Dashboards & stuurinformatie
Cijfers die al klaarstaan als je gaat kijken.
De gegevens staan in je ERP. Het probleem is dat er iemand aan te pas moet komen om ze eruit te krijgen, exporteren, plakken, formules bijwerken. Daardoor kijk je één keer per maand naar cijfers van vorige maand, in plaats van elke week naar die van vandaag.
Voor AFAS, Exact Online en Business Central
Waar het misgaat
Een dashboard dat niemand opent
De meest voorkomende uitkomst van een BI-project is een mooi dashboard waar na twee maanden niemand meer naar kijkt. Bijna altijd om dezelfde reden: het toont wat er te meten viel in plaats van wat er te beslissen valt.
Daarom beginnen we andersom. Welke beslissing neem je wekelijks, en welk getal heb je daarvoor nodig? Alles wat die vraag niet beantwoordt, laten we eruit. Een dashboard met vijf cijfers waar op gestuurd wordt is meer waard dan een met vijftig die worden bekeken.
Waar het over gaat
Wat er in een dashboard hoort
Niet alles wat meetbaar is, is stuurbaar. Deze vier komen bij vrijwel elke groothandel en elk productiebedrijf terug.
Omzet en marge
Per klant, per artikelgroep, per vertegenwoordiger. Vooral marge per klant is verhelderend zodra er staffelkortingen en prijsafspraken doorheen lopen, de uitkomst wijkt vaak af van wat er bij het maken van die afspraken was bedacht.
Voorraad
Omloopsnelheid per artikelgroep, incourante voorraad, en wat er vastzit in artikelen die niet bewegen. Cijfers die in Excel een keer per jaar worden bekeken en in een dashboard elke week.
Debiteuren
Wat staat er open, hoe lang, en bij wie. Een ouderdomsanalyse die vanzelf ververst laat eerder zien dat er iets scheefloopt dan een maandrapportage.
Levering
Leverbetrouwbaarheid per leverancier en openstaande backorders. Dat is de munitie voor je inkoopgesprek, en het is nergens standaard uit te draaien.
Meer over de cijfers zelf: omloopsnelheid, leverbetrouwbaarheid (OTIF) en incourante voorraad.
Per systeem
Hoe de koppeling eruitziet
AFAS
Gegevens komen uit AFAS via GetConnectors. De kunst zit in welke connectoren je maakt en hoe je ze inricht: een connector die te veel ophaalt wordt traag, een die te weinig ophaalt dwingt tot handmatig aanvullen. AFAS levert zelf standaard dashboards mee, de vraag is of die aansluiten op waar jij op stuurt.
Exact Online
Exact Online heeft een uitgebreide REST API waarmee vrijwel alles op te halen is. Het aandachtspunt is het aantal aanroepen: bij grotere administraties loop je tegen limieten aan, en dan bepaalt de opzet van je koppeling of het dashboard binnen een minuut of binnen een uur ververst.
Business Central
Business Central en Power BI komen allebei van Microsoft, dus de aansluiting via OData is technisch de eenvoudigste van de drie. Wel is er opvallend weinig Nederlandstalige uitleg over, de meeste documentatie en voorbeelden zijn Engels.
Bekijk ook de AFAS-koppeling, de Exact Online-koppeling of de Business Central-koppeling.
Omzet, marge en voorraad die elke ochtend kloppen, rechtstreeks uit het systeem.
Dit is de echte omgeving, geen plaatje: hij klikt zichzelf rond. Neem het gerust over.
Veelgestelde vragen
Over dashboards en Power BI
Kan Power BI rechtstreeks koppelen met AFAS?›
Ja, via GetConnectors haal je gegevens op die Power BI kan inlezen. Het inrichten is meer dan een verbinding leggen: je bepaalt welke gegevens je ophaalt, hoe vaak, en hoe je ze modelleert. Een verkeerd opgezet model werkt in het begin prima en wordt traag zodra de administratie groeit.
Wat kost een Power BI-dashboard gekoppeld aan mijn ERP?›
Dat hangt af van hoeveel bronnen je combineert en hoeveel bewerking de gegevens nodig hebben voordat ze kloppen. Eén dashboard op één bron is een overzichtelijk project; omzet, voorraad en debiteuren uit drie systemen bij elkaar brengen is dat niet. We beginnen met een gratis scan en geven daarna een vaste prijs vooraf.
Heb ik Power BI nodig, of kan het ook anders?›
Power BI is gangbaar en veel bedrijven hebben het al via hun Microsoft-licentie, maar het is geen vereiste. Het gaat om het principe: cijfers die zichzelf ververst uit de bron halen in plaats van via een export. Dat kan ook in een eenvoudiger webdashboard, en soms is dat praktischer omdat niemand een licentie nodig heeft om te kijken.
Hoe actueel zijn de cijfers?›
Dat bepaal je zelf, en het is een afweging. Elk uur verversen kan, maar belast je ERP en is zelden nodig. Voor de meeste stuurcijfers is één keer per nacht voldoende, dan staat het klaar voordat iemand 's ochtends kijkt. Alleen bij voorraad en orderstatus is realtime soms wél de moeite.
Wij werken nu met Excel-exports. Wat wint dat?›
Twee dingen. Het handwerk verdwijnt: niemand hoeft nog te exporteren, plakken en formules bijwerken. En de discussie over welke versie klopt verdwijnt, omdat er één bron is. Dat tweede levert in de praktijk vaak meer op dan de bespaarde tijd.
Aan de slag
Welk cijfer mis je nu het meest?
In een kort gesprek kijken we welke beslissingen je wekelijks neemt en welke cijfers daar nu voor ontbreken. Zit het al in je standaardrapportage, dan zeggen we dat gewoon.
