Kennisbank
Pakbon: wat staat erop en waarom telt hij bij de factuurcontrole?
Een pakbon is het document dat met een zending meereist en vermeldt wat er in de doos of op de pallet zit. Anders dan een factuur staan er geen bedragen op: het gaat puur om artikelen en aantallen. De ontvanger tekent ervoor en gebruikt hem om te controleren of de levering klopt met de bestelling.
Waarom het ertoe doet
Wat je ermee wint of verliest
De pakbon is het bewijs van wat er werkelijk is binnengekomen, niet wat er besteld is, en niet wat er gefactureerd wordt. Dat maakt hem het middelste stuk van de drieslag order-ontvangst-factuur. Verdwijnt de pakbon in een map zonder dat iemand hem tegen de order legt, dan verlies je de enige registratie van wat er daadwerkelijk is geleverd.
In de praktijk
Hoe het werkt
Wat erop hoort
Leverancier, afleveradres, datum, het ordernummer waar de zending bij hoort, en per artikel de omschrijving en het aantal. Het ordernummer is het veld waarmee de bon aan je inkooporder gekoppeld kan worden.
Controle bij ontvangst
Tel wat er binnenkomt en leg dat naast de pakbon, en de pakbon naast de inkooporder. Wijkt het aantal af, teken dan voor het werkelijke aantal en noteer het verschil, niet voor wat de bon zegt.
Deelleveringen
Bij een deellevering hoort maar een deel van de order op de pakbon te staan. De rest blijft openstaan als backorder. Dat administratief scheiden is waar het bij meerdere deelzendingen vaak misgaat.
Waar het misgaat
De valkuil
Pakbonnen worden geregeld ondertekend zonder te tellen, zeker als de chauffeur staat te wachten. Daarmee verklaar je dat je hebt ontvangen wat er op de bon staat. Blijkt er later een doos te missen, dan sta je met een handtekening die het tegendeel beweert.
In je eigen systeem
Hoe AFAS, Exact Online en Business Central hiermee omgaan
In AFAS boek je een goederenontvangst tegen de inkooporder; het systeem houdt bij wat er nog openstaat. Exact Online en Business Central werken met een ontvangstregistratie op de inkooporderregels. In alle drie geldt hetzelfde: iemand moet de aantallen van de papieren of digitale pakbon overnemen, en juist dat overtypen is foutgevoelig werk dat niemand leuk vindt.
Een pakbon die als PDF binnenkomt, hoeft niet overgetypt te worden, de aantallen zijn uitleesbaar en direct tegen de openstaande inkooporder te leggen.
Veelgestelde vragen
Over pakbon
Is een pakbon hetzelfde als een afleverbon?›
In de praktijk worden de termen door elkaar gebruikt en bedoelen ze hetzelfde document. Sommige bedrijven reserveren "afleverbon" voor het exemplaar dat de ontvanger tekent en teruggeeft aan de chauffeur, en "pakbon" voor het exemplaar dat bij de goederen blijft.
Is een pakbon verplicht?›
Wettelijk niet. Er is geen verplichting om een pakbon mee te sturen, en de Belastingdienst stelt er geen eisen aan zoals bij facturen. In de praktijk is hij onmisbaar: zonder pakbon heb je geen registratie van wat er is geleverd.
Moet je pakbonnen bewaren?›
Ze horen bij je administratie en vallen daarmee onder de bewaarplicht van zeven jaar. Bij een controle onderbouwen ze je inkoopfacturen: ze laten zien dat de gefactureerde goederen daadwerkelijk zijn ontvangen.
Wat doe je als het aantal op de pakbon niet klopt?›
Teken voor het werkelijk ontvangen aantal en noteer het verschil op beide exemplaren, of maak een foto voordat je tekent. Meld het manco dezelfde dag bij de leverancier, de meeste hanteren een korte termijn waarbinnen je een verschil kunt reclameren.
Verder lezen
Verwante begrippen
Purchase order
Een purchase order (PO) is de formele bestelopdracht die een koper naar een leverancier stuurt: welke artikelen, hoeveel, tegen welke prijs en wanneer geleverd.
Goederenontvangst
De goederenontvangst is de registratie van wat er daadwerkelijk binnenkomt, afgeboekt tegen de bijbehorende inkooporder.
E-CMR
De e-CMR is de digitale versie van de internationale vrachtbrief: hetzelfde document, maar elektronisch opgemaakt en ondertekend.
Draai je op een groter ERP? Bekijk de AFAS-koppeling, de Exact Online-koppeling of de Business Central-koppeling.
Aan de slag
Kost dit bij jullie nog handwerk?
In een kort gesprek stellen we vast waar de tijd blijft en wat het oplevert om dat weg te nemen. Levert het te weinig op, dan zeggen we dat gewoon.
