Kennisbank
e-CMR en digitale afleverbewijzen: tekenen op een scherm
De e-CMR is de digitale versie van de internationale vrachtbrief: hetzelfde document, maar elektronisch opgemaakt en ondertekend. Breder gebruikt slaat "digitaal afleverbewijs" of proof of delivery op elke elektronische bevestiging dat een zending is geleverd en door wie in ontvangst genomen.
Waarom het ertoe doet
Wat je ermee wint of verliest
Een papieren vrachtbrief moet mee de vrachtwagen in, terugkomen, gescand worden en gearchiveerd. Elke stap kost tijd en kan misgaan, en juist bij een discussie over een levering is dat het document dat je nodig hebt. Digitaal is het meteen beschikbaar, ook als de chauffeur nog onderweg is, en het kan direct aan de order in je systeem hangen.
In de praktijk
Hoe het werkt
Wat er wordt vastgelegd
Wie heeft getekend, op welk tijdstip, op welke locatie, en eventueel een foto of een opmerking bij afwijkingen. Die context is bij een geschil vaak doorslaggevender dan de handtekening zelf.
Rechtsgeldigheid
Een elektronische handtekening is in Nederland rechtsgeldig, mits de methode betrouwbaar genoeg is voor het doel. Voor een afleverbevestiging volstaat een handtekening op een scherm met tijdstip en locatie doorgaans; het protocol bij de e-CMR is formeler geregeld.
De koppeling terug
De winst zit niet in het tekenen maar in wat erna gebeurt: de bevestiging landt bij de order, de factuur kan eruit, en de klantenservice ziet meteen dat er is geleverd zonder de chauffeur te bellen.
Waar het misgaat
De valkuil
Digitaal tekenen invoeren zonder de koppeling terug naar het ERP. Dan heb je de handtekening in een aparte app en de order in je systeem, en moet iemand ze alsnog bij elkaar zoeken, met als resultaat dat je het papier hebt vervangen door een tweede scherm.
In je eigen systeem
Hoe AFAS, Exact Online en Business Central hiermee omgaan
Geen van de standaardpakketten levert een chauffeursapp mee. AFAS, Exact Online en Business Central kunnen wel de orders leveren en de leverstatus terugnemen, via hun API. Wat er tussenin zit, de app in de cabine, de route, het aftekenen, komt van een andere partij, en de kwaliteit van die koppeling bepaalt of het proces echt sluitend is.
De dagorders komen uit je ERP en de aftekening hoort er weer in terug te komen; alles daartussen is een koppelingsvraag.
Veelgestelde vragen
Over e-cmr
Is een handtekening op een scherm rechtsgeldig?›
Ja. Een elektronische handtekening heeft dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven, zolang de gebruikte methode voldoende betrouwbaar is voor het doel. Voor een leveringsbevestiging is een handtekening met tijdstip en locatie in de praktijk toereikend.
Is de e-CMR verplicht?›
Nee, de e-CMR is een mogelijkheid, geen verplichting. Nederland is aangesloten bij het protocol dat elektronische vrachtbrieven mogelijk maakt, maar papier mag nog steeds. Bij internationaal transport hangt het af van of ook het land van bestemming is aangesloten.
Wat is proof of delivery?›
Het bewijs dat een zending is afgeleverd: handtekening, tijdstip, locatie en eventueel een foto. De term wordt breed gebruikt, van een simpele fotobevestiging tot een volledige e-CMR.
Hoe lang moet ik afleverbewijzen bewaren?›
Ze horen bij je administratie en vallen daarmee onder de bewaarplicht van zeven jaar. Ze onderbouwen je verkoopfacturen: ze laten zien dat de gefactureerde goederen daadwerkelijk zijn geleverd.
Verder lezen
Verwante begrippen
Pakbon
Een pakbon is het document dat met een zending meereist en vermeldt wat er in de doos of op de pallet zit.
Bewaarplicht administratie
De fiscale bewaarplicht is zeven jaar: alle gegevens die van belang zijn voor de belastingheffing moet je zeven jaar beschikbaar houden.
OTIF
OTIF staat voor On Time In Full: het percentage orders dat zowel op de afgesproken datum als volledig is geleverd.
Draai je op een groter ERP? Bekijk de AFAS-koppeling, de Exact Online-koppeling of de Business Central-koppeling.
Aan de slag
Kost dit bij jullie nog handwerk?
In een kort gesprek stellen we vast waar de tijd blijft en wat het oplevert om dat weg te nemen. Levert het te weinig op, dan zeggen we dat gewoon.
