TradyonDigitale verkoopmedewerker
De aanvraag staat al in de mail. Waarom typt iemand hem over?
Een klant mailt een aanvraag in zijn eigen woorden. De digitale verkoopmedewerker koppelt elke regel aan jouw artikelen en zet een conceptofferte klaar. Je verkoper keurt goed; wat hij bij twijfel kiest, wordt onthouden.
- Zet klaar
- Digitale verkoopmedewerker
- Beslist
- Verkoper
- Werkt in
- AFAS · Exact Online · Business Central
- Inzetbaar
- in ± 6 weken
Zo ziet het eruit. Demo-omgeving met verzonnen gegevens.
Dit is de echte omgeving, geen plaatje: hij doet het je voor. Neem het gerust over.
Zo loopt het werk
1De collega zet klaar
Digitale verkoopmedewerkerDigitale collega van Tradyon- Koppelt elke regel aan jouw artikel: via artikelcode, klantartikelcode of wat de klant eerder bestelde.
- Geen code of historie? Zoekt op de omschrijving en zet de beste kandidaten ernaast.
- Zet een conceptofferte of verkooporder klaar, met de prijsafspraken uit je ERP.
2Verkoper beslist
Conceptofferte klaargezetArtikelen herkend · wacht op je verkoperKiest bij twijfelregels het juiste artikel uit de kandidaten.
3Je ERP is bijgewerkt
AFAS · Exact Online · Business Central
- De gekozen koppeling wordt bij voorkeur als klantartikelcode vastgelegd. Volgende keer klopt die term meteen.
- De offerte of verkooporder staat in je ERP, klaar om te versturen.
Wat het oplevert. Je verkoper stelt offertes niet meer met de hand samen, hij keurt ze goed. Welke klant welk artikel bedoelt, staat vast bij de digitale verkoopmedewerker in plaats van in één hoofd.
Bekijk alle 8 stappen
Begint bijEen klant mailt een aanvraag, als mailtekst, PDF of Excel-bijlage.
- Digitale collegaLeest de aanvraag uit: welke producten de klant vraagt en hoeveel.
- Digitale collegaKoppelt elke regel aan jouw artikel: via artikelcode, klantartikelcode of wat de klant eerder bestelde.
- Digitale collegaGeen code of historie? Zoekt op de omschrijving en zet de beste kandidaten ernaast.
- Digitale collegaZet een conceptofferte of verkooporder klaar, met de prijsafspraken uit je ERP.
- VerkoperKiest bij twijfelregels het juiste artikel uit de kandidaten.
- Je ERPDe gekozen koppeling wordt bij voorkeur als klantartikelcode vastgelegd. Volgende keer klopt die term meteen.
- VerkoperKijkt het concept na en keurt met één klik goed.
- Je ERPDe offerte of verkooporder staat in je ERP, klaar om te versturen.
Waarom offertetools dit niet oplossen
De meeste offertesoftware maakt de offerte mooier. Het probleem zit in wat eraan voorafgaat.
Waar de tijd blijft
- Elk artikel uit de klantmail wordt met de hand opgezocht in het artikelbestand.
- De klant gebruikt zijn eigen omschrijving of artikelcode, die niemand herkent.
- Prijsafspraken worden nagezocht in een aparte lijst of in iemands hoofd.
- Bij twijfel blijft de aanvraag liggen tot iemand tijd heeft om het uit te zoeken.
Wat de verkoopmedewerker klaarzet
- De aanvraag wordt uitgelezen en de regels worden gekoppeld aan je eigen artikelnummers.
- Die vertaling wordt onthouden, zodat dezelfde term de volgende keer meteen herkend wordt.
- Staffels en contractprijzen komen rechtstreeks uit het ERP mee in het concept.
- Twijfelregels krijgen de beste kandidaten ernaast. De rest staat klaar in het concept.
Werk je in Business Central? Daar zit sinds november 2025 een eigen agent voor orders uit e-mail, met duidelijke grenzen. Lees wat de Sales Order Agent in Business Central wel en niet doet.
Wat je krijgt bij offertes uit aanvragen
Als iets afwijkt, beslist jouw mens
- Twijfel over een regel: de collega legt de beste kandidaten voor, de verkoper kiest.
- Artikel onbekend, aantal onduidelijk of klant niet gevonden: de aanvraag komt apart te liggen met de reden erbij. De verkoper beslist.
- Nieuwe klant zonder historie: de collega leunt eerst op de omschrijving, dus de verkoper bevestigt in het begin meer regels.
