TradyonDigitale inkoopmedewerker
Goederenontvangst, zonder pakbonnen over te typen.
Het magazijn krijgt elke verwachte levering vooraf ingevuld op het scherm. Je telt wat er staat, bevestigt of corrigeert per regel, en de ontvangst staat in je ERP. Afwijkingen gaan meteen naar inkoop.
- Zet klaar
- Digitale inkoopmedewerker
- Beslist
- Magazijn
- Werkt in
- AFAS · Exact Online · Business Central
- Inzetbaar
- in ± 6 weken
Zo ziet het eruit. Demo-omgeving met verzonnen gegevens.
Dit is de echte omgeving, geen plaatje: hij doet het je voor. Neem het gerust over.
Zo loopt het werk
1De collega zet klaar
Digitale inkoopmedewerkerDigitale collega van Tradyon- Zet bevestigde leverdata in een weekoverzicht: wat komt wanneer, en wat is te laat.
- Vult per levering de ontvangst vooraf in: artikelen, verwachte aantallen en magazijnlocatie.
2Magazijn beslist
Ontvangst klaargezetVerwachte levering per regel · wacht op het magazijnTelt wat er op de kade staat en tikt de leverancier aan.
3Je ERP is bijgewerkt
AFAS · Exact Online · Business Central
- De ontvangst staat per regel in je ERP, gekoppeld aan de order en het magazijn.
- De verstuurde rappelmail komt bij de order in je ERP te staan.
Wat het oplevert. Het overtypen van pakbonnen verdwijnt; het tellen blijft mensenwerk. Je voorraad loopt niet meer dagen achter, en inkoop weet zonder bellen wat er binnen is.
Bekijk alle 9 stappen
Begint bijJe leverancier heeft de order bevestigd en de levering komt eraan.
- Digitale collegaZet bevestigde leverdata in een weekoverzicht: wat komt wanneer, en wat is te laat.
- Digitale collegaVult per levering de ontvangst vooraf in: artikelen, verwachte aantallen en magazijnlocatie.
- MagazijnTelt wat er op de kade staat en tikt de leverancier aan.
- MagazijnBevestigt per regel: akkoord, ander aantal of niet gekomen, met een reden bij afwijking.
- Je ERPDe ontvangst staat per regel in je ERP, gekoppeld aan de order en het magazijn.
- Digitale collegaMeldt een manco, beschadiging of verkeerd artikel meteen bij de inkoper van die order.
- Digitale collegaZet bij ‘niet gekomen’ een rappelmail klaar met order, artikel en bevestigde datum.
- InkoperLeest de rappelmail, past hem aan en verstuurt hem zelf.
- Je ERPDe verstuurde rappelmail komt bij de order in je ERP te staan.
Wat je krijgt bij goederenontvangst
Als iets afwijkt, beslist jouw mens
- Komt er minder binnen dan besteld?Het magazijn legt het vast met een reden, en inkoop ziet het dezelfde dag.
- Is iets niet gekomen?De rappelmail staat klaar, maar de inkoper beslist of hij de deur uitgaat.
- Staat een levering er niet bij, omdat hij te vroeg of te laat komt?Het magazijn zoekt de order er zelf bij.
- Is het een deellevering?Bij afsluiten kies je of de order openblijft voor de rest.
Standaard
Zit erin vanaf de eerste dag
- Weekoverzicht van verwachte leveringen, met een apart blok voor wat te laat is
- Ontvangstscherm op tablet of pc, vooraf ingevuld vanuit de inkooporder
- Per regel bevestigen: akkoord, ander aantal of niet gekomen, met een reden
- Zoeken naar orders die niet in het overzicht staan
Nog 2 meer
- Je invoer blijft bewaard als de wifi wegvalt
- Rappelmail die klaarstaat voor de inkoper en daarna bij de order komt
Maatwerk
Kan erbij, als jouw proces erom vraagt
- Werken met een barcodescanner die je zelf aanschaft, zodat de juiste regel meteen opspringt
- Een barcodetabel opbouwen: een onbekende code koppel je één keer aan het artikel
- Aantallen uit de scan halen via verpakkingsniveaus of SSCC-palletlabels
- Meerdere magazijnen of locaties, met vaste afspraken over wat waar binnenkomt
Nog 3 meer
- Matchen op de eigen artikelcodes van een leverancier
- Eigen redenen voor afwijkingen, naast manco, beschadigd en verkeerd artikel
- Een foto van beschadigde goederen vastleggen bij de ontvangst
Wat we van je nodig hebben, en wanneer het minder goed past
Wat we van je nodig hebben
- Toegang tot je ERP: inkooporders lezen en ontvangsten schrijven
- Een tablet, laptop of pc bij de ontvangst in het magazijn
- Duidelijkheid over je magazijnen en locaties
- Een keuze over deelleveringen: order openhouden of afsluiten
Past minder goed als
- Er staat al een WMS of scanstraat.
