Debiteurenbeheer
Achter geld aanbellen is werk dat niemand doet als het druk is.
En precies dan heb je het geld het hardst nodig. Een herinneringsronde die van iemands agenda afhangt, gebeurt onregelmatig, en klanten leren snel of je op dag drie of op dag dertig van je laat horen.
In AFAS, Exact Online en Business CentralGeen extra abonnement
Eerst dit
Waarom staat automatisch aanmanen zo vaak uit?
Alle drie de pakketten kunnen aanmaningen genereren. Toch doen veel bedrijven het met de hand, of helemaal niet. De reden is bijna altijd dezelfde: de standaardreeks kent geen uitzonderingen. Eén keer een aanmaning naar een klant met wie een betalingsregeling loopt, of naar iemand die gisteren heeft betaald, en het gaat weer uit.
De oplossing zit dus niet in strengere teksten maar in betere voorwaarden: wie krijgt wat, wanneer, en wie juist niet. Als dat klopt, hoeft niemand er meer naar te kijken.
Hoe het werkt
Van vervallen factuur tot betaling
Signaleren
Het systeem weet welke facturen vervallen zijn. Dat staat er al in. Wat ontbreekt is dat er iets gebeurt op het moment dat een termijn verstrijkt, zonder dat iemand een overzicht moet openen.
Herinneren
Een oplopende reeks: vriendelijk kort na de vervaldatum, steviger als het uitblijft, en een aanmaning met termijn als het echt nodig is. Met de factuur als bijlage, zodat er niet om een kopie gevraagd hoeft te worden.
Betalen makkelijk maken
Een betaallink in de herinnering haalt een deel van de uitstellers direct binnen. Een aanzienlijk deel van de te late betalingen is geen onwil maar uitstel, en uitstel wordt korter naarmate betalen minder moeite kost.
Uitzonderen waar het moet
Een klant met wie een betalingsregeling loopt hoort geen standaardaanmaning te krijgen. Net zomin als de relatie waarmee je twintig jaar werkt en die altijd op dag 32 betaalt. Die uitzonderingen zijn precies de reden dat standaardfunctionaliteit zo vaak uit blijft staan.
De voorwaarde onder dit alles is dat je afletteren op orde is. Zolang betalingen niet aan facturen gekoppeld zijn, klopt je openstaande postenlijst niet en dan stuur je herinneringen naar mensen die al betaald hebben.
Wat het oplevert
Sneller betaald bij dezelfde omzet
Elke dag dat een factuur langer openstaat, is een dag dat jij het bedrag voorschiet. Bij groeiende omzet groeit dat mee: verdubbel je de omzet zonder je betaaltermijn te verkorten, dan verdubbelt het bedrag dat permanent bij je klanten staat.
Het effect van consequent herinneren is daarom groter dan het lijkt. Niet omdat klanten anders niet betalen, maar omdat ze eerder betalen, en dat verschil is direct werkkapitaal. Zie ook wat je wettelijk mag afspreken en hoe een herinneringsreeks eruitziet.
De bewaking loopt vanzelf. Alleen de lastige gevallen komen bij een mens terecht.
Dit is de echte omgeving, geen plaatje: hij klikt zichzelf rond. Neem het gerust over.
Veelgestelde vragen
Over debiteurenbeheer automatiseren
Heb ik hier software als Payt of Notify voor nodig?›
Niet per se. Die pakketten zijn goed en nemen het proces volledig over, inclusief een eigen portaal en eigen communicatie. Wil je dat het binnen je eigen omgeving en onder je eigen naam blijft, en gebruik je AFAS, Exact Online of Business Central al, dan kun je hetzelfde bereiken zonder een extra abonnement en zonder dat klantcontact via een derde partij loopt.
Wat als een klant al een betalingsregeling heeft?›
Dan moet die klant buiten de standaardreeks vallen, anders krijgt hij een aanmaning voor een factuur waarover al afspraken zijn gemaakt. Dat is precies het soort uitzondering dat we bij het inrichten vastleggen, en de reden dat automatisch aanmanen bij veel bedrijven weer is uitgezet.
Kan er een iDEAL-betaallink mee?›
Ja. Per factuur wordt een betaallink meegestuurd waarmee de klant direct het openstaande bedrag kan voldoen. Dat scheelt de stap waarin iemand het bedrag en het factuurnummer moet overnemen, en juist daar blijft betaling vaak hangen.
Wat gebeurt er als een klant betaalt terwijl de herinnering al onderweg is?›
Dat is de belangrijkste reden om de bankkoppeling en het afletteren op orde te hebben. Zolang betalingen niet gekoppeld zijn aan facturen, stuur je herinneringen naar klanten die al hebben betaald, en dat is schadelijker voor de relatie dan helemaal niet herinneren.
Vanaf hoeveel facturen is dit de moeite waard?›
Stuur je twintig facturen per maand en betaalt bijna iedereen op tijd, dan is het handmatig prima bij te houden. Het kantelpunt ligt waar het bijhouden begint te schuiven zodra het druk wordt, en dat is precies het moment waarop je cashflow het minst kan hebben dat er niets gebeurt.
Wat kost het?›
Dat hangt af van je pakket, het aantal debiteuren en hoeveel uitzonderingen je proces kent. We beginnen met een gratis scan waarin we vaststellen hoeveel er nu openstaat, hoe lang gemiddeld, en wat het oplevert als dat korter wordt. Daarna krijg je een vaste prijs vooraf.
Aan de slag
Hoeveel staat er bij jullie open?
In een kort gesprek kijken we naar je openstaande posten, hoe lang die gemiddeld staan en wat het oplevert als dat korter wordt. Loopt het al goed, dan zeggen we dat gewoon.
