Kennisbank
Hoe lang moet je je administratie bewaren?
De fiscale bewaarplicht is zeven jaar: alle gegevens die van belang zijn voor de belastingheffing moet je zeven jaar beschikbaar houden. Voor gegevens over onroerende zaken geldt tien jaar, vanwege de langere herzieningstermijn voor de btw.
Gerekend vanaf het einde van het boekjaar, dus de administratie over 2026 mag pas na 31 december 2033 weg. Voor gegevens over onroerende zaken geldt tien jaar.
Waarom het ertoe doet
Wat je ermee wint of verliest
Bij een controle moet je kunnen laten zien hoe een bedrag tot stand is gekomen. Ontbreekt de onderbouwing, dan kan de Belastingdienst je administratie verwerpen en de omzet schatten, met de bewijslast bij jou. De bewaarplicht is dus geen archiefkwestie maar een aansprakelijkheidskwestie.
In de praktijk
Hoe het werkt
Wat eronder valt
Grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie, in- en verkoopfacturen, voorraadgegevens, loonadministratie en bankafschriften. Ook de onderliggende stukken tellen mee: pakbonnen, orderbevestigingen, contracten en correspondentie die iets over een transactie zegt.
Basisgegevens en de rest
De Belastingdienst onderscheidt basisgegevens (grootboek, debiteuren, crediteuren, in- en verkoop, voorraad, loon) van overige gegevens. Over de bewaartermijn van die overige gegevens kun je afspraken maken; over de basisgegevens niet.
Wanneer de termijn begint
De zeven jaar tellen vanaf het einde van het boekjaar waarop de gegevens betrekking hebben. De administratie over 2026 mag dus na 31 december 2033 weg, niet eerder.
Waar het misgaat
De valkuil
Alleen de factuur bewaren en de onderbouwing weggooien. Een inkoopfactuur zonder de bijbehorende inkooporder en pakbon is bij een controle een stuk minder overtuigend, zeker als er een discussie ontstaat over de vraag of een prestatie daadwerkelijk is geleverd. Het tweede veelgemaakte misverstand: een PDF is prima, maar een afdruk van een digitaal ontvangen factuur is dat níet. Je moet het originele digitale bestand bewaren.
In je eigen systeem
Hoe AFAS, Exact Online en Business Central hiermee omgaan
AFAS, Exact Online en Business Central bewaren je boekingen vanzelf zo lang je klant blijft, maar de bijlagen zijn een ander verhaal: pakbonnen en orderbevestigingen die per mail binnenkomen belanden vaak in een mailbox of een netwerkschijf in plaats van bij de boeking. Wat automatisch aan de juiste boeking wordt gekoppeld, is over zeven jaar nog terug te vinden. Wat in iemands map staat, meestal niet.
Een document dat bij binnenkomst automatisch aan de juiste order en boeking wordt gehangen, hoeft later niet teruggezocht te worden.
Veelgestelde vragen
Over bewaarplicht administratie
Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren?›
Zeven jaar voor de basisgegevens, gerekend vanaf het einde van het boekjaar. Voor gegevens over onroerende zaken geldt tien jaar, omdat de btw-herzieningstermijn daar langer is.
Mag ik mijn administratie digitaal bewaren?›
Ja. Papieren stukken mag je scannen en digitaal bewaren, mits alle echtheidskenmerken meegaan en het bestand zeven jaar leesbaar en onveranderd blijft. Digitaal ontvangen facturen moet je juist digitaal bewaren, een uitgeprinte versie volstaat niet.
Moet ik pakbonnen en orderbevestigingen ook bewaren?›
Als ze iets zeggen over een transactie die fiscaal relevant is, horen ze bij je administratie. Ze onderbouwen dat een gefactureerde levering daadwerkelijk heeft plaatsgevonden, en dat is precies wat bij een controle ter discussie kan staan.
Wat gebeurt er als ik gegevens niet meer heb?›
De Belastingdienst kan je administratie verwerpen. Dan mag de inspecteur de winst schatten en ligt de bewijslast bij jou om aan te tonen dat die schatting te hoog is. Dat is een aanzienlijk ongunstiger uitgangspositie dan een compleet archief.
Verder lezen
Verwante begrippen
Crediteurenadministratie
De crediteurenadministratie omvat alles rondom wat je bedrijf aan anderen moet betalen: inkoopfacturen ontvangen, controleren, boeken, laten goedkeuren en op tijd betalen.
Pakbon
Een pakbon is het document dat met een zending meereist en vermeldt wat er in de doos of op de pallet zit.
UBL
UBL staat voor Universal Business Language: een open standaard waarin zakelijke documenten als XML-bestand worden vastgelegd.
Draai je op een groter ERP? Bekijk de AFAS-koppeling, de Exact Online-koppeling of de Business Central-koppeling.
Aan de slag
Kost dit bij jullie nog handwerk?
In een kort gesprek stellen we vast waar de tijd blijft en wat het oplevert om dat weg te nemen. Levert het te weinig op, dan zeggen we dat gewoon.
