TradyonDigitale inkoopmedewerker
Orderbevestigingen verwerken zonder overtypen.
De digitale inkoopmedewerker leest de orderbevestiging van je leverancier en vergelijkt hem regel voor regel met je inkooporder. Klopt alles, dan keur je met één klik goed. Wijkt er iets af, dan krijgt de juiste inkoper een seintje.
- Zet klaar
- Digitale inkoopmedewerker
- Beslist
- Inkoper
- Werkt in
- AFAS · Exact Online · Business Central
- Inzetbaar
- in ± 6 weken
Zo ziet het eruit. Demo-omgeving met verzonnen gegevens.
Dit is de echte omgeving, geen plaatje: hij doet het je voor. Neem het gerust over.
Zo loopt het werk
1De collega zet klaar
Digitale inkoopmedewerkerDigitale collega van Tradyon- Zoekt via je ordernummer de inkooporder erbij en controleert of de leverancier klopt.
- Koppelt elke regel op artikelnummer, leveranciersartikelnummer of omschrijving en vergelijkt aantal, prijs en leverdatum.
- Zet afwijkingen op het dashboard bij de inkoper die over die order gaat.
2Inkoper beslist
Orderbevestiging klaargezetEén regel wijkt af · wacht op je inkoperKeurt met één klik goed, of beslist bij een afwijking en mailt de leverancier.
3Je ERP is bijgewerkt
AFAS · Exact Online · Business Central
- De bevestigde gegevens, zoals de leverdatum, komen op de inkooporder in je ERP.
- Mail en PDF hangen als bijlage bij de inkooporder in je ERP.
Wat het oplevert. Je inkopers typen niets meer over en steken hun tijd in de afwijkingen. Bevestigde leverdata staan consequent in je ERP, met mail en PDF bij de order.
Bekijk alle 8 stappen
Begint bijJe leverancier mailt een orderbevestiging terug op je inkooporder.
- Digitale collegaHaalt de bevestiging op uit je mailbox, als bijlage of als losse PDF.
- Digitale collegaLeest de PDF uit, ook in een formaat dat nog niet eerder langskwam.
- Digitale collegaZoekt via je ordernummer de inkooporder erbij en controleert of de leverancier klopt.
- Digitale collegaKoppelt elke regel op artikelnummer, leveranciersartikelnummer of omschrijving en vergelijkt aantal, prijs en leverdatum.
- Digitale collegaZet afwijkingen op het dashboard bij de inkoper die over die order gaat.
- InkoperKeurt met één klik goed, of beslist bij een afwijking en mailt de leverancier.
- Je ERPDe bevestigde gegevens, zoals de leverdatum, komen op de inkooporder in je ERP.
- Je ERPMail en PDF hangen als bijlage bij de inkooporder in je ERP.
Wijkt de orderbevestiging af van je inkooporder?
Dat zie je pas als iemand de bevestiging regel voor regel naast de order legt. De digitale inkoopmedewerker doet dat vergelijken bij elke bevestiging. Je inkoper beslist over elk verschil.
De prijs is anders
De leverancier bevestigt een andere prijs dan op je inkooporder staat. Je inkoper ziet beide prijzen naast elkaar en beslist: akkoord, of de leverancier mailen. Zo zie je een prijsverhoging vóór de factuur, niet erna.
Het aantal klopt niet
De leverancier bevestigt een ander aantal dan je bestelde. De regel komt bij de inkoper die over de order gaat, met het verschil erbij. Die beslist of het zo goed is, of vraagt de leverancier het recht te zetten.
De leverdatum klopt niet
De leverancier bevestigt een latere datum dan je vroeg. Je inkoper ziet het bij de bevestiging, niet pas als de goederen uitblijven. Na goedkeuring komt de bevestigde datum op de inkooporder in je ERP.
Wat je pakket zelf al doet met een orderbevestiging
Stand november 2026, volgens de eigen hulp van AFAS, Exact en Microsoft. Elk pakket heeft een plek voor de datum die je leverancier toezegt. Per pakket: wat het zelf al goed doet, en wat de digitale inkoopmedewerker erbovenop doet.
AFAS
Wat AFAS zelf doet. Een medewerker legt de bevestiging vast als dossieritem bij de inkooporder, met het kenmerk Conform order, Manco of Prijsafwijking. De bevestigde datum hoort in het veld Datum levering (toegezegd), of per regel in de afwijkende afleverdatum. De orderplanning toont die datum en kleurt een regel rood als een inkooporder later binnenkomt dan je verkooporder weg moet. Jonas, de AI van AFAS, staat in het overzicht van AI-toepassingen bij ontvangen inkoopoffertes, niet bij orderbevestigingen.
