Kennisbank
Spookfacturen herkennen: valse facturen die er echt uitzien
Een spookfactuur is een factuur voor iets wat nooit is geleverd of besteld. Soms is het een regelrechte oplichtingspoging, soms een "aanbieding" die eruitziet als een rekening, een vermelding in een bedrijvengids bijvoorbeeld, opgemaakt als factuur in de hoop dat iemand hem gedachteloos betaalt.
Waarom het ertoe doet
Wat je ermee wint of verliest
Spookfacturen zijn zo ontworpen dat ze door de controle glippen: het bedrag is laag genoeg om niet op te vallen, de opmaak is plausibel, en de afzender lijkt op een partij waar je vaker zaken mee doet. Ze rekenen op een drukke crediteurenadministratie die op routine werkt. Precies daarom is een factuur zonder bijbehorende inkooporder het sterkste signaal dat er iets niet klopt.
In de praktijk
Hoe het werkt
Waaraan je ze herkent
Geen inkoopordernummer of een nummer dat niet bestaat, een leverancier die niet in je crediteurenbestand staat, een rekeningnummer dat afwijkt van eerdere facturen van dezelfde partij, of een omschrijving die opvallend vaag blijft.
De variant met de gewijzigde rekening
Gevaarlijker dan de klassieke spookfactuur: een echte leverancier, een echt factuurnummer, maar een gewijzigd IBAN. Vaak voorafgegaan door een mail dat de bankgegevens zijn veranderd. Bel in dat geval altijd naar een nummer dat je zelf opzoekt, niet naar het nummer in die mail.
Wat de controle sluitend maakt
Elke factuur automatisch tegen een bestaande inkooporder en een geregistreerde ontvangst leggen. Een factuur die nergens bij hoort valt dan meteen op, ook bij een lage werkdruk of een ingevallen collega.
Waar het misgaat
De valkuil
De aanname dat het alleen om grote bedragen gaat. De succesvolste spookfacturen zitten bewust onder de grens waarboven een tweede goedkeuring nodig is, en worden meerdere keren per jaar verstuurd. Twaalf keer tweehonderd euro valt in geen enkele maandrapportage op.
In je eigen systeem
Hoe AFAS, Exact Online en Business Central hiermee omgaan
AFAS, Exact Online en Business Central kunnen alle drie waarschuwen bij een dubbel factuurnummer van dezelfde crediteur. Wat ze niet uit zichzelf doen: controleren of er überhaupt een inkooporder tegenover staat, of signaleren dat het rekeningnummer afwijkt van wat je eerder aan deze leverancier betaalde.
Een factuur zonder order hoort niet zomaar in de goedkeuringsstroom terecht te komen. Die hoort apart gelegd te worden voordat iemand hem ziet.
Veelgestelde vragen
Over spookfactuur
Wat moet ik doen als ik een spookfactuur ontvang?›
Niet betalen en niet reageren op de contactgegevens in de factuur zelf. Leg hem apart, meld het intern zodat een collega hem niet alsnog betaalt, en doe bij een serieuze fraudepoging aangifte. Melden kan ook bij de Fraudehelpdesk.
Ik heb een spookfactuur al betaald. Kan ik dat terugkrijgen?›
Neem direct contact op met je bank; bij een zeer recente overboeking is terughalen soms nog mogelijk. Daarna is het een civiele kwestie, en in de praktijk is het geld bij een georganiseerde fraudeur zelden terug te halen. Doe wel aangifte.
Hoe voorkom ik spookfacturen structureel?›
Door de controle niet van oplettendheid te laten afhangen. Elke factuur tegen een inkooporder en een geregistreerde ontvangst leggen, wijzigingen van rekeningnummers via een tweede kanaal verifiëren, en bedragsgrenzen zo instellen dat ook kleine bedragen een keer langs een order moeten.
Is een acceptgiro-achtige aanbieding strafbaar?›
Een aanbieding die zo is vormgegeven dat hij op een factuur lijkt, is misleidend en in veel gevallen verboden. Betaal je hem, dan is het juridisch lastiger: je hebt dan mogelijk een overeenkomst bekrachtigd. Daarom is niet betalen en betwisten de betere route.
Verder lezen
Verwante begrippen
Inkoopfacturen fiatteren
Fiatteren is het formeel goedkeuren van een inkoopfactuur voor betaling.
Crediteurenadministratie
De crediteurenadministratie omvat alles rondom wat je bedrijf aan anderen moet betalen: inkoopfacturen ontvangen, controleren, boeken, laten goedkeuren en op tijd betalen.
Purchase order
Een purchase order (PO) is de formele bestelopdracht die een koper naar een leverancier stuurt: welke artikelen, hoeveel, tegen welke prijs en wanneer geleverd.
Draai je op een groter ERP? Bekijk de AFAS-koppeling, de Exact Online-koppeling of de Business Central-koppeling.
Aan de slag
Kost dit bij jullie nog handwerk?
In een kort gesprek stellen we vast waar de tijd blijft en wat het oplevert om dat weg te nemen. Levert het te weinig op, dan zeggen we dat gewoon.
