TradyonDigitale inkoopmedewerker
Facturen scannen is opgelost. Controleren nog niet.
De digitale inkoopmedewerker legt elke inkoopfactuur naast de inkooporder én de ontvangst. Klopt het, dan staat hij klaar ter goedkeuring. Wijkt er iets af, dan gaat hij naar de juiste beoordelaar. Een dubbele factuur valt op.
- Zet klaar
- Digitale inkoopmedewerker
- Beslist
- Financiële administratie
- Werkt in
- AFAS · Exact Online · Business Central
- Inzetbaar
- in ± 6 weken
Zo ziet het eruit. Demo-omgeving met verzonnen gegevens.
Dit is de echte omgeving, geen plaatje: hij doet het je voor. Neem het gerust over.
Zo loopt het werk
1De collega zet klaar
Digitale inkoopmedewerkerDigitale collega van Tradyon- Zoekt de inkooporder erbij en vergelijkt de prijs per regel.
- Zoekt de ontvangst erbij en vergelijkt het gefactureerde aantal met wat er binnenkwam.
- Zet een kloppende factuur klaar ter goedkeuring; een afwijking gaat naar de beoordelaar volgens je fiatteringsregels.
2Financiële administratie beslist
Inkoopfactuur klaargezetNaast order en ontvangst gelegd · wacht op akkoordKeurt een kloppende factuur met één klik goed.
3Je ERP is bijgewerkt
AFAS · Exact Online · Business Central
- De goedgekeurde factuur staat als boeking in je ERP; betalen blijft bij jou.
Wat het oplevert. Kloppende facturen keur je met één klik goed; je beoordelaars besteden hun tijd aan wat afwijkt. Te hoge prijzen en dubbele facturen vallen op vóór de betaling.
Bekijk alle 9 stappen
Begint bijEr komt een inkoopfactuur binnen, als PDF per mail of als e-factuur.
- Digitale collegaNeemt de factuur aan: een PDF uit de mailbox, of een e-factuur die al gestructureerd is.
- Digitale collegaLeest een PDF uit: leverancier, factuurnummer, datum, regels, bedragen en btw.
- Digitale collegaControleert of de factuur al eerder binnenkwam of geboekt is, op nummer, bedrag, datum en regels.
- Digitale collegaZoekt de inkooporder erbij en vergelijkt de prijs per regel.
- Digitale collegaZoekt de ontvangst erbij en vergelijkt het gefactureerde aantal met wat er binnenkwam.
- Digitale collegaZet een kloppende factuur klaar ter goedkeuring; een afwijking gaat naar de beoordelaar volgens je fiatteringsregels.
- Financiële administratieKeurt een kloppende factuur met één klik goed.
- BeoordelaarBekijkt de afwijking met het verschil erbij en beslist wat ermee gebeurt.
- Je ERPDe goedgekeurde factuur staat als boeking in je ERP; betalen blijft bij jou.
Misschien heb je ons niet nodig
Dit gaat over facturen die als PDF of e-factuur binnenkomen; gescande papieren facturen zijn maatwerk. Staat het inkoopordernummer op de factuur en houden je leveranciers een vast formaat aan? Dan doet Scan & Herken in je eigen pakket het meeste werk al. Wij worden pas interessant bij deze vier punten.
Waar het blijft haperen
- De herkenning vindt het totaalbedrag en het factuurnummer, maar de losse factuurregels blijven handwerk.
- Een factuur zonder inkoopordernummer belandt op iemands bureau om uit te zoeken.
- Een prijs die stilletjes is verhoogd, valt pas op bij de betaling. Of helemaal niet.
- Verandert een leverancier zijn opmaak, dan moet de herkenning opnieuw worden ingeregeld.
Wat wij eraan doen
- We lezen ook de regels uit en leggen ze naast de orderregels. Je ziet per regel wat afwijkt.
- Facturen zonder order gaan apart, met de reden erbij. Dat is meteen je sterkste signaal tegen spookfacturen.
- Elke afwijking tussen order, ontvangst en factuur wordt gemeld op het moment dat hij ontstaat.
- De digitale inkoopmedewerker leest de factuur op inhoud, niet op vaste posities. Een andere opmaak breekt dat niet.