Wat de digitale inkoopmedewerker erbovenop doet. Hij leest de PDF en legt elke regel naast de inkooporder. Je inkoper keurt met één klik goed of beslist over het verschil. Daarna staan de bevestigde leverdatum en de PDF bij de order in AFAS.
Exact Online
Wat Exact Online zelf doet. Exact zet de prijsafspraken en staffelkortingen met je leverancier direct op de bestelling. Heeft je leverancier meer tijd nodig, dan wijzig je de Ontvangstdatum in de bestelling. Met de module Automatische factuurverwerking markeert Exact een prijsverschil tussen bestelregel en e-factuur. Exact heeft AI-agents voor onder meer inkoopfacturen (de Purchase Agent), banktransacties en debiteuren.
Wat de digitale inkoopmedewerker erbovenop doet. Hij vergelijkt al bij de orderbevestiging, vóór de factuur: artikel, aantal, prijs en leverdatum per regel. Na goedkeuring van je inkoper staat de bevestigde datum op de bestelling in Exact Online.
Business Central
Wat Business Central zelf doet. Op de inkooporderregel staan de gevraagde en de verwachte ontvangstdatum, plus een eigen veld voor de datum die de leverancier toezegt. Een deel van die datumvelden staat standaard verborgen. Het rapport Voorraad - Inkooporders telt regels met een verwachte ontvangstdatum in het verleden als backorder. De Payables Agent, in de Nederlandse hulp Crediteurenagent, leest PDF-facturen en creditnota's uit een mailbox en stelt bij een factuur de passende inkooporderregels voor.
Wat de digitale inkoopmedewerker erbovenop doet. Hij neemt de stap ervoor: de orderbevestiging. Hij legt elke regel naast de inkooporder en zet de afwijkingen klaar. Na goedkeuring van je inkoper staat de bevestigde datum op de order in Business Central.
Komen er weinig bevestigingen binnen en wijken ze zelden af, dan is het vastleggen in je eigen pakket goed te doen. Dat zeggen we dan ook in de scan. Wat de pakketten verder zelf met AI doen, lees je in wat je ERP zelf al doet met AI. Meer per pakket: de AFAS-koppeling, de Exact Online-koppeling en de Business Central-koppeling.
Wat je krijgt bij orderbevestigingen
Als iets afwijkt, beslist jouw mens
- Wijkt een prijs, aantal of leverdatum af van je order?De inkoper ziet het verschil en beslist.
- Klopt de leverancier op de PDF niet met die op de order?Dan komt hij als afwijking bij de inkoper.
- Is een PDF niet te lezen?Dan komt hij apart te staan, met de reden erbij.
- Moet de leverancier iets rechtzetten?De inkoper mailt hem direct vanuit het dashboard.
Standaard
Zit erin vanaf de eerste dag
- Bevestigingen ophalen uit je Microsoft 365-mailbox, of los een PDF toevoegen
- Uitlezen van elk PDF-formaat, ook van een nieuwe leverancier
- Regel voor regel vergelijken met de inkooporder: artikel, aantal, prijs en leverdatum
- Dashboard met de afwijkingen per inkoper, en de leverancier direct mailen
Nog 2 meer
- Bevestigde leverdatum terug op de inkooporder in je ERP
- Mail en PDF als bijlage bij de inkooporder, en een opgeruimde inbox
Maatwerk
Kan erbij, als jouw proces erom vraagt
- Extra leesregels voor een leverancier met een rommelige of dubbelzinnige PDF
- Toleranties per leverancier: welk verschil in prijs of aantal nog mag
- Eigen verdeling van meldingen: welke inkoper welke afwijking krijgt
- Meerdere bedrijven of administraties in één omgeving, met één login
Nog 3 meer
- Overzicht van leveranciersprestaties: hoe vaak iemand afwijkt op prijs of te laat levert
- Bevestigingen ophalen uit een andere mailbox dan Microsoft 365
- Een seintje per mail of Teams bij een afwijking, naast het dashboard
Wat we van je nodig hebben
Wat we van je nodig hebben
- Een testomgeving van je pakket. Wat daarvoor nodig is, bespreken we in het eerste gesprek
- Toegang om inkooporders te lezen en gegevens terug te schrijven
- Toegang tot de Microsoft 365-mailbox waar bevestigingen binnenkomen
- Voorbeeldbevestigingen van de leveranciers die je wilt meenemen
- Wie er verantwoordelijk is per afwijking
Daarna in de ketenGoederenontvangst
Vragen over orderbevestigingen
Wat is een digitale binnendienst?
