Tradyon

Kennisbank

3-way matching: factuur, bestelling en ontvangst naast elkaar

3-way matching betekent dat je een inkoopfactuur pas betaalt als hij klopt met wat je bestelde en wat er binnenkwam. Je legt drie documenten naast elkaar: de inkooporder, de ontvangst en de factuur. Wat overeenkomt, gaat door naar goedkeuring; wat afwijkt, bekijkt eerst iemand.

2-way: factuur tegen bestellingklopt de prijs?
3-way: plus de ontvangstklopt ook het aantal?
4-way: plus de keuringis het ook goedgekeurd?

Hoe meer documenten, hoe strenger de controle, en hoe meer er vastgelegd moet zijn voordat je kunt betalen. Voor een dienst zonder ontvangstregistratie is 2-way vaak het hoogst haalbare. Voor goederen die je ontvangt en telt, ligt 3-way voor de hand.

Waarom het ertoe doet

Wat je ermee wint of verliest

Zonder deze controle betaal je wat de leverancier factureert, niet wat je hebt afgesproken en ontvangen. Een hogere prijs, een regel die twee keer op de factuur staat, een aantal dat nooit is geleverd: met alleen de factuur in de hand zie je het niet. 3-way matching maakt ook een snelle goedkeuring mogelijk. Wie weet dat de kloppende facturen echt kloppen, hoeft alleen de afwijkingen nog te beoordelen.

In de praktijk

Hoe het werkt

Hoe doe je een 3-way match?

Zoek bij de factuur het inkoopordernummer. Leg de factuurregels naast de orderregels voor prijs en korting, en naast de geboekte ontvangst voor het aantal. Klopt alles binnen de marge die je hebt afgesproken, dan gaat de factuur door naar fiattering en betaling.

Hoeveel mag een factuur afwijken?

Een cent afrondingsverschil hoort geen uitzondering op te leveren. Leg vast hoeveel een factuur mag afwijken, in procenten en in euro's, en welke afwijking altijd naar een mens gaat, ongeacht het bedrag. Een artikel dat niet op de order stond, is daar een voorbeeld van.

Wat als er meer ontvangsten of facturen zijn?

Eén factuur voor drie ontvangsten, of drie facturen voor één order: hier wordt de controle lastig. Koppel per regel en niet per document, anders verdwijnt een deellevering in het totaal.

Waar het misgaat

De valkuil

Matchen op het totaalbedrag in plaats van per regel. Een factuur die in totaal klopt, kan op het ene artikel een hogere prijs hebben en op het andere een regel missen, en die verschillen kunnen elkaar toevallig opheffen. Een tweede valkuil: de ontvangst wordt pas geboekt als de factuur er al is, en dan met de aantallen van die factuur. Dan vergelijk je de factuur met zichzelf en controleer je niets.

In je eigen systeem

Hoe AFAS, Exact Online en Business Central hiermee omgaan

AFAS noemt het vergelijken van ontvangst en factuur confronteren. Je kunt een maximaal confrontatieverschil instellen, als percentage en als bedrag; dat maximum telt alleen als je confronteert vanuit Ordermanagement, niet vanuit Financieel. Op zijn productpagina schrijft AFAS dat de inkoopfactuur automatisch aan de ontvangst wordt gekoppeld. Exact Online vergelijkt sinds februari 2026, met de module Automatische factuurverwerking, de prijs per bestelregel met de prijs op de bijbehorende e-factuur en markeert een verschil; over de ontvangen aantallen zegt die releasenotitie niets. Exact noemt daarnaast een Purchase Agent die inkoopfacturen verwerkt en afwijkingen herkent. In Business Central stelt de Payables Agent inkooporderregels voor bij de factuurregels, waarna Business Central onder meer aantal, ontvangst en prijs controleert; de agent boekt zelf niets en heeft geen goedkeuringsworkflow. Werk je met weinig facturen of vaste prijzen, dan is wat je pakket zelf doet vaak genoeg.

Bij honderden facturen per maand loont het om het vergelijken per regel te laten voorbereiden: de kloppende facturen staan klaar voor goedkeuring, de afwijkingen staan bovenaan met de reden erbij.

Inkoopfacturen controleren tegen order en ontvangst

Veelgestelde vragen

Over 3-way matching

Wat is het verschil tussen 2-way en 3-way matching?›

Bij 2-way matching vergelijk je alleen de factuur met de bestelling: klopt het artikel en klopt de prijs. Bij 3-way matching komt de ontvangst erbij: is er ook echt geleverd wat er gefactureerd wordt. Voor diensten zonder ontvangstregistratie is 2-way vaak het maximum.

Hoort 3-way matching bij de crediteuren of de debiteuren?›

Bij de crediteuren: het gaat om facturen die jij moet betalen. In het Engels heet die afdeling accounts payable, AP. De debiteurenkant, accounts receivable of AR, gaat over facturen die jij verstuurt en waarop je zelf wacht.

Wat is confronteren in AFAS?›

De AFAS-term voor het vergelijken van een geboekte ontvangst met de inkoopfactuur. Je kunt instellen hoeveel ze maximaal mogen verschillen, als percentage en als bedrag, en AFAS neemt de verschillen als confrontatieverschil op in de journaalposten. Het ingestelde maximum geldt alleen als je confronteert vanuit Ordermanagement.

Hoe doe je een 3-way match in Exact Online, en heb je daar extra software voor nodig?›

Exact Online volgt per bestelling de levering en de binnenkomende facturen, en markeert met de module Automatische factuurverwerking een prijsverschil tussen bestelregel en e-factuur. Een vergelijking met de ontvangen aantallen beschrijft Exact in die releasenotitie niet. Of je meer nodig hebt, hangt af van hoeveel facturen je per maand verwerkt en hoe vaak ze afwijken. Bij een handvol is nalopen met de hand te doen.

Wat doe je als de factuur niet klopt met de ontvangst?›

Eerst uitzoeken welke van de twee niet klopt. Soms is er te weinig geleverd en klopt de ontvangst, soms is de ontvangst te laat of verkeerd geboekt. Ligt het aan de leverancier, vraag dan een creditnota of een gecorrigeerde factuur, en betaal niet alvast het hele bedrag in afwachting daarvan.

Zelf nalezen

Bronnen

Verder lezen

Verwante begrippen

Purchase order

Een purchase order (PO) is de formele bestelopdracht die een koper naar een leverancier stuurt: welke artikelen, hoeveel, tegen welke prijs en wanneer geleverd.

Goederenontvangst

De goederenontvangst is de registratie van wat er daadwerkelijk binnenkomt, afgeboekt tegen de bijbehorende inkooporder.

Inkoopfacturen fiatteren

Fiatteren is het formeel goedkeuren van een inkoopfactuur voor betaling.

Benieuwd wat een digitale collega hiervan in je ERP kan klaarzetten? Bekijk de digitale binnendienst of de koppeling voor AFAS, Exact Online en Business Central.

Aan de slag

Kost dit bij jullie nog handwerk?

In een kort gesprek stellen we vast waar de tijd blijft en wat het oplevert om dat weg te nemen. Levert het te weinig op, dan zeggen we dat gewoon.

Neem contact op