TradyonDigitale administratiemedewerker
Achter geld aan bellen is werk dat niemand doet als het druk is.
Elke openstaande factuur krijgt een herinneringsladder met betaallink. Jij kiest of elke herinnering eerst langs jou gaat of volgens jouw stappen wordt verstuurd. Incasso beslis je altijd zelf.
- Zet klaar
- Digitale administratiemedewerker
- Beslist
- Financiële administratie
- Werkt in
- AFAS · Exact Online · Business Central
- Inzetbaar
- in ± 6 weken
Zo ziet het eruit. Demo-omgeving met verzonnen gegevens.
Dit is de echte omgeving, geen plaatje: hij doet het je voor. Neem het gerust over.
Zo loopt het werk
1De collega zet klaar
Digitale administratiemedewerkerDigitale collega van Tradyon- Zet drie dagen vóór de vervaldatum een vriendelijke heads-up met betaallink klaar.
- Zet na de vervaldatum een herinnering en daarna aanmaningen klaar, volgens jouw ladder.
2Financiële administratie beslist
Herinneringen klaargezetVolgens jouw ladder · wacht op je administratieKeurt elke herinnering goed, of laat ze versturen volgens de ladder. Dat kies je per klantgroep.
3Je ERP is bijgewerkt
AFAS · Exact Online · Business Central
- Betaalt de klant via de link, dan komt de betaling bij de factuur in je ERP.
Wat het oplevert. Openstaande facturen krijgen op tijd opvolging, ook als het druk is. Klanten betalen met één klik. Zodra er betaald is, stopt de ladder.
Bekijk alle 8 stappen
Begint bijEen factuur staat open in je ERP en nadert de vervaldatum.
- Financiële administratieLegt vooraf de ladder vast: stappen, termijnen, teksten en de toon per klant.
- Je ERPJe ERP levert de openstaande facturen met vervaldatum en betaalstatus.
- Digitale collegaZet drie dagen vóór de vervaldatum een vriendelijke heads-up met betaallink klaar.
- Digitale collegaZet na de vervaldatum een herinnering en daarna aanmaningen klaar, volgens jouw ladder.
- Financiële administratieKeurt elke herinnering goed, of laat ze versturen volgens de ladder. Dat kies je per klantgroep.
- Je ERPBetaalt de klant via de link, dan komt de betaling bij de factuur in je ERP.
- Digitale collegaZiet dat er betaald is en stopt de ladder. Geen aanmaning naar wie al betaalde.
- Financiële administratieBeslist zelf over de incassostap en over alles wat buiten de afgesproken ladder valt.
Waarom staat automatisch aanmanen zo vaak uit?
AFAS, Exact Online en Business Central kunnen alle drie aanmaningen maken. Toch doen veel bedrijven het met de hand, of helemaal niet. De standaardreeks kent namelijk geen uitzonderingen.
Eén aanmaning naar een klant met een betalingsregeling, of naar iemand die gisteren betaalde, en het gaat weer uit. De oplossing zit dus niet in strengere teksten, maar in betere voorwaarden: wie krijgt wat, wanneer, en wie juist niet.
Klopt dat, dan kost het je nog één blik: goedkeuren, of de ladder laten lopen zoals jij hem instelde. Incasso beslis je altijd zelf.
Wat je krijgt bij debiteurenbewaking
Als iets afwijkt, beslist jouw mens
- Blijft een factuur onbetaald na de laatste aanmaning, dan beslis jij of incasso volgt. Die stap zet alleen een mens door.
- Loopt er met een klant een betalingsregeling, dan haal jij die klant uit de standaardladder.
- Betaalt een klant met een gewone overboeking die niet aan de factuur gekoppeld is, dan koppelt de administratie die eerst.
Standaard
Zit erin vanaf de eerste dag
- Herinneringsladder van vriendelijke heads-up tot tweede aanmaning
- Jij kiest: elke herinnering eerst goedkeuren, of versturen volgens je ladder
- Betaallink (iDEAL) in elke mail, via een betaalprovider
- Toon per klant: zacht, normaal of streng
Nog 2 meer
- De ladder stopt zodra de betaling binnen is
- De incassostap bevestigt altijd een mens
Maatwerk
Kan erbij, als jouw proces erom vraagt
- Eigen stappen, termijnen en teksten in de ladder
- Zelf de grens kiezen: tot welke stap de ladder doorloopt en waar een mens bevestigt
- Klanten met een betalingsregeling buiten de standaardladder houden
- De factuur als bijlage bij de herinnering
Nog 3 meer
- Dezelfde betaallink ook tonen in het klantportaal
- Late betalers als signaal op het managementdashboard
- Herinneringen in de taal van de klant, bijvoorbeeld Engels of Duits
Wat we van je nodig hebben, en wanneer het minder goed past
Wat we van je nodig hebben
- Toegang tot je ERP: openstaande posten, betaalstatus en boekingen
- Een account bij een betaalprovider, bijvoorbeeld Mollie
- Je keuze voor stappen, termijnen, teksten en standaardtoon
- Een besluit tot welke stap de ladder doorloopt en waar jij bevestigt
Past minder goed als
- Je hebt nauwelijks openstaande posten, bijvoorbeeld door vooruitbetaling of incasso vooraf.
