Offertes & verkooporders
De aanvraag staat al in de mail. Waarom typt iemand hem over?
Een klant mailt een lijstje, en de binnendienst zoekt elk artikel op, kijkt de prijsafspraak na en tikt de regels in. Alles wat daarvoor nodig is staat al in je ERP. Het wordt alleen met de hand bij elkaar gezocht.
In AFAS, Exact Online en Business CentralConcept, geen automatische verzending
Het verschil
Waarom offertetools dit niet oplossen
De meeste offertesoftware maakt de offerte mooier. Het probleem zit in wat eraan voorafgaat.
Waar de tijd blijft
- Elk artikel uit de klantmail wordt met de hand opgezocht in het artikelbestand.
- De klant gebruikt zijn eigen omschrijving of artikelcode, die niemand herkent.
- Prijsafspraken worden nagezocht in een aparte lijst of in iemands hoofd.
- Bij twijfel blijft de aanvraag liggen tot iemand tijd heeft om het uit te zoeken.
Wat wij automatiseren
- De aanvraag wordt uitgelezen en de regels worden gekoppeld aan je eigen artikelnummers.
- Die vertaling wordt onthouden, zodat dezelfde term de volgende keer meteen goed valt.
- Staffels en contractprijzen komen rechtstreeks uit het ERP mee in het concept.
- Onduidelijke regels komen apart te liggen met de reden erbij, de rest gaat door.
Hoe het loopt
Van mailtje tot concept
De aanvraag komt binnen op een centraal adres. De inhoud wordt uitgelezen, of het nu een mailtekst, een PDF of een bijgevoegd Excel-bestand is, en naast je artikelbestand gelegd. Wat herkend wordt, komt als regel in een concept-offerte of verkooporder te staan, met de prijs die voor déze klant geldt.
De binnendienst opent het concept, kijkt het na en verstuurt. Wat niet herkend is, staat er apart bij met de reden. Het werk verschuift van invoeren naar beoordelen, en dat is aanzienlijk minder werk, ook bij groei.
De aanvraag uit de mailbox staat als concept klaar, met de prijsafspraken van die klant er al in.
Dit is de echte omgeving, geen plaatje: hij klikt zichzelf rond. Neem het gerust over.
Veelgestelde vragen
Over offertes en verkooporders
Onze klanten bestellen in vrije tekst. Werkt dit dan wel?›
Juist dan is het interessant. Vaste formaten zijn met gewone regels op te lossen; het is precies de vrije tekst, een mailtje met een lijstje, elke klant met eigen woorden, waar herkenning het verschil maakt. Wat het systeem niet zeker weet, legt het voor in plaats van te gokken.
Hoe weet het systeem welk artikel de klant bedoelt?›
Door te leren van wat jullie eerder hebben gekoppeld. Een klant die zijn eigen artikelcode of omschrijving gebruikt, gebruikt die meestal consistent. Die vertaling leggen we vast, zodat dezelfde term de volgende keer meteen goed valt. Bij twijfel krijgt de binnendienst een voorstel met alternatieven, geen automatische keuze.
Zien we de juiste prijzen en kortingen?›
Die komen uit je ERP, niet uit een aparte lijst. Staffelkortingen, contractprijzen en klantspecifieke afspraken staan daar al vast; het concept neemt ze over. Zo voorkom je twee prijslijsten die uit elkaar gaan lopen.
Gaat de offerte automatisch naar de klant?›
Niet uit zichzelf, en dat is opzet. Het systeem zet een concept klaar; iemand kijkt ernaar en verstuurt. Dat kost seconden in plaats van minuten, en je houdt de controle op wat er naar buiten gaat.
Wat gebeurt er met een aanvraag die niet klopt?›
Die komt apart te liggen met de reden erbij: artikel onbekend, aantal onduidelijk, klant niet gevonden. De binnendienst ziet dus alleen de gevallen die aandacht nodig hebben, niet de hele stroom.
Hebben we hier een offertepakket voor nodig?›
Er zijn goede offertetools, maar die zijn vooral sterk in de opmaak en de opvolging, niet in het koppelen aan je ERP-prijzen en artikelbestand. Zit je pijn in het overtypen en het opzoeken, dan lost een mooiere offerte dat niet op.
Aan de slag
Hoeveel aanvragen typt jullie binnendienst per dag over?
In een kort gesprek kijken we hoeveel er binnenkomt, hoe lang een aanvraag kost en wat er overblijft als het opzoekwerk verdwijnt.
