Kennisbank
Purchase order: wat is het, en wanneer gebruik je er een?
Een purchase order (PO) is de formele bestelopdracht die een koper naar een leverancier stuurt: welke artikelen, hoeveel, tegen welke prijs en wanneer geleverd. In het Nederlands heet dat een inkooporder. Zodra de leverancier hem accepteert, is het een bindende afspraak.
Deze drie horen overeen te komen. Dat vergelijken heet three-way matching, en het is de enige controle die vaststelt dat je betaalt voor wat je werkelijk hebt besteld én gekregen.
Waarom het ertoe doet
Wat je ermee wint of verliest
De purchase order is het ijkpunt waartegen je de rest van het inkooptraject afrekent. Wat de leverancier bevestigt, wat er binnenkomt op de pakbon en wat er uiteindelijk gefactureerd wordt: alle drie horen ze overeen te komen met de PO. Zonder dat ijkpunt betaal je uiteindelijk wat de leverancier zegt dat je besteld hebt.
In de praktijk
Hoe het werkt
Wat erop staat
Ordernummer, leverancier, artikelen met aantal en prijs, gewenste leverdatum, afleveradres en de betalingsvoorwaarden. Het ordernummer is het belangrijkste veld: daarmee koppel je later de orderbevestiging, de pakbon en de factuur.
Het traject erna
De leverancier stuurt een orderbevestiging terug. Daarin kan de prijs, het aantal of de leverdatum afwijken van je PO, en juist die afwijking is wat je wilt zien voordat de goederen onderweg zijn.
De drieslag
Bij ontvangst vergelijk je de pakbon met de PO, bij de factuur vergelijk je factuur, PO en ontvangst met elkaar. Die laatste controle heet three-way matching.
Waar het misgaat
De valkuil
De meest voorkomende fout is dat de orderbevestiging ongelezen wordt afgevinkt. Een leverancier die de leverdatum twee weken opschuift of een prijs met een paar procent verhoogt, doet dat netjes in de bevestiging, maar niemand vergelijkt hem regel voor regel met de oorspronkelijke order. Het verschil komt pas boven water bij de factuur, als het geld al bijna weg is.
In je eigen systeem
Hoe AFAS, Exact Online en Business Central hiermee omgaan
AFAS noemt dit een inkooporder en werkt met inkoopordernummers die je terugziet bij de ontvangst en de inkoopfactuur; het vergelijken van ontvangst met factuur heet daar confronteren. Exact Online en Business Central gebruiken beide de term inkooporder, waarbij Business Central het Engelse purchase order in de interface aanhoudt. In alle drie kun je de order vastleggen. Het handwerk zit in het vergelijken van wat er daarna terugkomt.
Dat vergelijken is precies het werk dat een computer beter doet dan een mens: elke regel, elke keer, zonder te verslappen bij de dertigste order van de dag.
Veelgestelde vragen
Over purchase order
Wat is het verschil tussen een purchase order en een inkooporder?›
Niets. Het zijn dezelfde documenten in twee talen. Purchase order (of PO) is de Engelse term, inkooporder de Nederlandse. In systemen die deels Engelstalig zijn, zoals Business Central, kom je beide varianten door elkaar tegen.
Is een purchase order juridisch bindend?›
Een verstuurde PO is een aanbod. Bindend wordt het zodra de leverancier hem accepteert, meestal met een orderbevestiging. Wijkt die bevestiging af van je order, dan is het strikt genomen een tegenaanbod, reden te meer om hem te controleren voordat je akkoord gaat.
Wat is het verschil tussen een offerte, een purchase order en een orderbevestiging?›
De offerte komt van de leverancier en is een prijsopgave. De purchase order gaat van jou naar de leverancier en is de bestelling. De orderbevestiging komt weer terug van de leverancier en zegt wat hij daadwerkelijk gaat leveren, tegen welke prijs en wanneer.
Heb ik purchase orders nodig als klein bedrijf?›
Zodra je meer dan een handvol bestellingen per maand doet en je facturen niet meer uit je hoofd kunt controleren, wordt het lastig zonder. De PO is wat een factuurcontrole mogelijk maakt: zonder ordernummer heb je niets om de factuur tegenaan te houden.
Verder lezen
Verwante begrippen
Pakbon
Een pakbon is het document dat met een zending meereist en vermeldt wat er in de doos of op de pallet zit.
Goederenontvangst
De goederenontvangst is de registratie van wat er daadwerkelijk binnenkomt, afgeboekt tegen de bijbehorende inkooporder.
Inkoopfacturen fiatteren
Fiatteren is het formeel goedkeuren van een inkoopfactuur voor betaling.
Draai je op een groter ERP? Bekijk de AFAS-koppeling, de Exact Online-koppeling of de Business Central-koppeling.
Aan de slag
Kost dit bij jullie nog handwerk?
In een kort gesprek stellen we vast waar de tijd blijft en wat het oplevert om dat weg te nemen. Levert het te weinig op, dan zeggen we dat gewoon.
