Facturen scannen en herkennen
Facturen scannen is opgelost. Controleren nog niet.
Het uitlezen van een inkoopfactuur kan tegenwoordig elk pakket. Scan & Herken in AFAS en Exact Online doet dat prima. Waar de tijd blijft zitten is de stap erna: kijken of die factuur klopt met wat je besteld hebt en met wat er is binnengekomen.
Voor AFAS, Exact Online en Business CentralVaste prijs vooraf
Eerst dit
Misschien heb je ons niet nodig
Dat is geen bescheidenheid maar rekenwerk. Draaien je facturen al door Scan & Herken, zetten je leveranciers netjes een inkoopordernummer op de factuur en houden ze een vast formaat aan, dan doet je eigen pakket het grootste deel van het werk al. Dan is er geen reden om er iets naast te zetten.
Het verschil
Waar het wél om gaat
Scannen is opgelost. Deze vier dingen niet, en daar zit bij de meeste bedrijven de tijd.
Waarom het blijft haperen
- De herkenning haalt het totaalbedrag en het factuurnummer eruit, maar de losse factuurregels blijven handwerk.
- Een factuur zonder inkoopordernummer belandt standaard op iemands bureau om uit te zoeken.
- Een prijs die stilletjes is verhoogd valt pas op bij de betaling, of helemaal niet.
- Bij een leverancier die zijn opmaak verandert, moet de herkenning opnieuw worden ingeregeld.
Wat wij eraan doen
- We lezen ook de regels uit en leggen ze naast de orderregels, zodat je per regel ziet wat afwijkt.
- Facturen zonder order gaan apart, mét de reden erbij, en dat is meteen je sterkste signaal tegen spookfacturen.
- Elke afwijking tussen order, ontvangst en factuur wordt gemeld op het moment dat hij ontstaat.
- Het model leest de factuur zoals een mens dat doet, in plaats van op vaste posities, een andere opmaak breekt het niet.
Hoe het werkt
Van binnenkomst tot goedkeuring
Binnenkomen
Facturen komen binnen per mail, als PDF-bijlage, op papier of via Peppol. Het scheelt al veel als ze op één centraal adres binnenkomen in plaats van in de mailbox van degene die de bestelling deed.
Uitlezen
Uit de PDF worden de velden gehaald die je nodig hebt: leverancier, factuurnummer, datum, bedragen, btw, en het inkoopordernummer als dat erop staat. Bij een gescand papieren exemplaar gebeurt dat met OCR.
Controleren
De gevonden gegevens worden vergeleken met de inkooporder en met wat er is ontvangen. Klopt het aantal, klopt de prijs, is deze factuur niet al eerder langsgekomen. Dit is de stap die het meeste werk wegneemt.
Klaarzetten
Wat klopt, staat geboekt klaar ter goedkeuring. Wat afwijkt, komt apart te liggen met de afwijking erbij vermeld, zodat een mens alleen nog naar de uitzonderingen kijkt.
Die derde stap is waar het verschil zit. Het vergelijken van factuur, inkooporder en ontvangst heet three-way matching, en het is precies het soort werk dat een computer beter doet dan een mens: elke regel, elke keer, ook bij de dertigste factuur van de dag.
Wat het oplevert
Niet minder controle, maar betere
De winst zit niet alleen in bespaarde minuten. Wie tien facturen achter elkaar goedkeurt zonder ze naast de order te leggen, doorloopt het proces wel maar voert de controle niet uit. Een fiatteur die alleen nog de drie facturen ziet die afwijken, controleert beter dan iemand die er dertig doorheen klikt.
Daar komt bij dat afwijkingen eerder zichtbaar worden. Een prijs die stilletjes met een paar procent is verhoogd, een dubbele factuur, of een spookfactuur zonder bijbehorende order: dat valt op bij de match, niet pas bij de jaarafsluiting.
Per systeem
Wat er in jouw pakket al zit
AFAS
Scan & Herken leest facturen uit en zet ze klaar als boeking; workflows regelen het accorderen met bedragsgrenzen. Het confronteren van ontvangst en inkoopfactuur zit erin, maar loopt vast bij afwijkingen die niet exact matchen, en juist die belanden op iemands bureau.
Exact Online
Scan & Herken doet hetzelfde: facturen en bonnen inlezen en klaarzetten. Sterk in het vastleggen, minder in de vergelijking met de inkooporder, zeker als leveranciers deelleveringen sturen of hun factuurregels anders indelen dan jouw order.
Business Central
Kent goedkeuringsstromen en een koppeling tussen inkooporder, ontvangst en factuur. De inrichting is krachtig maar bewerkelijk, en de standaardherkenning van PDF-facturen is beperkter dan wat AFAS en Exact bieden.
Werk je met een ander pakket? Bekijk de AFAS-koppeling, de Exact Online-koppeling, de Business Central-koppeling of alle systemen waarmee we koppelen.