- Je hebt al een goed werkend debiteurenpakket met herinneringen en betaallink.
- Je wilt geen betaalprovider. Dan vervalt de betaling met één klik.
Daarna in de ketenBankmutaties afletterenManagementdashboard
Vragen over debiteurenbewaking
Heb ik hier software als Payt of Notify voor nodig?
Niet per se. Die pakketten zijn goed en nemen het proces volledig over, inclusief een eigen portaal en eigen communicatie. Wil je dat het binnen je eigen omgeving en onder je eigen naam blijft, en gebruik je AFAS, Exact Online of Business Central al, dan kun je hetzelfde bereiken zonder apart debiteurenpakket en zonder dat klantcontact via een derde partij loopt.
Wat als een klant al een betalingsregeling heeft?
Dan moet die klant buiten de standaardreeks vallen, anders krijgt hij een aanmaning voor een factuur waarover al afspraken zijn gemaakt. Dat is precies het soort uitzondering dat we bij het inrichten vastleggen, en de reden dat automatisch aanmanen bij veel bedrijven weer is uitgezet.
Kan er een iDEAL-betaallink mee?
Ja. Per factuur wordt een betaallink meegestuurd waarmee de klant direct het openstaande bedrag kan voldoen. Dat scheelt de stap waarin iemand het bedrag en het factuurnummer moet overnemen, en juist daar blijft betaling vaak hangen.
Wat gebeurt er als een klant betaalt terwijl de herinnering al onderweg is?
Dat is de belangrijkste reden om de bankkoppeling en het afletteren op orde te hebben. Zolang betalingen niet gekoppeld zijn aan facturen, stuur je herinneringen naar klanten die al hebben betaald, en dat is schadelijker voor de relatie dan helemaal niet herinneren.
Vanaf hoeveel facturen is dit de moeite waard?
Stuur je twintig facturen per maand en betaalt bijna iedereen op tijd, dan is het handmatig prima bij te houden. Het kantelpunt ligt waar het bijhouden begint te schuiven zodra het druk wordt, en dat is precies het moment waarop je cashflow het minst kan hebben dat er niets gebeurt.
Wat kost het?
Eenmalig een vast bedrag, plus een vast bedrag per maand voor het platform. Allebei spreken we vooraf af. Wat het precies is, hoor je na de gratis scan.
Wat als het niet werkt?
Werkt een module niet zoals we vooraf samen vastleggen, dan betaal je niet, of krijg je je geld terug.
Waar staan onze gegevens?
Wij hosten een platform dat verbonden is met je ERP; voor het lezen van documenten gebruikt het de AI van Anthropic. Voor nieuwe klanten richten wij een eigen omgeving in op Microsoft Azure, regio West-Europa; daar staan je gegevens. Alleen de AI-stap, het lezen van een document, gaat naar Anthropic, buiten de EU, met standaardcontractbepalingen. Niemand traint een AI op je gegevens: wij niet, en Anthropic ook niet. Meer lees je op de pagina AI & regels.
Begrippen bij dit proces
Wettelijke betalingstermijn
Spreek je niets af, dan geldt tussen bedrijven een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur.
Debiteurenbeheer
Debiteurenbeheer is alles wat er gebeurt tussen het versturen van een factuur en het ontvangen van het geld: bewaken wie er nog moet betalen, herinneren wie te laat is, en ingrijpen als betaling uitblijft.
Betalingsherinnering
Een betalingsherinnering is het eerste bericht dat je stuurt als een factuur na de vervaldatum niet is betaald.
Bankmutaties
Een bankmutatie is één regel op je bankafschrift: een bedrag dat erbij of eraf ging, met de datum, de tegenrekening en de omschrijving.
Openstaande facturen
Openstaande facturen zijn facturen die je hebt verstuurd maar die nog niet of niet helemaal zijn betaald.
DSO berekenen
De DSO is het gemiddelde aantal dagen dat klanten over het betalen van hun factuur doen.
Waar dit werk in je bedrijf zit
Elke module voedt de volgende. Je begint bij één en breidt uit wanneer jij wilt.
Hoeveel staat er bij jullie open?
In een eerste gesprek van 30 tot 45 minuten kijken we samen wat dit werk jullie nu kost en wat de digitale administratiemedewerker kan klaarzetten. Past het niet, dan zeggen we dat gewoon.