- Je krijgt minder dan een paar leveringen per week.
- Je magazijn boekt de ontvangst al direct in je ERP.
Daarna in de ketenInkoopfacturen
Vragen over goederenontvangst
Wat als er minder binnenkomt dan besteld?
Het magazijn legt het vast met een reden, en inkoop ziet het dezelfde dag. Is iets niet gekomen, dan staat er een rappelmail klaar. De inkoper beslist of hij de deur uitgaat. Meer over de pakbon en de goederenontvangst lees je in de kennisbank.
Hebben we een scanner nodig?
Nee. Een tablet, laptop of pc bij de ontvangst is genoeg: de verwachte levering staat al ingevuld. Wil je met een barcodescanner werken, dan kan dat als maatwerk. De scanner schaf je zelf aan.
Moet ik iets installeren?
Nee. De digitale collega werkt op een platform dat wij hosten en dat verbonden is met je ERP: AFAS, Exact Online of Business Central. Jouw mensen werken in de browser. Daar zien ze wat de collega klaarzet, en daar beslissen ze.
Wat hebben jullie van ons nodig?
Een testomgeving van je pakket, toegang tot de gegevens die de module gebruikt, en iemand die het proces kent. Daarnaast duidelijkheid over je magazijnen en locaties. Wat er precies nodig is, bespreken we in het eerste gesprek.
Wat kost het?
Eenmalig een vast bedrag, plus een vast bedrag per maand voor het platform. Allebei spreken we vooraf af. Wat het precies is, hoor je na de gratis scan.
Wat als het niet werkt?
Werkt een module niet zoals we vooraf samen vastleggen, dan betaal je niet, of krijg je je geld terug.
Waar staan onze gegevens?
Wij hosten een platform dat verbonden is met je ERP; voor het lezen van documenten gebruikt het de AI van Anthropic. Voor nieuwe klanten richten wij een eigen omgeving in op Microsoft Azure, regio West-Europa; daar staan je gegevens. Alleen de AI-stap, het lezen van een document, gaat naar Anthropic, buiten de EU, met standaardcontractbepalingen. Niemand traint een AI op je gegevens: wij niet, en Anthropic ook niet. Meer lees je op de pagina AI & regels.
Begrippen bij dit proces
Purchase order
Een purchase order (PO) is de formele bestelopdracht die een koper naar een leverancier stuurt: welke artikelen, hoeveel, tegen welke prijs en wanneer geleverd.
Pakbon
Een pakbon is het document dat met een zending meereist en vermeldt wat er in de doos of op de pallet zit.
Inkoopfacturen fiatteren
Fiatteren is het formeel goedkeuren van een inkoopfactuur voor betaling.
Goederenontvangst
De goederenontvangst is de registratie van wat er daadwerkelijk binnenkomt, afgeboekt tegen de bijbehorende inkooporder.
3-way matching
3-way matching betekent dat je een inkoopfactuur pas betaalt als hij klopt met wat je bestelde en wat er binnenkwam.
Waar dit werk in je bedrijf zit
Elke module voedt de volgende. Je begint bij één en breidt uit wanneer jij wilt.
Hoeveel pakbonnen worden er bij jullie per week met de hand afgeboekt?
In een eerste gesprek van 30 tot 45 minuten kijken we samen wat dit werk jullie nu kost en wat de digitale inkoopmedewerker kan klaarzetten. Past het niet, dan zeggen we dat gewoon.