Een digitale binnendienst is software die het terugkerende werk van je binnendienst klaarzet: orderbevestigingen, pakbonnen, inkoopfacturen, offertes en herinneringen. Er zijn vijf digitale collega's, elk met een eigen taak. Ze werken met je ERP: AFAS, Exact Online of Business Central. Jouw mensen beslissen.
Wat gebeurt er als een prijs, aantal of leverdatum afwijkt?
De digitale inkoopmedewerker legt de bevestiging regel voor regel naast je inkooporder. Wijkt er iets af, dan ziet de juiste inkoper het verschil en beslist hij. Moet de leverancier iets rechtzetten, dan mailt de inkoper hem direct vanuit het overzicht. Bij Interfilter gaat zo het overgrote deel met één klik.
Hoe controleer je een orderbevestiging?
Leg hem naast je inkooporder. Zoek de order op via het ordernummer en kijk of de leverancier klopt. Vergelijk daarna per regel het artikel, het aantal, de prijs en de leverdatum. Leg elk verschil voor aan de inkoper die over de order gaat, zet de bevestigde leverdatum in je ERP en bewaar de PDF bij de order. Precies dat werk zet de digitale inkoopmedewerker klaar; je inkoper beslist.
Moet ik iets installeren?
Nee. De digitale collega werkt op een platform dat wij hosten en dat verbonden is met je ERP: AFAS, Exact Online of Business Central. Jouw mensen werken in de browser. Daar zien ze wat de collega klaarzet, en daar beslissen ze.
Wat hebben jullie van ons nodig?
Een testomgeving van je pakket, toegang tot de gegevens die de module gebruikt, en iemand die het proces kent. Daarnaast voorbeeldbevestigingen van de leveranciers die je wilt meenemen. Wat er precies nodig is, bespreken we in het eerste gesprek.
Wat kost het?
Eenmalig een vast bedrag, plus een vast bedrag per maand voor het platform. Allebei spreken we vooraf af. Wat het precies is, hoor je na de gratis scan.
Wat als het niet werkt?
Werkt een module niet zoals we vooraf samen vastleggen, dan betaal je niet, of krijg je je geld terug.
Waar staan onze gegevens?
Wij hosten een platform dat verbonden is met je ERP; voor het lezen van documenten gebruikt het de AI van Anthropic. Voor nieuwe klanten richten wij een eigen omgeving in op Microsoft Azure, regio West-Europa; daar staan je gegevens. Alleen de AI-stap, het lezen van een document, gaat naar Anthropic, buiten de EU, met standaardcontractbepalingen. Niemand traint een AI op je gegevens: wij niet, en Anthropic ook niet. Meer lees je op de pagina AI & regels.
Begrippen bij dit proces
Purchase order
Een purchase order (PO) is de formele bestelopdracht die een koper naar een leverancier stuurt: welke artikelen, hoeveel, tegen welke prijs en wanneer geleverd.
Backorder
Een backorder is het deel van een bestelling dat niet geleverd kon worden en blijft openstaan tot de voorraad er weer is.
OTIF
OTIF (On Time In Full) is het percentage orders dat op de afgesproken datum én volledig is geleverd: de strengste maat voor leverbetrouwbaarheid.
Bewaarplicht administratie
De fiscale bewaarplicht is zeven jaar: alle gegevens die van belang zijn voor de belastingheffing moet je zeven jaar beschikbaar houden.
Orderbevestiging
Een orderbevestiging is het bericht waarin een leverancier bevestigt wat hij levert, tegen welke prijs en wanneer.
Levertijdbewaking
Levertijden bewaken is bijhouden of leveranciers leveren op de datum die ze bevestigden, en ingrijpen zodra een levering dreigt uit te lopen.
Waar dit werk in je bedrijf zit
Elke module voedt de volgende. Je begint bij één en breidt uit wanneer jij wilt.
Hoeveel orderbevestigingen typen jullie per week over?
In een eerste gesprek van 30 tot 45 minuten kijken we samen wat dit werk jullie nu kost en wat de digitale inkoopmedewerker kan klaarzetten. Past het niet, dan zeggen we dat gewoon.
