Orders uit e-mail in Business Central: wat de Sales Order Agent wel en niet doet

Alleen op e-mailadres. De agent vergelijkt het adres van de afzender met het e-mailveld op de contactkaarten in Business Central. Naam, bedrijfsnaam of telefoonnummer gebruikt hij niet. Microsoft doet dat bewust, zodat niemand zich met een gelijkende naam voor een klant kan uitgeven. In de praktijk betekent dat:

• Mailt een inkoper vanaf een ander adres dan in Business Central staat, dan meldt de agent dat het contact niet gevonden is. Een medewerker koppelt de mail dan aan de juiste klant, voor één keer of blijvend.
• Stuurt een collega een mail van een klant door, dan zoekt de agent op het adres van de collega, niet op dat van de klant.
• Contacten zonder e-mailadres vindt hij niet. Microsoft raadt aan de adressen bij te werken voordat je de agent aanzet.

Dit is de lijst zoals Microsoft hem op 8 november 2026 beschrijft. Microsoft werkt de agent per release bij, dus kijk bij twijfel op de pagina zelf.

• Maximaal 15 artikelregels per document. Microsoft noemt dat "in deze fase"; meer regels kan de kwaliteit verlagen.
• Alleen regels van het type artikel. Resources, artikeltoeslagen, toewijzingsrekeningen en vaste activa doet hij niet.
• Alleen offertes en orders. Geen facturen, creditnota’s of andere verkoopdocumenten, en geen inkoopdocumenten.
• Hij boekt niet. Een order boeken blijft werk van een medewerker.
• Geen nieuwe klanten, contacten of artikelen. Ontbreekt er iets, dan vraagt hij een medewerker om het aan te vullen of het werk zelf te doen.
• Wijzigingen alleen op offertes. Vraagt een klant later iets te veranderen, dan past hij de offerte aan, maar geen bestaande verkooporder.
• Geen prijzen of kortingen per mail. Prijzen en standaardkortingen komen uit de prijsberekening van Business Central en staan in de offerte. Vraagt een klant om een andere prijs of korting, dan legt de agent dat voor aan een medewerker.
• Alleen Microsoft 365-mail. Hij leest mail uit Exchange, in de praktijk een gedeelde mailbox. Andere manieren om mail te ontvangen ondersteunt hij niet.
• Bijlagen: PDF, PNG of JPG. PDF’s tot 20 MB en 50 pagina’s, en samen ongeveer 150.000 tekens per mail. Een Excel-bestellijst staat niet in Microsofts lijst.
• Standaard 100 mails per dag. Dat maximum stel je zelf in; wat erboven valt, verwerkt hij de volgende dag.
• Voorraad telt standaard niet mee bij het zoeken. Pas als je de instelling aanzet om alleen beschikbare artikelen te kiezen, kijkt hij naar aantal, leverdatum, locatie en eenheid. Staat die uit, dan kan hij een offerte maken voor meer dan er is.
• Partners kunnen hem niet uitbreiden. De instructies van de agent zijn wel openbaar, zodat je kunt nalezen hoe hij mails beoordeelt en artikelen zoekt.

De agent rekent af in Copilot Credits, de rekeneenheid van Microsoft voor AI. Je betaalt per stap die hij zet:

• Inkomende mail beoordelen: 2 credits.
• Bijlage zonder ordergegevens: 2 credits; bijlage met ordergegevens: 5 credits.
• Beschikbaarheid controleren: 5 credits.
• Offerte maken of bijwerken: 5 credits.
• Order maken of bijwerken: 5 credits.
• Antwoordmail opstellen: 2 credits.

De agent is genoeg als je orders kort zijn, je klanten mailen vanaf het adres dat in Business Central staat, en ze jouw artikelnummers gebruiken of hun eigen nummers als artikelverwijzing bij jou staan. Probeer hem dan eerst. Je hebt meer nodig als:

• orders vaak meer dan 15 regels hebben, zoals een bestellijst voor een project of een seizoensorder;
• klanten hun bestellijst als Excel-bestand sturen;
• klanten vanaf wisselende adressen mailen, of aanvragen via een collega binnenkomen;
• klanten in hun eigen woorden bestellen en je wilt dat een gekozen koppeling tussen hun term en jouw artikel wordt vastgelegd voor de volgende keer. Dat beschrijft Microsoft niet;
• klanten een bestaande order per mail willen wijzigen: de agent past alleen offertes aan;
• je mail niet via Microsoft 365 loopt.