Case · Groothandel · AFAS
Orderbevestigingen die zichzelf verwerken.
Interfilter, een groothandel van zo'n 100 medewerkers dat op AFAS draait, automatiseerde met ons z'n eerste bedrijfsproces. Wat een inkoper vroeger regel voor regel controleerde, doet nu AI: uitlezen, matchen en verwerken. De mens ziet alleen nog de afwijkingen.
Het resultaat
Wat het opleverde
orderbevestigingen per maand
Elk document werd eerst met de hand opgezocht in AFAS en regel voor regel vergeleken.
gaat zonder mens door
De inkoper keurt nog goed met één klik. De rest komt apart te liggen, met de afwijking erbij.
van start tot draaiend
Inclusief inrichten, testen met echte documenten en meelopen tot het stabiel was.
De echte Interfilter-omgeving, vertrouwelijke data geblurd. AI leest de PDF, matcht regel voor regel tegen AFAS en zet de afwijking op scherp. Klik om te vergroten.
De situatie
Elke orderbevestiging was handwerk
Interfilter plaatst inkooporders vanuit AFAS. Leveranciers sturen een orderbevestiging (PDF) terug per e-mail. Voor elke bevestiging moest een inkoper:
- de e-mail openen en de PDF downloaden;
- de bijbehorende inkooporder opzoeken in AFAS;
- regel voor regel vergelijken: artikelen, aantallen, prijzen;
- de bevestigde leverdatum overnemen en afwijkingen doorgeven.
Kosten: 1 tot 5 minuten per bevestigingfoutgevoelig, en het schaalt niet. Bij tientallen bevestigingen per dag loopt dat op tot uren repetitief werk.
Losse orderbevestigingen kosten een paar minuten. Maar bij tientallen per dag ben je zo een halve medewerker kwijt. Dat werk is nu weg. Wij kijken alleen nog naar de uitzonderingen.
Wat we bouwden
Een platform dat het happy path zelf afhandelt
AI-extractie
De PDF gaat naar Claude Vision en komt terug als gestructureerde data: leverancier, ordernummer, artikelregels, prijzen en de bevestigde leverdatum.
Automatische match tegen AFAS
Het systeem haalt de inkooporder op en vergelijkt regel voor regel op artikel, aantal en prijs.
Hands-off bij "alles klopt"
Klopt alles? Dan wordt de leverdatum automatisch in AFAS bijgewerkt, geen menselijke actie nodig.
Mens erbij alleen bij afwijking
Bij een prijs- of aantalverschil krijgt de inkoper een melding en handelt het af in het dashboard. Inclusief deelleveringen en een volledig audit trail.
Het resultaat
Van minuten per document naar hands-off
1–5 min → seconden
Het handmatige overtypen en vergelijken per bevestiging is verdwenen.
95%
Aandeel bevestigingen dat volledig zonder mens wordt verwerkt.
Minder & traceerbaar
Elke stap wordt gelogd; afwijkingen worden juist zichtbaar in plaats van gemist.
Eén platform
Van binnenkomst tot inzicht
Elke stap in het inkoopproces, in hetzelfde dashboard.
Echte Interfilter-omgeving · vertrouwelijke data geblurd. Klik op een beeld om te vergroten.
Voor groepen
Meerdere bedrijven, één platform
Interfilter is een groep met meerdere werkmaatschappijen. In hetzelfde dashboard schakel je tussen bedrijven, elk met eigen data, leveranciers en instellingen. Eén login, gescheiden administraties.
Onder de motorkap
Gebouwd als een echt product
Geen kwetsbaar scriptje, maar een schaalbare applicatie met veilige login, rollen en traceerbaarheid.
Het is bewust modulair opgezet: één login, één dashboard, en elk nieuw proces wordt een module in hetzelfde platform. De volgende module, automatisch verkoopoffertes opstellen uit klantaanvragen, is inmiddels in aanbouw.
Verder lezen
Hetzelfde principe, andere processen
Wat hier met orderbevestigingen gebeurt, geldt voor elk document dat binnenkomt en gecontroleerd moet worden.
Aan de slag
Zo'n proces bij jou ook?
In een gratis scan zoeken we samen jouw grootste automatiseringskans.
