Kennisbank
OTIF: leveren op tijd én compleet, en waarom dat één getal is
OTIF staat voor On Time In Full: het percentage orders dat zowel op de afgesproken datum als volledig is geleverd. Mist er één regel, of komt de zending een dag te laat, dan telt de hele order als niet-OTIF. Dat strenge karakter is precies het punt, de klant ervaart het ook zo.
Meet op orderniveau, niet op regelniveau: één ontbrekende regel maakt de hele order niet-OTIF. Reken bovendien tegen de eerst bevestigde datum, anders verdwijnt elke vertraging uit het cijfer zodra een leverancier de datum verschuift.
Waarom het ertoe doet
Wat je ermee wint of verliest
OTIF is het enige leveringscijfer dat meet wat de klant werkelijk merkt. Je kunt 98% van je regels op tijd leveren en toch een klant hebben die bij elke order iets mist. Door op orderniveau te meten in plaats van op regelniveau, zie je het probleem zoals de ontvanger het ziet. Voor wie zelf aan grotere afnemers levert is het bovendien vaak een contractuele afspraak.
In de praktijk
Hoe het werkt
De berekening
Aantal orders dat op tijd én compleet is, gedeeld door het totaal aantal orders, maal honderd. De discussie zit hem in de definities: reken je met de oorspronkelijk bevestigde datum of met een later verschoven datum, en tel je een dag te vroeg ook als niet op tijd?
Meten aan twee kanten
Als afnemer meet je hoe betrouwbaar je leveranciers zijn, waardevolle munitie bij het inkoopgesprek. Als leverancier meet je je eigen prestatie richting klanten. Dezelfde formule, tegenovergestelde belangen.
Wat een lage score verklaart
Splits de misgelopen orders uit naar oorzaak: te laat maar compleet wijst op planning of transport, op tijd maar incompleet wijst op voorraad. Dat onderscheid bepaalt volledig waar de oplossing zit.
Waar het misgaat
De valkuil
De grootste fout is de datum verschuiven en dan de score meten. Als een leverancier belt dat het een week later wordt en je past de bevestigde datum aan, komt de levering keurig binnen als "op tijd". Het cijfer klopt, maar je klant heeft alsnog een week gewacht. Meet daarom altijd tegen de eerst bevestigde datum, en houd verschoven data apart bij.
In je eigen systeem
Hoe AFAS, Exact Online en Business Central hiermee omgaan
Geen van de standaardpakketten rekent OTIF uit het doosje uit, de gegevens zitten er wel in. In AFAS, Exact Online en Business Central staat per orderregel wat er is besteld, wat er is bevestigd en wanneer er is ontvangen. Het cijfer ontstaat pas als je die drie momenten met elkaar vergelijkt, en dat is precies het rekenwerk dat mensen niet elke maand handmatig blijven doen.
Een cijfer dat je één keer per kwartaal met de hand uitrekent, stuurt niets aan. Een cijfer dat elke ochtend klaarstaat, wel.
Veelgestelde vragen
Over otif
Wat is een goede OTIF-score?›
Dat verschilt sterk per branche en per type product. In de levensmiddelen- en retailketen worden percentages van 95% en hoger gehanteerd, in technische groothandel met veel specials liggen ze lager. Belangrijker dan de absolute hoogte is de trend en of je weet waardoor de gemiste orders komen.
Wat is het verschil tussen OTIF en leverbetrouwbaarheid?›
Leverbetrouwbaarheid wordt vaak alleen op tijdigheid gemeten. OTIF telt daar de compleetheid bij op, en juist die combinatie maakt het strenger, en realistischer, want een order die op tijd maar half aankomt is voor de ontvanger geen geslaagde levering.
Tel je een deellevering als OTIF?›
Nee. In de strikte definitie telt alleen een order die in één keer volledig en op tijd is geleverd. Wie deelleveringen wel meetelt zodra het laatste stuk binnen is, meet feitelijk iets anders en moet dat er expliciet bij vermelden.
Kun je OTIF per leverancier bijhouden?›
Dat is juist de nuttigste toepassing. Een gemiddelde over al je leveranciers zegt weinig; per leverancier zie je met wie het inkoopgesprek gevoerd moet worden en welke levertijden je in je bestelpunt moet corrigeren.
Verder lezen
Verwante begrippen
Backorder
Een backorder is het deel van een bestelling dat niet geleverd kon worden en blijft openstaan tot de voorraad er weer is.
E-CMR
De e-CMR is de digitale versie van de internationale vrachtbrief: hetzelfde document, maar elektronisch opgemaakt en ondertekend.
Omloopsnelheid
De omloopsnelheid geeft aan hoe vaak je je voorraad in een jaar volledig verkoopt en vervangt.
Draai je op een groter ERP? Bekijk de AFAS-koppeling, de Exact Online-koppeling of de Business Central-koppeling.
Aan de slag
Kost dit bij jullie nog handwerk?
In een kort gesprek stellen we vast waar de tijd blijft en wat het oplevert om dat weg te nemen. Levert het te weinig op, dan zeggen we dat gewoon.
