Tradyon

Kennisbank

Openstaande facturen: overzicht houden en op tijd betaald krijgen

Openstaande facturen zijn facturen die je hebt verstuurd maar die nog niet of niet helemaal zijn betaald. In de boekhouding heten ze openstaande posten op de debiteuren. Wat telt is niet alleen hoeveel er openstaat, maar hoe lang al: een factuur van gisteren is iets anders dan een van drie maanden geleden.

TradyonBijgewerkt op 8 november 2026

Factuur versturenuiterlijk de 15e van de maand na levering
Klant betaalt niet: btw terugvragenmag in elk geval 1 jaar na de vervaldatum
Vordering verjaart, tussen bedrijven5 jaar nadat hij opeisbaar werd

De factuurtermijn staat in artikel 34g van de Wet op de omzetbelasting, de btw-teruggaaf bij het factuurstelsel in artikel 29 van die wet, de verjaring in artikel 3:307 BW. Bij een consumentenkoop verjaart de koopprijs al na 2 jaar (artikel 7:28 BW). Een schriftelijke aanmaning stuit de verjaring, en dan begint een nieuwe termijn.

Waarom het ertoe doet

Wat je ermee wint of verliest

Een openstaande factuur is geld dat je hebt verdiend maar nog niet hebt. Tot het binnen is, financier jij je klant: de inkoop is betaald, het werk is gedaan, en bij het factuurstelsel, waarbij je btw afdraagt over wat je factureert, heb je de btw al betaald. Hoe langer een factuur openstaat, hoe meer werkkapitaal erin vastzit en hoe lastiger het wordt om hem nog betaald te krijgen.

In de praktijk

Hoe het werkt

Hoe lang staan ze al open?

Deel de openstaande posten in naar ouderdom: nog niet vervallen, 1 tot 30 dagen over de vervaldatum, 31 tot 60, en ouder. Dat heet een ouderdomsanalyse. De oudste kolom is je werklijst voor vandaag; de eerste is gewoon omzet die onderweg is.

Wanneer stuur je een herinnering?

Kort na de vervaldatum, op een vast moment, en pas nadat je de bankmutaties van die ochtend hebt afgeletterd. Een herinnering naar een klant die gisteren betaalde, kost meer goodwill dan hij oplevert.

Wat leg je vast bij een openstaande factuur?

Een toezegging van de klant, zoals "we betalen vrijdag", hoort bij de openstaande post en niet in iemands hoofd. Dan weet een collega die het overneemt wat er is afgesproken, en zie je meteen wanneer een toezegging niet is nagekomen.

Waar het misgaat

De valkuil

Alleen naar het totaal kijken. Honderdduizend euro openstaand zegt niets zonder ouderdom: het kan gezonde omzet van deze maand zijn, of een handvol klanten dat al maanden niet betaalt. Een tweede valkuil is de oude posten pas in december nalopen. Dan zitten er facturen tussen waarvan niemand nog weet wat er is afgesproken, en is er weinig houvast om ze nog te innen.

In je eigen systeem

Hoe AFAS, Exact Online en Business Central hiermee omgaan

AFAS toont per debiteur alle facturen die nog niet volledig zijn voldaan, met het saldo en de vervaldatum, en daar kun je een factuur ook blokkeren voor automatische incasso. Exact Online heeft een ouderdomsanalyse debiteuren die per openstaande post laat zien hoe lang hij openstaat, met een verwachte betaaldatum die een AI-model inschat; met de module Debiteurenbeheer zie je daar ook de laatste en de volgende herinnering. Business Central deelt klantsaldi in ouderdomscategorieën in, op document-, verval- of boekingsdatum. Het overzicht staat er dus in alle drie, volgens de helpteksten van 8 november 2026, en bij weinig facturen is dat genoeg. Welke klant je vandaag belt en welke je nog even laat, beslist een mens.

Bij veel facturen loont het dat de herinneringen klaarstaan, met de juiste factuur en een betaallink erin. Jij kiest wie hem krijgt, ook in de week dat het druk is.

Openstaande facturen opvolgen vanuit je ERP

Veelgestelde vragen

Over openstaande facturen

Wat is het verschil tussen openstaande facturen en openstaande posten?›

In de praktijk hetzelfde. Openstaande posten is de boekhoudterm, en die geldt voor beide kanten: facturen die klanten jou nog moeten betalen (debiteuren) en facturen die jij nog moet betalen (crediteuren). Met openstaande facturen bedoelen de meeste mensen de debiteurenkant.

Wat zijn te ontvangen facturen?›

Iets anders: facturen die je nog van een leverancier verwacht, voor goederen of diensten die je al hebt ontvangen. Die staan aan de crediteurenkant. Openstaande facturen zijn facturen die jij al hebt verstuurd en waarop je nog wacht.

Kun je na twee jaar nog een factuur sturen?›

Fiscaal had de factuur er al moeten zijn: uiterlijk op de 15e dag van de maand na de levering (artikel 34g Wet op de omzetbelasting). Tussen bedrijven is je vordering na twee jaar meestal nog niet verjaard: een vordering uit een overeenkomst verjaart vijf jaar nadat hij opeisbaar is geworden (artikel 3:307 BW). Bij een consumentenkoop is dat twee jaar (artikel 7:28 BW). Een schriftelijke aanmaning stuit de verjaring (artikel 3:317 BW).

Moet ik btw betalen over een factuur die niet is betaald?›

Bij het factuurstelsel wel: je draagt de btw af die op de factuur staat, ook als de klant nog niet heeft betaald. Blijft betaling uit, dan kun je die btw terugvragen zodra vaststaat dat de vordering oninbaar is, en uiterlijk een jaar na de afgesproken uiterste betaaldatum geldt hij in elk geval als oninbaar (artikel 29 Wet op de omzetbelasting). Bij het kasstelsel draag je pas af als het geld binnen is, en is er dus niets terug te vragen.

Hoe voorkom je dat een klant een herinnering krijgt terwijl hij net heeft betaald?›

Door de bankmutaties af te letteren vlak voordat de herinneringen de deur uitgaan, en niet een week eerder. Betalingen die nog op een tussenrekening staan of niet aan een factuur zijn gekoppeld, zijn precies de gevallen waarin dit misgaat.

Hoe vraag je netjes om een openstaande factuur te betalen?›

Kort en zonder verwijt: noem het factuurnummer, het bedrag en de vervaldatum, voeg de factuur bij en maak betalen makkelijk. Ga ervan uit dat hij aan de aandacht is ontsnapt. De scherpere toon bewaar je voor de aanmaning.

Zelf nalezen

Bronnen

Verder lezen

Verwante begrippen

Betalingsherinnering

Een betalingsherinnering is het eerste bericht dat je stuurt als een factuur na de vervaldatum niet is betaald.

DSO berekenen

De DSO is het gemiddelde aantal dagen dat klanten over het betalen van hun factuur doen.

Afletteren

Afletteren is het koppelen van een ontvangen of gedane betaling aan de bijbehorende factuur, zodat de openstaande post verdwijnt.

Benieuwd wat een digitale collega hiervan in je ERP kan klaarzetten? Bekijk de digitale binnendienst of de koppeling voor AFAS, Exact Online en Business Central.

Aan de slag

Kost dit bij jullie nog handwerk?

In een kort gesprek stellen we vast waar de tijd blijft en wat het oplevert om dat weg te nemen. Levert het te weinig op, dan zeggen we dat gewoon.

Neem contact op