Kennisbank
Afletteren: betalingen koppelen aan openstaande posten
Afletteren is het koppelen van een ontvangen of gedane betaling aan de bijbehorende factuur, zodat de openstaande post verdwijnt. Komt er geld binnen, dan zoek je welke factuur daarmee is voldaan en boek je die af. Wat niet aflettert, blijft als openstaande post staan.
Die tussenrekening hoort periodiek op nul te staan. Een oplopend saldo is het duidelijkste signaal dat het afletteren achterloopt, en hoe langer een bedrag daar staat, hoe duurder het wordt om het alsnog thuis te brengen.
Waarom het ertoe doet
Wat je ermee wint of verliest
Zolang een betaling niet is afgeletterd, klopt je debiteurenoverzicht niet. Je stuurt een herinnering naar een klant die al betaald heeft, of je ziet een openstaand bedrag dat er niet meer is. Bij een handvol facturen is dat te overzien; bij honderden per maand wordt het overzicht onbruikbaar en gaat niemand er meer op sturen.
In de praktijk
Hoe het werkt
Wat vanzelf gaat
Betalingen met het juiste factuurnummer in de omschrijving en een bedrag dat exact klopt, koppelt je pakket meestal zelf. Dat is het merendeel van de regels, en precies daarom valt het extra op wat er overblijft.
Wat blijft liggen
Verzamelbetalingen voor meerdere facturen tegelijk, bedragen die afwijken door een creditnota of betalingskorting, klanten die een eigen referentie meesturen, en betalingen zonder enige omschrijving.
De restpost
Wat niet te koppelen is, gaat naar een tussenrekening. Die hoort periodiek leeg te lopen. Groeit hij, dan is dat het duidelijkste signaal dat het afletteren achterloopt.
Waar het misgaat
De valkuil
De tussenrekening als vergaarbak gebruiken. Elke niet-gekoppelde betaling die daar belandt, is werk dat je vooruitschuift naar een moment waarop je nog minder weet waar hij bij hoorde. Hoe langer een bedrag daar staat, hoe duurder het wordt om hem alsnog thuis te brengen.
In je eigen systeem
Hoe AFAS, Exact Online en Business Central hiermee omgaan
AFAS matcht bankafschriften automatisch op factuurnummer en bedrag, en zet wat niet lukt op een kruispost. Exact Online werkt met vergelijkbare herkenningsregels. Beide doen het makkelijke deel goed. Het handwerk zit in de uitzonderingen: de verzamelbetaling die over zeven facturen verdeeld moet worden, of het bedrag dat drie euro afwijkt door bankkosten.
Juist die uitzonderingen zijn vaak wél herleidbaar, alleen niet met een regel die op exacte bedragen zoekt.
Veelgestelde vragen
Over afletteren
Wat betekent afletteren?›
Een betaling koppelen aan de factuur waar hij bij hoort, zodat de openstaande post wordt afgeboekt. De term komt uit de tijd dat posten met letters werden gemerkt om aan te geven welke bij elkaar hoorden.
Wat is een kruispost?›
Een tussenrekening voor bedragen die onderweg zijn tussen twee rekeningen, bijvoorbeeld van kas naar bank. In AFAS wordt de term ook gebruikt voor bankregels die nog niet aan een factuur gekoppeld konden worden. Die rekening hoort periodiek op nul te staan.
Wat doe je met een betaling die je niet kunt thuisbrengen?›
Zet hem op de tussenrekening en zoek hem uit terwijl het spoor nog vers is: bedrag, datum en tegenrekening leiden meestal naar de klant. Vraag het desnoods na. Wachten maakt het alleen moeilijker.
Waarom lukt automatisch afletteren niet altijd?›
Omdat de standaardregels op exacte overeenkomst zoeken. Een klant die vier facturen in één bedrag betaalt, een korting inhoudt of zijn eigen referentie meestuurt, valt daarbuiten, terwijl een mens er meestal binnen een minuut uitkomt.
Verder lezen
Verwante begrippen
Crediteurenadministratie
De crediteurenadministratie omvat alles rondom wat je bedrijf aan anderen moet betalen: inkoopfacturen ontvangen, controleren, boeken, laten goedkeuren en op tijd betalen.
Wettelijke betalingstermijn
Spreek je niets af, dan geldt tussen bedrijven een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur.
Omloopsnelheid
De omloopsnelheid geeft aan hoe vaak je je voorraad in een jaar volledig verkoopt en vervangt.
Draai je op een groter ERP? Bekijk de AFAS-koppeling, de Exact Online-koppeling of de Business Central-koppeling.
Aan de slag
Kost dit bij jullie nog handwerk?
In een kort gesprek stellen we vast waar de tijd blijft en wat het oplevert om dat weg te nemen. Levert het te weinig op, dan zeggen we dat gewoon.
