Kennisbank
Wat is een ERP-systeem, en wanneer heb je er een nodig?
Een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) is één centraal systeem waarin de kernprocessen van een bedrijf samenkomen: inkoop, voorraad, verkoop, productie, financiën en vaak ook HR. Het idee erachter is dat elk gegeven op één plek staat, zodat iedereen met dezelfde cijfers werkt.
Waarom het ertoe doet
Wat je ermee wint of verliest
Zonder ERP houdt elke afdeling haar eigen waarheid bij: verkoop in een CRM, voorraad in Excel, facturen in het boekhoudpakket. Dat werkt tot de aantallen groeien, en dan gaat het schuren, de voorraad in Excel klopt niet meer met wat er in het magazijn ligt, en niemand weet welke lijst de juiste is. Een ERP lost dat op door één bron aan te wijzen.
In de praktijk
Hoe het werkt
Wat erin zit
Meestal modules voor financiën, inkoop, voorraad en verkoop, aangevuld met productie, projecten, HR of CRM. Je koopt zelden alles: de meeste bedrijven gebruiken een deel en houden gespecialiseerde software voor de rest.
Bekende pakketten in Nederland
AFAS Profit en Exact Online zijn in het Nederlandse MKB het meest gebruikt, met Microsoft Dynamics 365 Business Central als derde. Daarnaast bestaan er branchespecifieke pakketten voor bijvoorbeeld groothandel, bouw of installatie.
Wat het niet doet
Een ERP maakt geen keuzes voor je en neemt geen handwerk weg dat buiten het systeem gebeurt. Komt er een orderbevestiging per mail binnen, dan blijft iemand die overtypen, tenzij je die stap apart automatiseert.
Waar het misgaat
De valkuil
De verwachting dat een ERP het handwerk vanzelf oplost. In de praktijk verplaatst een implementatie het werk vaak: minder dubbel invoeren tussen systemen, maar meer invoerwerk in het ene systeem dat overblijft. De winst zit in wat je erbovenop automatiseert, niet in het pakket zelf. Een tweede valkuil is te veel maatwerk in de kern: dat maakt elke update duur.
In je eigen systeem
Hoe AFAS, Exact Online en Business Central hiermee omgaan
De drie grote pakketten hebben elk een eigen karakter. AFAS is sterk in HR en financiën en werkt met GetConnectors en UpdateConnectors om gegevens in en uit te halen. Exact Online is laagdrempeliger en heeft een uitgebreide REST API. Business Central sluit aan op de rest van Microsoft en werkt met OData. In alle drie geldt: de API bepaalt wat er te automatiseren valt.
De vraag is zelden welk ERP het beste is, maar wat je eromheen nodig hebt om het handwerk eruit te krijgen.
Veelgestelde vragen
Over erp-systeem
Wat betekent ERP?›
Enterprise Resource Planning. De term stamt uit de jaren negentig en beschrijft software die de middelen van een organisatie, geld, voorraad, mensen, capaciteit, in samenhang plant en registreert.
Wat is het verschil tussen een ERP en een boekhoudpakket?›
Een boekhoudpakket registreert financiële feiten. Een ERP doet dat ook, maar voegt de processen eromheen toe: inkoop, voorraad, verkoop en productie. Pakketten als Exact Online zitten daar tussenin, ze beginnen als boekhouding en groeien mee met modules.
Vanaf welke omvang heb je een ERP nodig?›
Er is geen omzetgrens. Het kantelpunt ligt bij het moment dat dezelfde gegevens in meerdere systemen worden bijgehouden en niemand meer weet welke klopt. Dat kan bij tien medewerkers al spelen en bij vijftig nog niet.
Kan ik een ERP koppelen aan mijn webshop of andere software?›
Ja, alle grote pakketten hebben een API. Wat er te koppelen valt hangt af van welke gegevens die API vrijgeeft en welke bewerkingen zijn toegestaan, lezen kan vrijwel altijd, terugschrijven is per pakket verschillend geregeld.
Verder lezen
Verwante begrippen
Voorraadbeheer
Voorraadbeheer is het sturen op wat je op voorraad houdt, wanneer je bijbestelt en hoeveel.
Grootboekrekening
Een grootboekrekening is een categorie waarin gelijksoortige boekingen bij elkaar staan: omzet, inkoopwaarde, huisvestingskosten, debiteuren, bank.
Purchase order
Een purchase order (PO) is de formele bestelopdracht die een koper naar een leverancier stuurt: welke artikelen, hoeveel, tegen welke prijs en wanneer geleverd.
Draai je op een groter ERP? Bekijk de AFAS-koppeling, de Exact Online-koppeling of de Business Central-koppeling.
Aan de slag
Kost dit bij jullie nog handwerk?
In een kort gesprek stellen we vast waar de tijd blijft en wat het oplevert om dat weg te nemen. Levert het te weinig op, dan zeggen we dat gewoon.
