TradyonDigitale verkoopmedewerker
Laat klanten zelf bestellen, tegen hún prijzen.
Je vaste klanten vinden zelf hun orders, facturen en pakbonnen terug en herbestellen met één klik. De digitale verkoopmedewerker checkt voorraad, prijs en krediet en zet een conceptorder klaar; je binnendienst keurt goed.
- Zet klaar
- Digitale verkoopmedewerker
- Beslist
- Binnendienst
- Werkt in
- AFAS · Exact Online · Business Central
- Inzetbaar
- in ± 6 weken
Zo ziet het eruit. Demo-omgeving met verzonnen gegevens.
Dit is de echte omgeving, geen plaatje: hij doet het je voor. Neem het gerust over.
Zo loopt het werk
1De collega zet klaar
Digitale verkoopmedewerkerDigitale collega van Tradyon- Checkt de bestelling: vaste klant, op voorraad, binnen krediet, actuele prijs.
- Zet een conceptorder klaar met de uitkomst van die checks. Twijfelt er iets, zoals voorraad of krediet, dan staat dat er duidelijk bij.
2Binnendienst beslist
Bestelling uit het portaalConceptorder klaargezet · wacht op je binnendienstKijkt het concept na en beslist: goedkeuren met één klik of aanpassen.
3Je ERP is bijgewerkt
AFAS · Exact Online · Business Central
- Pas na het akkoord staat de order in je ERP.
Wat het oplevert. Vaste klanten vinden zelf hun facturen en pakbonnen terug en herbestellen zelf. Je binnendienst typt niets meer over: ze keurt de klaargezette orders goed en beslist waar iets afwijkt.
Bekijk alle 7 stappen
Begint bijEen vaste klant logt in om iets terug te zoeken of te herbestellen.
- KlantLogt in en ziet zijn orders, facturen, pakbonnen en wat er nog openstaat.
- KlantKiest uit zijn vaste artikelen, met actuele prijs en voorraadstatus, en klikt op herbestellen.
- Digitale collegaCheckt de bestelling: vaste klant, op voorraad, binnen krediet, actuele prijs.
- Digitale collegaZet een conceptorder klaar met de uitkomst van die checks. Twijfelt er iets, zoals voorraad of krediet, dan staat dat er duidelijk bij.
- BinnendienstKijkt het concept na en beslist: goedkeuren met één klik of aanpassen.
- Je ERPPas na het akkoord staat de order in je ERP.
- Digitale collegaStuurt de klant een orderbevestiging.
Waarom een consumentenwebshop hier niet werkt
B2B-verkoop kent afspraken die een gewone webshop niet kent. Precies daar strandt het meestal.
Waarom het vaak misgaat
- Prijzen worden opnieuw vastgelegd in de webshop, los van de afspraken in het ERP.
- Voorraadstanden lopen achter, dus klanten bestellen wat er niet is.
- Klanten kennen jouw artikelnummers niet en zoeken zich suf in de catalogus.
- Elke bestelling belandt alsnog bij de binnendienst om gecontroleerd te worden.
Hoe het klantportaal het doet
- De shop haalt staffels en contractprijzen op uit je ERP. Er is één plek waar de prijs vandaan komt.
- Je klant ziet actuele prijs en voorraadstatus. Tonen wanneer een backorder binnenkomt, kan erbij.
- Zoeken op de bestelgeschiedenis, en op hun eigen artikelcode als je dat wilt.
- Elke herbestelling komt als conceptorder bij je binnendienst, met de checks op voorraad, prijs en krediet erbij. Klopt alles, dan is het één klik.
Wat je krijgt bij het klantportaal
Als iets afwijkt, beslist jouw mens
- Nieuwe klant, kredietgrens bereikt of een regel niet op voorraad?Dat staat bovenaan het concept, en je binnendienst beslist.
- Incidentele klant?Die krijgt geen portaal maar de statuslink uit de module Orderstatus voor je klant. Jij kiest wie toegang krijgt.
Standaard
Zit erin vanaf de eerste dag
- Ingelogd overzicht van orders met status, facturen en pakbonnen, doorzoekbaar
- Openstaande posten inzichtelijk voor je klant en zijn boekhouder
- Snel opnieuw bestellen: vaste artikelen met actuele prijs en voorraadstatus
- Check op voorraad, krediet en prijs bij elke herbestelling
Nog 1 meer
- Elke bestelling als conceptorder bij je binnendienst, met de checks erbij
Maatwerk
Kan erbij, als jouw proces erom vraagt
- Orderstatus met tijdlijn en tijdvenster in het portaal, via orderstatus (07)
- Koppeling met herhaalorders (05), de proactieve kant van herbestellen
- Zoeken op de eigen artikelcode van de klant
- Bij backorder laten zien wanneer het artikel binnenkomt
Nog 2 meer
- Een kleine leverancierskant waar leveranciers documenten uploaden
- Meerdere gebruikers per klant, bijvoorbeeld inkoper en boekhouder, elk met eigen rechten
Wat we van je nodig hebben, en wanneer het minder goed past
Wat we van je nodig hebben
- Toegang tot orders, facturen, pakbonnen, openstaande posten en artikelen in je ERP
- Kloppende voorraad- en kredietgegevens
- Een kern van vaste klanten die vaak bestellen
- Elke bestelling eerst langs je binnendienst, met de checks erbij
- Kloppende contactgegevens van je klanten
Past minder goed als
- Je klanten bestellen vooral incidenteel. Dan is de statuslink uit de module Orderstatus voor je klant genoeg.