Standaard
Zit erin vanaf de eerste dag
- Aanvragen uitlezen uit mailtekst, PDF of Excel-bijlage
- Koppelen per regel: artikelcode, klantartikelcode, historie en omschrijving
- Bij elke koppeling zie je de bron: klantcode, historie of omschrijving
- De beste kandidaten naast elke twijfelregel
Nog 2 meer
- Een kennisbank die van elke bevestiging leert
- Conceptofferte of verkooporder met de prijsafspraken uit je ERP
Maatwerk
Kan erbij, als jouw proces erom vraagt
- Combineren met herhaalorders (05): daar het ritme van de klant, hier de inhoud van de aanvraag
- Signaal aan de verkoper als een aanvraag te lang blijft liggen
- Een vervangend artikel voorstellen als het gevraagde niet op voorraad is
- Herinnering aan de verkoper om een openstaande offerte na te bellen
Wat we van je nodig hebben, en wanneer het minder goed past
Wat we van je nodig hebben
- Toegang tot je artikelbestand, klantartikelcodes en verkoophistorie in je ERP
- Rechten om offertes en verkooporders in je ERP klaar te zetten
- Orderhistorie per klant om van te leren
- Een verkoper die twijfelregels bevestigt
- Een centraal mailadres voor aanvragen
Past minder goed als
- Je klanten bestellen al met jouw artikelcodes, bijvoorbeeld via een webshop of portaal.
- Er komen weinig aanvragen binnen of er is weinig orderhistorie.
- Elke regel vraagt een berekening of engineering, zoals bij sterk maatwerk of configureerbare producten.
Daarna in de ketenHerhaalordersOrderstatus voor je klant
Vragen over offertes uit aanvragen
Onze klanten bestellen in vrije tekst. Werkt dit dan wel?
Juist dan is het interessant. Vaste formaten zijn met gewone regels op te lossen; het is precies de vrije tekst, een mailtje met een lijstje, elke klant met eigen woorden, waar herkenning het verschil maakt. Wat de digitale verkoopmedewerker niet zeker weet, legt hij voor in plaats van te gokken.
Hoe weet de digitale verkoopmedewerker welk artikel de klant bedoelt?
Door te leren van wat jullie eerder hebben gekoppeld. Een klant die zijn eigen artikelcode of omschrijving gebruikt, gebruikt die meestal consistent. Die vertaling leggen we vast, zodat dezelfde term de volgende keer meteen herkend wordt. Bij twijfel krijgt de binnendienst een voorstel met alternatieven, geen automatische keuze.
Zien we de juiste prijzen en kortingen?
Die komen uit je ERP, niet uit een aparte lijst. Staffelkortingen, contractprijzen en klantspecifieke afspraken staan daar al vast; het concept neemt ze over. Zo voorkom je twee prijslijsten die uit elkaar gaan lopen.
Gaat de offerte automatisch naar de klant?
Nee, en dat is opzet. De digitale verkoopmedewerker zet een concept klaar; iemand kijkt ernaar en verstuurt. Dat kost seconden in plaats van minuten, en je houdt de controle op wat er naar buiten gaat.
Wat gebeurt er met een aanvraag die niet klopt?
Die komt apart te liggen met de reden erbij: artikel onbekend, aantal onduidelijk, klant niet gevonden. Je verkoper keurt elk concept met één klik goed en besteedt zijn tijd aan de regels waar iets aan twijfelt.
Hebben we hier een offertepakket voor nodig?
Er zijn goede offertetools, maar die zijn vooral sterk in de opmaak en de opvolging, niet in het koppelen aan je ERP-prijzen en artikelbestand. Zit je pijn in het overtypen en het opzoeken, dan lost een mooiere offerte dat niet op.
Wat kost het?
Eenmalig een vast bedrag, plus een vast bedrag per maand voor het platform. Allebei spreken we vooraf af. Wat het precies is, hoor je na de gratis scan.
Wat als het niet werkt?
Werkt een module niet zoals we vooraf samen vastleggen, dan betaal je niet, of krijg je je geld terug.
Waar staan onze gegevens?
Wij hosten een platform dat verbonden is met je ERP; voor het lezen van documenten gebruikt het de AI van Anthropic. Voor nieuwe klanten richten wij een eigen omgeving in op Microsoft Azure, regio West-Europa; daar staan je gegevens. Alleen de AI-stap, het lezen van een document, gaat naar Anthropic, buiten de EU, met standaardcontractbepalingen. Niemand traint een AI op je gegevens: wij niet, en Anthropic ook niet. Meer lees je op de pagina AI & regels.
Begrippen bij dit proces
Wettelijke betalingstermijn
Spreek je niets af, dan geldt tussen bedrijven een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur.
Staffelkorting
Een staffelkorting is een korting die oploopt met de afgenomen hoeveelheid: hoe meer een klant bestelt, hoe lager de prijs per stuk.
Waar dit werk in je bedrijf zit
Elke module voedt de volgende. Je begint bij één en breidt uit wanneer jij wilt.
Hoeveel aanvragen typt jullie binnendienst per dag over?
In een eerste gesprek van 30 tot 45 minuten kijken we samen wat dit werk jullie nu kost en wat de digitale verkoopmedewerker kan klaarzetten. Past het niet, dan zeggen we dat gewoon.
