TradyonDigitale administratiemedewerker
Bankmutaties afletteren, ook de lastige.
Je ERP matcht bankregels met het juiste kenmerk al zelf. De digitale collega zoekt de rest uit, zoals één betaling voor drie facturen, en zet een voorstel klaar. Jij keurt elk voorstel goed.
- Zet klaar
- Digitale administratiemedewerker
- Beslist
- Financiële administratie
- Werkt in
- AFAS · Exact Online · Business Central
- Inzetbaar
- in ± 6 weken
Zo ziet het eruit. Demo-omgeving met verzonnen gegevens.
Dit is de echte omgeving, geen plaatje: hij doet het je voor. Neem het gerust over.
Zo loopt het werk
1De collega zet klaar
Digitale administratiemedewerkerDigitale collega van Tradyon- Herkent een betaling zonder kenmerk aan de klantnaam in de omschrijving en een passend bedrag.
- Koppelt een terugkerende kost aan de grootboekrekening die eerder voor die afschrijving gekozen is.
- Zet per regel een voorstel klaar, met de bron en hoe zeker het is.
2Financiële administratie beslist
Bankregels voorgesteldKoppeling klaar · wacht op je administratieBekijkt het voorstel en keurt het goed. Zonder akkoord wordt er niets geboekt.
3Je ERP is bijgewerkt
AFAS · Exact Online · Business Central
- De goedgekeurde boeking komt in je ERP en de factuur staat niet meer open.
Wat het oplevert. De restpost ligt niet meer op iemands bureau te wachten. De administratie keurt voorstellen goed in plaats van zelf te zoeken, en de openstaande-postenlijst blijft kloppen.
Bekijk alle 8 stappen
Begint bijEen bankregel blijft liggen omdat je ERP hem niet zelf kan matchen.
- Je ERPJe ERP matcht de eenvoudige bankregels zelf, op betalingskenmerk en bedrag.
- Digitale collegaZoekt bij elke overgebleven regel of meerdere openstaande facturen samen precies het bedrag vormen.
- Digitale collegaHerkent een betaling zonder kenmerk aan de klantnaam in de omschrijving en een passend bedrag.
- Digitale collegaKoppelt een terugkerende kost aan de grootboekrekening die eerder voor die afschrijving gekozen is.
- Digitale collegaZet per regel een voorstel klaar, met de bron en hoe zeker het is.
- Financiële administratieBekijkt het voorstel en keurt het goed. Zonder akkoord wordt er niets geboekt.
- Je ERPDe goedgekeurde boeking komt in je ERP en de factuur staat niet meer open.
- Digitale collegaOnthoudt jouw keuze, zodat een terugkerende kost de volgende keer meteen goed voorgesteld wordt.
Wat je krijgt bij bankmutaties afletteren
Als iets afwijkt, beslist jouw mens
- Een rond bedrag zonder kenmerk en zonder herkenbare naam krijgt geen voorstel. Die regel gaat naar de administratie.
- Klopt een voorstel niet, dan keurt de administratie het niet goed en kiest zelf de juiste factuur of rekening.
- Een nieuwe kostenpost zonder eerdere boeking: de administratie kiest de rekening en de collega onthoudt die keuze.
Standaard
Zit erin vanaf de eerste dag
- Eén betaling verdelen over meerdere facturen op basis van de bedragen
- Betalingen zonder kenmerk herkennen aan de naam in de omschrijving
- Terugkerende kosten naar de grootboekrekening die je eerder koos
- Elk voorstel met bron en zekerheid, ter goedkeuring bij de administratie
Nog 1 meer
- Twijfelgevallen krijgen geen voorstel maar gaan naar de administratie
Maatwerk
Kan erbij, als jouw proces erom vraagt
- Je eerdere boekingen gebruiken, zodat vaste kosten vanaf de start herkend worden
- Samen met de debiteurenbewaking, zodat de herinneringsladder op een kloppende lijst draait
- Een eigen drempel: vanaf welke zekerheid je een voorstel te zien krijgt
- Vaste afspraken voor kleine verschillen, zoals betaalkorting of bankkosten, die de administratie nog steeds goedkeurt
Nog 1 meer
- Meerdere bankrekeningen of administraties in één overzicht
Wat we van je nodig hebben, en wanneer het minder goed past
Wat we van je nodig hebben
- Toegang tot je ERP: openstaande posten, transacties, grootboek en boekingen
- Een werkende bankkoppeling in je ERP. Die vervangen we niet
- Boekingshistorie, zodat terugkerende kosten herkend worden
- Eén keer inzicht in hoeveel bankregels er nu blijven liggen
Past minder goed als
- Je ERP matcht al bijna alle bankregels zelf. Dan is de restpost te klein.
