Kennisbank
UBL: het formaat achter de elektronische factuur
UBL staat voor Universal Business Language: een open standaard waarin zakelijke documenten als XML-bestand worden vastgelegd. Een UBL-factuur is dus geen afbeelding of PDF maar gestructureerde data, elk veld heeft een vaste plek, zodat de ontvangende software de factuur kan inlezen zonder hem te hoeven interpreteren.
Dat verschil is precies waar de regelgeving over gaat: een PDF per mail is digitaal, maar het is geen e-factuur. Alleen een gestructureerd formaat telt mee.
Waarom het ertoe doet
Wat je ermee wint of verliest
Het verschil met een PDF is fundamenteel. Een PDF moet worden uitgelezen met herkenningssoftware die soms fouten maakt; een UBL-bestand wordt gewoon ingelezen, met honderd procent zekerheid over welk bedrag het btw-bedrag is. Daarom is UBL de basis onder Peppol en onder de Europese e-factureringsregels.
In de praktijk
Hoe het werkt
Hoe je het herkent
Een UBL-factuur is een .xml-bestand. Vaak wordt hij samen met een PDF verstuurd: de PDF voor het menselijk oog, de XML voor het systeem. Sommige leveranciers stoppen de UBL in de PDF zelf. Dat heet een hybride factuur.
Wat erin staat
Dezelfde gegevens als op een gewone factuur, leverancier, klant, factuurnummer, regels, btw, totaal, maar dan met vaste veldnamen. Daardoor weet elk systeem wat het leest, ongeacht wie de factuur heeft opgemaakt.
De Europese variant
Voor e-facturering binnen de EU geldt de norm EN 16931, waarvan UBL een van de twee toegestane uitvoeringen is. In Nederland wordt daarbinnen meestal de NLCIUS-variant gebruikt: de Nederlandse invulling van die norm.
Waar het misgaat
De valkuil
Denken dat je met "digitaal factureren" al klaar bent. Een PDF per mail is digitaal maar geen e-factuur: er zit geen leesbare structuur in. Voor de regelgeving die eraan komt telt alleen een gestructureerd formaat als UBL, en dat onderscheid wordt in veel communicatie door elkaar gehaald.
In je eigen systeem
Hoe AFAS, Exact Online en Business Central hiermee omgaan
AFAS, Exact Online en Business Central kunnen alle drie UBL-facturen versturen en ontvangen, al verschilt de inrichting per pakket en soms per licentie. Waar het in de praktijk misgaat is de aansluiting: een ontvangen UBL-factuur is technisch perfect leesbaar, maar moet nog steeds aan de juiste inkooporder en grootboekrekening worden gekoppeld, en dat is niet iets wat het formaat voor je oplost.
Een factuur foutloos inlezen is één ding; hem automatisch aan de juiste order koppelen is waar de tijdwinst zit.
Veelgestelde vragen
Over ubl
Wat is het verschil tussen UBL en Peppol?›
UBL is het formaat, hoe de factuur eruitziet als bestand. Peppol is het netwerk, hoe de factuur bij de ontvanger komt. Je kunt een UBL-factuur ook per mail versturen; via Peppol gaat hij over een afgesproken, beveiligde route.
Is een PDF-factuur ook een e-factuur?›
Nee. Een PDF is een afbeelding van een factuur en moet worden uitgelezen. Een e-factuur in de zin van de Europese regelgeving is een gestructureerd bestand dat automatisch verwerkt kan worden, zoals UBL.
Hoe open ik een UBL-bestand?›
Het is XML, dus technisch opent het in elke teksteditor, maar leesbaar is het dan nauwelijks. Bedoeld is dat je boekhoudpakket het inleest. Wil je meekijken, dan tonen de meeste pakketten de UBL-inhoud als een gewone factuur op het scherm.
Moet ik overstappen op UBL?›
Verplicht is het in Nederland voor B2B nog niet, maar de richting is duidelijk: vanaf 1 juli 2030 geldt binnen de EU een verplichting voor grensoverschrijdende B2B-facturen, en Nederland weegt een bredere binnenlandse verplichting. Wie nu al kan ontvangen, heeft straks geen haast.
Verder lezen
Verwante begrippen
Crediteurenadministratie
De crediteurenadministratie omvat alles rondom wat je bedrijf aan anderen moet betalen: inkoopfacturen ontvangen, controleren, boeken, laten goedkeuren en op tijd betalen.
Bewaarplicht administratie
De fiscale bewaarplicht is zeven jaar: alle gegevens die van belang zijn voor de belastingheffing moet je zeven jaar beschikbaar houden.
Purchase order
Een purchase order (PO) is de formele bestelopdracht die een koper naar een leverancier stuurt: welke artikelen, hoeveel, tegen welke prijs en wanneer geleverd.
Draai je op een groter ERP? Bekijk de AFAS-koppeling, de Exact Online-koppeling of de Business Central-koppeling.
Aan de slag
Kost dit bij jullie nog handwerk?
In een kort gesprek stellen we vast waar de tijd blijft en wat het oplevert om dat weg te nemen. Levert het te weinig op, dan zeggen we dat gewoon.