Bij Interfilter, een groothandel op AFAS, werkt dit principe al voor orderbevestigingen: de inkoper keurt met één klik goed en houdt zijn tijd over voor de afwijkingen. Lees de case.
Wat er in jouw pakket al zit
AFAS
Scan & Herken leest facturen uit en zet ze klaar als boeking. Workflows regelen het accorderen met bedragsgrenzen. Ontvangst en factuur vergelijken kan ook, maar afwijkingen die niet exact matchen belanden alsnog op iemands bureau.
Exact Online
Scan & Herken leest facturen en bonnen in en zet ze klaar. Sterk in het vastleggen, minder in de vergelijking met de inkooporder. Zeker als leveranciers deelleveringen sturen of hun regels anders indelen dan jouw order.
Business Central
Kent goedkeuringsstromen en een koppeling tussen inkooporder, ontvangst en factuur. Sinds november 2025 leest de Payables Agent PDF-facturen uit een mailbox en zet hij een concept klaar, met de orderregels erbij als er een inkooporder is. Hij boekt niet, en goedkeuren blijft een eigen stap.
Wat de pakketten zelf met AI doen, zoals de Purchase Agent van Exact en de Payables Agent van Business Central, staat met bronnen in wat je ERP zelf al doet met AI, en wat het kost om de rest te laten bouwen in AI-automatisering in de groothandel. Meer per pakket: de AFAS-koppeling, de Exact Online-koppeling, de Business Central-koppeling en alle systemen waarmee we koppelen.
Wat je krijgt bij inkoopfacturen
Als iets afwijkt, beslist jouw mens
- Is de factuur al eerder binnengekomen?Dan wordt hij tegengehouden en gemeld, nog vóór de betaling.
- Valt de prijs of het aantal buiten je marge?Dan gaat de factuur naar wie er volgens je fiatteringsregels over gaat.
- Hoort er geen inkooporder bij de factuur?Dan komt hij apart te liggen, met de reden erbij.
- Wijkt de btw af?Dat wordt gesignaleerd; wat er dan gebeurt, spreek je vooraf af.
Standaard
Zit erin vanaf de eerste dag
- PDF-facturen uitlezen, inclusief de losse factuurregels
- E-facturen (UBL via Peppol) door dezelfde controle
- Prijs per regel vergelijken met de inkooporder
- Aantal vergelijken met de vastgelegde ontvangst
Nog 2 meer
- Dubbele facturen herkennen op nummer, bedrag, datum en orderregels
- Afwijkingen naar de juiste beoordelaar, volgens de fiatteringsregels die al in je ERP staan
Maatwerk
Kan erbij, als jouw proces erom vraagt
- Je eigen marge: welk bedrag of percentage een factuur mag afwijken
- Afspraken over wat er gebeurt bij een btw-afwijking
- Extra leesregels voor een leverancier die structureel rommelig factureert
- Alleen prijs tegen order controleren, zolang je de ontvangst nog niet vastlegt
Nog 3 meer
- Gescande papieren facturen uitlezen
- Een voorstel voor grootboekrekening en kostenplaats bij facturen zonder inkooporder
- Overzicht per leverancier van hoe vaak de factuurprijs afwijkt van de order
Wat we van je nodig hebben, en wanneer het minder goed past
Wat we van je nodig hebben
- Toegang tot je ERP om orders, ontvangsten en facturen te lezen en facturen klaar te zetten
- Een mailbox voor facturen, of een doorstuurregel daarheen
- Vastgelegde goederenontvangst, voor de controle op aantallen
- Ingerichte fiatteringsregels in je ERP
- Je marges, en wat er moet gebeuren bij een btw-afwijking
Past minder goed als
- Je factuurverwerking matcht al tegen order én ontvangst.
- Je verwerkt minder dan een stuk of vijftig facturen per maand.
- Je legt geen inkooporders vast om tegen te matchen.
Vragen over inkoopfacturen
Wat is Scan & Herken?
Scan & Herken is de naam die AFAS en Exact Online gebruiken voor het automatisch uitlezen van facturen. De software haalt de gegevens uit de PDF of scan en zet ze klaar als boeking, zodat je ze niet hoeft over te typen. Andere leveranciers noemen hetzelfde OCR-factuurherkenning of digitale factuurverwerking.