- Je klanten bestellen al via een ander kanaal, zoals EDI of een bestaande webshop.
- Voorraad- of kredietgegevens in je ERP zijn niet op orde.
Daarna in de ketenDebiteurenbewaking
Vragen over het klantportaal
Wat is het verschil tussen een B2B-webshop en een klantportaal?
In de praktijk lopen ze in elkaar over. Een webshop is gericht op bestellen; een portaal geeft daarnaast inzicht in orders, facturen en leveringen. Voor de meeste groothandels is de combinatie het doel: zelf bestellen én zelf terugkijken, zonder dat de binnendienst iets hoeft op te zoeken.
Zien klanten hun eigen prijsafspraken?
Dat is precies het punt waarop een B2B-omgeving verschilt van een consumentenwebshop. Staffelkortingen, contractprijzen en klantspecifieke afspraken staan in je ERP; de webshop hoort die op te halen in plaats van ze opnieuw vast te leggen. Anders krijg je twee prijslijsten die uit elkaar lopen.
Moeten we onze artikelgegevens opschonen voordat dit kan?
Meestal deels. Een webshop legt genadeloos bloot wat er in je artikelbestand ontbreekt: omschrijvingen die alleen voor de binnendienst leesbaar zijn, ontbrekende afbeeldingen, dubbele artikelen. Dat hoeft niet allemaal vooraf perfect, maar het bepaalt wel hoe bruikbaar het resultaat is.
Wat gebeurt er met bestellingen die binnenkomen?
Die worden verkooporders in je ERP, met dezelfde controles als een order die de binnendienst invoert. Belangrijk is wat er gebeurt als iets niet klopt: een artikel dat niet leverbaar is, een krediet dat vol zit. Twijfelt er iets, zoals voorraad of krediet, dan wordt de bestelling een concept en beslist je binnendienst.
Kunnen klanten hun eerdere bestellingen herhalen?
Ja, en dat is voor vaste afnemers vaak de belangrijkste functie. Een bestelgeschiedenis met één klik herhalen scheelt hen meer tijd dan een mooie catalogus, zeker bij terugkerende assortimenten.
Hebben we hier een apart pakket voor nodig?
Er zijn goede standaardplatformen, en voor een breed assortiment met veel productinformatie zijn die vaak de beste keuze. Het Klantportaal van Tradyon haalt prijzen, voorraad en orders uit je ERP. Is de behoefte smaller, bestellen en terugkijken, geen etalage, dan is een eigen portaal meestal sneller en goedkoper.
Wat kost het?
Eenmalig een vast bedrag, plus een vast bedrag per maand voor het platform. Allebei spreken we vooraf af. Wat het precies is, hoor je na de gratis scan.
Wat als het niet werkt?
Werkt een module niet zoals we vooraf samen vastleggen, dan betaal je niet, of krijg je je geld terug.
Waar staan onze gegevens?
Wij hosten een platform dat verbonden is met je ERP; voor het lezen van documenten gebruikt het de AI van Anthropic. Voor nieuwe klanten richten wij een eigen omgeving in op Microsoft Azure, regio West-Europa; daar staan je gegevens. Alleen de AI-stap, het lezen van een document, gaat naar Anthropic, buiten de EU, met standaardcontractbepalingen. Niemand traint een AI op je gegevens: wij niet, en Anthropic ook niet. Meer lees je op de pagina AI & regels.
Begrippen bij dit proces
Staffelkorting
Een staffelkorting is een korting die oploopt met de afgenomen hoeveelheid: hoe meer een klant bestelt, hoe lager de prijs per stuk.
ERP-systeem
Een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) is één centraal systeem waarin de kernprocessen van een bedrijf samenkomen: inkoop, voorraad, verkoop, productie, financiën en vaak ook HR.
OCI-koppeling
Met een OCI-koppeling bestel je vanuit je eigen ERP in de webshop van een leverancier, en komt je winkelmandje terug als inkoopaanvraag.
Waar dit werk in je bedrijf zit
Elke module voedt de volgende. Je begint bij één en breidt uit wanneer jij wilt.
Hoeveel orders voert je binnendienst nu in?
In een eerste gesprek van 30 tot 45 minuten kijken we samen wat dit werk jullie nu kost en wat de digitale verkoopmedewerker kan klaarzetten. Past het niet, dan zeggen we dat gewoon.
