebruikt, wat je moet bewaren en hoe je een levering aantoont.
Erp-systeem
Een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) is één centraal systeem waarin de kernprocessen van een bedrijf samenkomen: inkoop, voorraad, verkoop, productie, financiën en vaak ook HR.
Bewaarplicht administratie
De fiscale bewaarplicht is zeven jaar: alle gegevens die van belang zijn voor de belastingheffing moet je zeven jaar beschikbaar houden.
E-CMR
De e-CMR is de digitale versie van de internationale vrachtbrief: hetzelfde document, maar elektronisch opgemaakt en ondertekend.
Aan de slag
Kost een van deze processen bij jullie nog handwerk?
In een kort gesprek stellen we vast waar de tijd blijft en wat het oplevert om dat weg te nemen. Levert het te weinig op, dan zeggen we dat gewoon.
