Kennisbank
Inkoopfacturen fiatteren: wat het is en hoe je het inricht
Fiatteren is het formeel goedkeuren van een inkoopfactuur voor betaling. Iemand met de juiste bevoegdheid verklaart dat de factuur klopt: de goederen of diensten zijn geleverd, de prijs is afgesproken, en het bedrag mag betaald worden. Zonder fiattering blijft de factuur staan.
Waarom het ertoe doet
Wat je ermee wint of verliest
Fiattering is de laatste controle voordat er geld weggaat. Het is daarmee ook de belangrijkste rem op onterechte betalingen: spookfacturen, dubbele facturen en prijzen die stilletjes zijn verhoogd worden hier tegengehouden, of helemaal niet. En het is de plek waar de meeste vertraging in het proces ontstaat, want de factuur ligt te wachten op iemand die er niet aan toe komt.
In de praktijk
Hoe het werkt
Wie mag wat
De meeste bedrijven werken met bedragsgrenzen: tot een bepaald bedrag volstaat de budgethouder, daarboven komt er een tweede handtekening bij. Leg vast wie welke grens heeft, anders wordt de regel omzeild zodra iemand op vakantie is.
Waarop wordt gecontroleerd
Klopt de factuur met de inkooporder en met wat er is ontvangen, staan de juiste btw en het juiste grootboek erop, en is er niet al eerder een factuur met hetzelfde nummer langsgekomen.
Waar de tijd verdwijnt
Niet in het beoordelen zelf. Dat kost seconden, maar in het rondsturen, het zoeken naar de bijbehorende order en het achteraan bellen bij wie nog moet tekenen.
Waar het misgaat
De valkuil
Fiatteren verwordt makkelijk tot een formaliteit. Wie tien facturen achter elkaar goedkeurt zonder ze naast de order te leggen, doet het proces wel maar niet de controle. Dat is ook precies waarop factuurfraude rekent: een factuur die er plausibel uitziet, van een leverancier waar je vaker mee werkt, voor een bedrag dat niet opvalt.
In je eigen systeem
Hoe AFAS, Exact Online en Business Central hiermee omgaan
AFAS heeft workflows voor het accorderen van inkoopfacturen, met bedragsgrenzen en vervangers bij afwezigheid. Exact Online en Business Central kennen vergelijkbare goedkeuringsstromen. Wat in geen van de drie standaard zit, is de stap ervóór: de factuurgegevens uit de PDF halen en automatisch naast de inkooporder en de ontvangst leggen, zodat de fiatteur alleen nog de afwijkingen ziet in plaats van elk veld zelf te vergelijken.
Een fiatteur die alleen nog naar de drie facturen kijkt die afwijken, controleert beter dan iemand die er dertig doorheen klikt.
Veelgestelde vragen
Over inkoopfacturen fiatteren
Wat betekent fiatteren precies?›
Goedkeuren, akkoord geven. Het woord komt van het Latijnse fiat, "het geschiede". In de administratie betekent het dat iemand met de juiste bevoegdheid verklaart dat een factuur betaald mag worden.
Wat is het verschil tussen fiatteren en accorderen?›
In de praktijk hetzelfde: beide betekenen goedkeuren voor betaling. Sommige organisaties maken onderscheid, waarbij accorderen de inhoudelijke controle is (klopt de levering) en fiatteren de financiële eindgoedkeuring. Spreek af welke betekenis je hanteert, want het is geen vaste norm.
Wie mag een inkoopfactuur fiatteren?›
Degene die volgens je eigen procuratieregeling bevoegd is voor dat bedrag en die kan beoordelen of de prestatie is geleverd. Meestal is dat de budgethouder of de aanvrager van de bestelling, bij grotere bedragen aangevuld met een tweede goedkeurder.
Moet fiattering vastgelegd worden?›
Voor je eigen controle en voor de accountant is het van belang dat achteraf te herleiden is wie wat wanneer heeft goedgekeurd. Een digitale goedkeuring met tijdstip en gebruiker is daarvoor sterker bewijs dan een paraaf op papier.
Verder lezen
Verwante begrippen
Spookfactuur
Een spookfactuur is een factuur voor iets wat nooit is geleverd of besteld.
Goederenontvangst
De goederenontvangst is de registratie van wat er daadwerkelijk binnenkomt, afgeboekt tegen de bijbehorende inkooporder.
Crediteurenadministratie
De crediteurenadministratie omvat alles rondom wat je bedrijf aan anderen moet betalen: inkoopfacturen ontvangen, controleren, boeken, laten goedkeuren en op tijd betalen.
Draai je op een groter ERP? Bekijk de AFAS-koppeling, de Exact Online-koppeling of de Business Central-koppeling.
Aan de slag
Kost dit bij jullie nog handwerk?
In een kort gesprek stellen we vast waar de tijd blijft en wat het oplevert om dat weg te nemen. Levert het te weinig op, dan zeggen we dat gewoon.