Wat is het verschil tussen facturen scannen en facturen matchen?
Scannen is het uitlezen: de gegevens uit het document halen. Matchen is de controle daarna: die gegevens vergelijken met de inkooporder en de geregistreerde goederenontvangst. De meeste standaardoplossingen zijn sterk in het eerste. De tijdwinst zit meestal in het tweede, want dat is het werk waarbij iemand documenten naast elkaar legt.
Heb ik hier iets extra's voor nodig als ik al AFAS of Exact Online gebruik?
Vaak niet. Als je facturen netjes een inkoopordernummer bevatten, je leveranciers een vast formaat aanhouden en je vooral het overtypen kwijt wilt, dan doet de standaardfunctionaliteit precies wat je zoekt. Het wordt pas interessant als de controle daarna nog steeds handwerk is, of als je leveranciers zulke uiteenlopende formaten sturen dat de herkenning blijft haperen.
Hoe nauwkeurig is het uitlezen?
Op een nette PDF met een consistente indeling gaat het merendeel foutloos. Lastiger wordt het bij gescande papieren facturen, bij leveranciers die hun opmaak veranderen, en op regelniveau. Kopgegevens zoals totaalbedrag en factuurnummer zijn eenvoudiger te vinden dan de losse factuurregels. Daarom blijft er altijd een controlestap: de digitale inkoopmedewerker meldt wat hij niet zeker weet, in plaats van te gokken.
Wat kost het om dit te automatiseren?
Eenmalig een vast bedrag, plus een vast bedrag per maand voor het platform. Allebei spreken we vooraf af. Wat het precies is, hoor je na de gratis scan.
Vanaf hoeveel facturen is het de moeite waard?
Onder een stuk of vijftig facturen per maand verdient het zich meestal niet terug: dan is de tijd die je erin steekt meer dan de tijd die je bespaart. Dat rekenen we in de scan eerlijk voor je uit.
Waar staan onze gegevens?
Wij hosten een platform dat verbonden is met je ERP; voor het lezen van documenten gebruikt het de AI van Anthropic. Voor nieuwe klanten richten wij een eigen omgeving in op Microsoft Azure, regio West-Europa; daar staan je gegevens. Alleen de AI-stap, het lezen van een document, gaat naar Anthropic, buiten de EU, met standaardcontractbepalingen. Niemand traint een AI op je gegevens: wij niet, en Anthropic ook niet. Meer lees je op de pagina AI & regels.
Wat als het niet werkt?
Werkt een module niet zoals we vooraf samen vastleggen, dan betaal je niet, of krijg je je geld terug.
Begrippen bij dit proces
Inkoopfacturen fiatteren
Fiatteren is het formeel goedkeuren van een inkoopfactuur voor betaling.
Spookfactuur
Een spookfactuur is een factuur voor iets wat nooit is geleverd of besteld.
Crediteurenadministratie
De crediteurenadministratie omvat alles rondom wat je bedrijf aan anderen moet betalen: inkoopfacturen ontvangen, controleren, boeken, laten goedkeuren en op tijd betalen.
Bewaarplicht administratie
De fiscale bewaarplicht is zeven jaar: alle gegevens die van belang zijn voor de belastingheffing moet je zeven jaar beschikbaar houden.
UBL
UBL staat voor Universal Business Language: een open standaard waarin zakelijke documenten als XML-bestand worden vastgelegd.
Grootboekrekening
Een grootboekrekening is een categorie waarin gelijksoortige boekingen bij elkaar staan: omzet, inkoopwaarde, huisvestingskosten, debiteuren, bank.
3-way matching
3-way matching betekent dat je een inkoopfactuur pas betaalt als hij klopt met wat je bestelde en wat er binnenkwam.
Waar dit werk in je bedrijf zit
Elke module voedt de volgende. Je begint bij één en breidt uit wanneer jij wilt.
Benieuwd of het bij jullie de moeite waard is?
In een eerste gesprek van 30 tot 45 minuten kijken we samen wat dit werk jullie nu kost en wat de digitale inkoopmedewerker kan klaarzetten. Past het niet, dan zeggen we dat gewoon.