- Je krijgt maar een handjevol betalingen per week binnen.
- Er is nog geen bankkoppeling in je ERP. Die moet eerst staan.
Daarna in de ketenDebiteurenbewaking
Vragen over bankmutaties afletteren
Kan de digitale collega zelf boeken?
Nee. De digitale administratiemedewerker zet een voorstel klaar, met de bron en hoe zeker het is. Je administratie keurt elk voorstel goed. Een twijfelgeval krijgt geen voorstel en gaat meteen naar de administratie. Wat afletteren is, lees je in de kennisbank.
Vervangt dit onze bankkoppeling?
Nee. Je ERP haalt de bankregels binnen en matcht zelf wat een duidelijk kenmerk heeft. De digitale collega neemt de rest: een verzamelbetaling die je ERP niet kan plaatsen, of een betaling zonder kenmerk. Terugkerende kosten gaan naar de grootboekrekening die je eerder koos.
Moet ik iets installeren?
Nee. De digitale collega werkt op een platform dat wij hosten en dat verbonden is met je ERP: AFAS, Exact Online of Business Central. Jouw mensen werken in de browser. Daar zien ze wat de collega klaarzet, en daar beslissen ze.
Wat hebben jullie van ons nodig?
Een testomgeving van je pakket, toegang tot de gegevens die de module gebruikt, en iemand die het proces kent. Daarnaast een werkende bankkoppeling in je ERP. Wat er precies nodig is, bespreken we in het eerste gesprek.
Wat kost het?
Eenmalig een vast bedrag, plus een vast bedrag per maand voor het platform. Allebei spreken we vooraf af. Wat het precies is, hoor je na de gratis scan.
Wat als het niet werkt?
Werkt een module niet zoals we vooraf samen vastleggen, dan betaal je niet, of krijg je je geld terug.
Waar staan onze gegevens?
Wij hosten een platform dat verbonden is met je ERP; voor het lezen van documenten gebruikt het de AI van Anthropic. Voor nieuwe klanten richten wij een eigen omgeving in op Microsoft Azure, regio West-Europa; daar staan je gegevens. Alleen de AI-stap, het lezen van een document, gaat naar Anthropic, buiten de EU, met standaardcontractbepalingen. Niemand traint een AI op je gegevens: wij niet, en Anthropic ook niet. Meer lees je op de pagina AI & regels.
Begrippen bij dit proces
Afletteren
Afletteren is het koppelen van een ontvangen of gedane betaling aan de bijbehorende factuur, zodat de openstaande post verdwijnt.
Debiteurenbeheer
Debiteurenbeheer is alles wat er gebeurt tussen het versturen van een factuur en het ontvangen van het geld: bewaken wie er nog moet betalen, herinneren wie te laat is, en ingrijpen als betaling uitblijft.
Betalingsherinnering
Een betalingsherinnering is het eerste bericht dat je stuurt als een factuur na de vervaldatum niet is betaald.
Grootboekrekening
Een grootboekrekening is een categorie waarin gelijksoortige boekingen bij elkaar staan: omzet, inkoopwaarde, huisvestingskosten, debiteuren, bank.
Bankmutaties
Een bankmutatie is één regel op je bankafschrift: een bedrag dat erbij of eraf ging, met de datum, de tegenrekening en de omschrijving.
Openstaande facturen
Openstaande facturen zijn facturen die je hebt verstuurd maar die nog niet of niet helemaal zijn betaald.
Waar dit werk in je bedrijf zit
Elke module voedt de volgende. Je begint bij één en breidt uit wanneer jij wilt.
Hoeveel bankmutaties blijven er bij jullie elke week openstaan?
In een eerste gesprek van 30 tot 45 minuten kijken we samen wat dit werk jullie nu kost en wat de digitale administratiemedewerker kan klaarzetten. Past het niet, dan zeggen we dat gewoon.
