Case · Groothandel · AFAS · Orderbevestigingen

Orderbevestigingen in één klik verwerkt.

Interfilter, een groothandel van zo'n 100 medewerkers op AFAS, automatiseerde met ons z'n eerste bedrijfsproces. De digitale inkoopmedewerker leest de bevestiging uit en legt hem naast de inkooporder in AFAS. De inkoper keurt met één klik goed en besteedt zijn tijd aan de afwijkingen.

Het bedrijfspand van Interfilter — Het pand van Interfilter, groothandel op AFAS.

Het resultaat

Wat het opleverde

600

orderbevestigingen per maand

Elk document werd eerst met de hand opgezocht in AFAS en regel voor regel vergeleken.

95%

gaat via het platform

Uitgelezen en vergeleken met AFAS; de inkoper keurt met één klik goed. Afwijkingen komen apart te liggen, met het verschil erbij.

6 weken

van start tot draaiend

Inclusief inrichten, testen met echte documenten en meelopen tot het stabiel was.

Order-detail in het Interfilter-dashboard: PDF vergeleken met AFAS, met een prijsafwijking

De echte Interfilter-omgeving, vertrouwelijke gegevens onleesbaar gemaakt. De digitale inkoopmedewerker leest de PDF, vergelijkt regel voor regel met AFAS en zet de afwijking op scherp. Klik om te vergroten.

Voorheen en nu

Van minuten per document naar één klik

Voorheen

1–5 min

handwerk per bevestiging

E-mail openen en de PDF downloaden
De inkooporder opzoeken in AFAS
Regel voor regel vergelijken: artikelen, aantallen, prijzen
De leverdatum overnemen en afwijkingen doorgeven

Foutgevoelig, en het schaalt niet. Bij tientallen bevestigingen per dag loopt dat op tot uren repetitief werk.

Eén klik

plus alleen de afwijkingen

De PDF komt binnen: uit de mailbox, of je sleept hem erin
De digitale inkoopmedewerker haalt de inkooporder uit AFAS
Hij vergelijkt regel voor regel op artikel, aantal en prijs
Klopt alles, dan keurt de inkoper met één klik goed. Een afwijking komt apart te liggen, met het verschil erbij

Van 1–5 minuten naar seconden. Minder fouten, en traceerbaar: elke stap wordt gelogd, afwijkingen worden zichtbaar in plaats van gemist.

Wat we precies bouwden

Uitlezen: De PDF gaat naar de AI van Anthropic (Claude Vision) en komt terug als gestructureerde data: leverancier, ordernummer, artikelregels, prijzen en de bevestigde leverdatum.
Naast de inkooporder in AFAS: De digitale inkoopmedewerker haalt de inkooporder op en vergelijkt regel voor regel op artikel, aantal en prijs.
Eén klik bij "alles klopt": Klopt alles? Dan keurt de inkoper met één klik goed en wordt de leverdatum in AFAS bijgewerkt.
Afwijkingen apart: Bij een prijs- of aantalverschil krijgt de inkoper een melding en handelt het af in het dashboard. Inclusief deelleveringen en een volledige audittrail.

Losse orderbevestigingen kosten een paar minuten. Maar bij tientallen per dag ben je zo een halve medewerker kwijt. Dat overtypen is nu weg. Klopt een bevestiging, dan keuren we hem met één klik goed. Onze aandacht gaat naar de afwijkingen.

Jesse Fok · Interfilter

Eén platform

Van binnenkomst tot inzicht

Elke stap in het inkoopproces, in hetzelfde dashboard.

Dashboard met verwerkte orders en dagelijkse activiteit — Alles in één overzicht: hoeveel orders binnenkwamen, wat met één klik ging en wat je aandacht vraagt.

Een orderbevestiging uploaden of automatisch uit de mailbox — Een orderbevestiging erin: sleep de PDF of laat 'm automatisch uit de mailbox binnenkomen. De digitale inkoopmedewerker begint meteen met vergelijken.

Orderlijst met status en aantal afwijkingen per order — Elke order met z'n status en het aantal afwijkingen in één oogopslag.

Mislukte intakes met de reden erbij — Niks valt tussen wal en schip: een PDF die niet te lezen was, komt hier terecht, met de reden erbij.

Leveranciersprestaties: afwijkingen op prijs en levertijd — Leveranciersprestaties: hoe vaak wijkt een leverancier af op prijs of levert 'ie te laat, objectief onderbouwd.

Echte Interfilter-omgeving · vertrouwelijke gegevens onleesbaar gemaakt. Klik op een beeld om te vergroten.

Voor groepen

Meerdere bedrijven, één platform

Interfilter is een groep met meerdere werkmaatschappijen. In hetzelfde dashboard schakel je tussen bedrijven, elk met eigen data, leveranciers en instellingen. Eén login, gescheiden administraties.

Schakelen tussen bedrijven binnen de groep in één dashboard

Onder de motorkap

Gebouwd als een echt product

Geen kwetsbaar scriptje, maar een schaalbare applicatie met veilige login, rollen en traceerbaarheid.

Python · FastAPIPostgreSQLMicrosoft Entra ID (login)Claude Vision (AI-extractie)AFAS REST (lezen + schrijven)Docker · eigen serverVolledige audittrail

Het is bewust modulair opgezet: één login, één dashboard, en elk volgend proces wordt een module in hetzelfde platform, van goederenontvangst tot offertes uit klantaanvragen.

Verder lezen

Hetzelfde principe, andere processen

Wat hier met orderbevestigingen gebeurt, geldt voor elk document dat binnenkomt en gecontroleerd moet worden.

Zo'n proces bij jou ook?

In een eerste gesprek van 30 tot 45 minuten kijken we samen welk werk een digitale collega kan klaarzetten.

Neem contact op