Kennisbank
Goederenontvangst: het moment dat bepaalt of je factuurcontrole klopt
De goederenontvangst is de registratie van wat er daadwerkelijk binnenkomt, afgeboekt tegen de bijbehorende inkooporder. Vanaf dat moment staat de voorraad in je systeem en is bekend welk deel van de order nog openstaat.
Waarom het ertoe doet
Wat je ermee wint of verliest
De ontvangst is de middelste schakel van de drieslag order-ontvangst-factuur. Wordt hij niet of te laat geregistreerd, dan valt de hele factuurcontrole weg: je kunt niet vaststellen of je betaalt voor iets wat je hebt gekregen. Bovendien klopt je voorraad niet, waardoor verkoop dingen belooft die er niet zijn.
In de praktijk
Hoe het werkt
Tellen en vergelijken
Tel wat er binnenkomt, leg het naast de pakbon en de pakbon naast de inkooporder. Afwijkingen registreer je meteen, een manco dat pas bij de factuur opvalt, is een discussie in plaats van een melding.
Ingangscontrole
Naast aantallen gaat het ook om staat: beschadigingen, verkeerde uitvoering, ontbrekende certificaten. Wat je bij ontvangst niet vastlegt, is later moeilijk te verhalen op de leverancier.
Direct boeken
Hoe langer tussen fysieke ontvangst en registratie, hoe groter het gat tussen systeem en werkelijkheid. Een dag vertraging betekent een dag waarin verkoop met verkeerde voorraadstanden werkt.
Waar het misgaat
De valkuil
Ontvangsten opsparen tot het rustig is. Dat is precies het moment waarop de pakbon kwijtraakt, niemand meer weet welke doos bij welke order hoorde, en de voorraad in het systeem al een week achterloopt op het magazijn. De kosten daarvan komen terug bij de factuurcontrole en bij nee-verkopen die niet nodig waren.
In je eigen systeem
Hoe AFAS, Exact Online en Business Central hiermee omgaan
AFAS boekt de goederenontvangst tegen de inkooporder en houdt bij wat er nog openstaat; het latere vergelijken van ontvangst met de inkoopfactuur heet daar confronteren. Exact Online en Business Central werken met een ontvangstregistratie op de orderregels. De registratie zelf is dus goed geregeld. Het overtypen van de aantallen van een papieren of PDF-pakbon is wat overblijft.
Een pakbon die als PDF binnenkomt bevat alle aantallen die je nodig hebt; die hoeven niet nogmaals te worden ingetikt.
Veelgestelde vragen
Over goederenontvangst
Wat is het verschil tussen goederenontvangst en ingangscontrole?›
De goederenontvangst is de administratieve registratie: welke aantallen zijn binnen. De ingangscontrole is de inhoudelijke beoordeling: klopt de kwaliteit, de uitvoering, de documentatie. Beide horen bij binnenkomst te gebeuren, maar het zijn verschillende handelingen.
Wat doe je bij een manco?›
Registreer het werkelijke aantal, niet wat er op de pakbon staat, en meld het dezelfde dag bij de leverancier. Veel leveranciers hanteren een korte termijn waarbinnen je een verschil kunt reclameren; daarna wordt het jouw probleem.
Moet je bij elke levering tellen?›
Bij waardevolle of foutgevoelige artikelen wel. Voor de lange staart werken veel bedrijven met steekproeven, aangevuld met een periodieke telling. Belangrijk is dat je de keuze bewust maakt in plaats van dat het van de drukte afhangt.
Wat is het verschil tussen inventarisatie en cyclisch tellen?›
Bij een inventarisatie tel je alles in één keer, meestal aan het eind van het jaar. Bij cyclisch tellen tel je continu een klein deel, zodat de voorraad het hele jaar door klopt en je geen dagen hoeft stil te leggen.
Verder lezen
Verwante begrippen
Pakbon
Een pakbon is het document dat met een zending meereist en vermeldt wat er in de doos of op de pallet zit.
Purchase order
Een purchase order (PO) is de formele bestelopdracht die een koper naar een leverancier stuurt: welke artikelen, hoeveel, tegen welke prijs en wanneer geleverd.
Voorraadbeheer
Voorraadbeheer is het sturen op wat je op voorraad houdt, wanneer je bijbestelt en hoeveel.
Draai je op een groter ERP? Bekijk de AFAS-koppeling, de Exact Online-koppeling of de Business Central-koppeling.
Aan de slag
Kost dit bij jullie nog handwerk?
In een kort gesprek stellen we vast waar de tijd blijft en wat het oplevert om dat weg te nemen. Levert het te weinig op, dan zeggen we dat gewoon.
