Kennisbank
Grootboekrekening: waar elke boeking terechtkomt
Een grootboekrekening is een categorie waarin gelijksoortige boekingen bij elkaar staan: omzet, inkoopwaarde, huisvestingskosten, debiteuren, bank. Samen vormen alle grootboekrekeningen het grootboek, en daaruit rollen je balans en je winst-en-verliesrekening.
Waarom het ertoe doet
Wat je ermee wint of verliest
De indeling van je grootboek bepaalt wat je kunt zien. Wie alle inkoop op één rekening boekt, kan achteraf niet uitsplitsen waar het geld heen ging. Wie te fijn indeelt, maakt elke boeking een keuze en krijgt een schema dat niemand consequent toepast. De inrichting is dus geen boekhoudkundige formaliteit maar bepaalt de kwaliteit van je stuurinformatie.
In de praktijk
Hoe het werkt
De hoofdindeling
Balansrekeningen (bezittingen en schulden: voorraad, debiteuren, bank, crediteuren) en resultaatrekeningen (omzet en kosten). De nummering volgt meestal een vaste opbouw, waarbij het eerste cijfer de rubriek aangeeft.
RGS als standaard
Het Referentie Grootboekschema is een Nederlandse standaardindeling waarmee je administratie aansluit op wat de Belastingdienst, banken en je accountant verwachten. Veel pakketten leveren het standaard mee.
Boeken volgens vaste regels
Voor terugkerende kosten kun je vastleggen welke leverancier standaard op welke rekening komt. Dat scheelt niet alleen tijd maar zorgt ook voor consistentie: dezelfde kostensoort belandt altijd op dezelfde plek.
Waar het misgaat
De valkuil
Rekeningen aanmaken op het moment dat er een boeking is die nergens past. Zo groeit een schema van dertig naar tweehonderd rekeningen, waarvan de helft één keer per jaar wordt gebruikt en niemand meer weet waarvoor. Het gevolg is dat dezelfde kostensoort op drie plekken terechtkomt en je rapportages niet meer vergelijkbaar zijn.
In je eigen systeem
Hoe AFAS, Exact Online en Business Central hiermee omgaan
AFAS, Exact Online en Business Central werken alle drie met een grootboekschema en ondersteunen RGS. Ze kunnen ook boekingsregels vastleggen per crediteur. Waar het handwerk terugkomt is bij facturen die niet onder een vaste regel vallen: dan moet iemand per regel bepalen waar het heen gaat, en dat is precies het werk dat een systeem uit je eigen historie zou kunnen afleiden.
Een boekingsvoorstel op basis van hoe je eerdere facturen van dezelfde leverancier hebt geboekt, scheelt de meeste keuzes.
Veelgestelde vragen
Over grootboekrekening
Wat is het verschil tussen grootboek en grootboekrekening?›
Het grootboek is het geheel; een grootboekrekening is één categorie daarbinnen. Vergelijk het met een kast en de laden: alle laden samen vormen de kast.
Wat is RGS?›
Het Referentie Grootboekschema: een gestandaardiseerde indeling van grootboekrekeningen voor Nederlandse administraties. Het maakt uitwisseling met de Belastingdienst, banken en je accountant eenvoudiger, omdat iedereen dezelfde codering gebruikt.
Hoeveel grootboekrekeningen heb je nodig?›
Zoveel als je nodig hebt om te sturen, en geen enkele meer. Een goede toets: kun je van elke rekening zeggen welke beslissing je erop baseert? Zo niet, dan kan hij samen met een andere.
Wat is een tussenrekening?›
Een rekening voor bedragen die tijdelijk nergens anders heen kunnen, bijvoorbeeld een betaling die nog niet aan een factuur is gekoppeld. Die rekening hoort periodiek op nul te staan; een oplopend saldo betekent achterstallig uitzoekwerk.
Verder lezen
Verwante begrippen
Afletteren
Afletteren is het koppelen van een ontvangen of gedane betaling aan de bijbehorende factuur, zodat de openstaande post verdwijnt.
Crediteurenadministratie
De crediteurenadministratie omvat alles rondom wat je bedrijf aan anderen moet betalen: inkoopfacturen ontvangen, controleren, boeken, laten goedkeuren en op tijd betalen.
Erp-systeem
Een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) is één centraal systeem waarin de kernprocessen van een bedrijf samenkomen: inkoop, voorraad, verkoop, productie, financiën en vaak ook HR.
Draai je op een groter ERP? Bekijk de AFAS-koppeling, de Exact Online-koppeling of de Business Central-koppeling.
Aan de slag
Kost dit bij jullie nog handwerk?
In een kort gesprek stellen we vast waar de tijd blijft en wat het oplevert om dat weg te nemen. Levert het te weinig op, dan zeggen we dat gewoon.