In de praktijk
Bij Interfilter
Interfilter, een groothandel die op AFAS draait, had een inkoper die elke orderbevestiging regel voor regel overtypte. Nu leest het systeem de PDF uit, vergelijkt hem met de inkooporder en werkt de leverdatum bij. De inkoper ziet alleen nog de afwijkingen.
Hetzelfde principe geldt voor inkoopfacturen: het invoerwerk verdwijnt, de controle blijft, en wordt scherper, omdat er aandacht overblijft voor de gevallen die er echt toe doen.
Doorlooptijd
Hoe lang het duurt
Van akkoord tot draaiend in je eigen omgeving. Geen offertetraject van weken vooraf, de scan is een gesprek.
Eén proces
Eén duidelijke stroom automatiseren: inkoopfacturen inlezen, pakbonnen afboeken, of orderbevestigingen vergelijken met de inkooporder.
Je krijgt Werkend in je eigen omgeving, met een terugvaloptie zolang het meeloopt.
Proces plus controle
Inlezen én de controle erna: matchen tegen order en ontvangst, afwijkingen apart zetten, uitzonderingen naar de juiste persoon.
Je krijgt De controle draait mee, jullie zien alleen nog wat afwijkt.
Meerdere processen
Verschillende stromen die elkaar raken, inkoop, ontvangst en facturatie, inclusief de signalen en rapportage eromheen.
Je krijgt In delen opgeleverd, zodat het eerste stuk al draait terwijl de rest wordt gebouwd.
Doorlooptijd vanaf akkoord, bij een gemiddelde beschikbaarheid van jullie kant voor vragen en testen. De scan vooraf kost een gesprek en is gratis.
De factuur komt binnen, wordt uitgelezen en naast de order gelegd. Alleen wat afwijkt vraagt om een mens.
Dit is de echte omgeving, geen plaatje: hij klikt zichzelf rond. Neem het gerust over.
Veelgestelde vragen
Over facturen scannen en herkennen
Wat is Scan & Herken?›
Scan & Herken is de naam die AFAS en Exact Online gebruiken voor het automatisch uitlezen van facturen. De software haalt de gegevens uit de PDF of scan en zet ze klaar als boeking, zodat je ze niet hoeft over te typen. Andere leveranciers noemen hetzelfde OCR-factuurherkenning of digitale factuurverwerking.
Wat is het verschil tussen facturen scannen en facturen matchen?›
Scannen is het uitlezen: de gegevens uit het document halen. Matchen is de controle daarna: die gegevens vergelijken met de inkooporder en de geregistreerde ontvangst. De meeste standaardoplossingen zijn sterk in het eerste. De tijdwinst zit meestal in het tweede, want dat is het werk waar iemand documenten naast elkaar legt.
Heb ik hier iets extra's voor nodig als ik al AFAS of Exact Online gebruik?›
Vaak niet. Als je facturen netjes een inkoopordernummer bevatten, je leveranciers een vast formaat aanhouden en je vooral het overtypen kwijt wilt, dan doet de standaardfunctionaliteit precies wat je zoekt. Het wordt pas interessant als de controle daarna nog steeds handwerk is, of als je leveranciers zulke uiteenlopende formaten sturen dat de herkenning blijft haperen.
Hoe nauwkeurig is het uitlezen?›
Op een nette PDF met een consistente indeling gaat het merendeel foutloos. Lastiger wordt het bij gescande papieren facturen, bij leveranciers die hun opmaak veranderen, en bij regelniveau, kopgegevens zoals totaalbedrag en factuurnummer zijn eenvoudiger te vinden dan de losse factuurregels. Daarom blijft er altijd een controlestap: het systeem hoort te melden wat het niet zeker weet, in plaats van te gokken.
Wat kost het om dit te automatiseren?›
Dat hangt af van hoeveel facturen je verwerkt, hoeveel leveranciers er zijn en hoeveel uitzonderingen je proces kent. We beginnen met een gratis scan waarin we uitrekenen wat het handwerk nu kost en wat automatiseren oplevert. Daarna krijg je een vaste prijs vooraf.
Vanaf hoeveel facturen is het de moeite waard?›
Verwerk je een handjevol facturen per maand, dan verdient automatiseren zich niet terug, dan is de tijd die je erin steekt meer dan de tijd die je bespaart. Het kantelpunt ligt in de praktijk bij een paar honderd facturen per jaar, maar het hangt sterk af van hoeveel controlewerk er per factuur bij komt kijken. Dat rekenen we in de scan eerlijk voor je uit.
Wat gebeurt er met onze gegevens?›
Je blijft eigenaar van je gegevens en er wordt niet op getraind. Je gegevens staan in de EU; de AI-stap loopt met Europese waarborgen (SCC's), en we leggen afspraken vast in een verwerkersovereenkomst. Elke stap wordt gelogd, zodat achteraf te herleiden is wat er automatisch is gegaan.
Aan de slag
Benieuwd of het bij jullie de moeite waard is?
In een kort gesprek stellen we vast hoeveel facturen er langskomen, waar de controle nu blijft hangen en wat het oplevert om dat weg te nemen. Levert het te weinig op, dan zeggen we dat gewoon.
