Kennisbank
Betalingsherinnering sturen: toon, timing en wat erin moet
Een betalingsherinnering is het eerste bericht dat je stuurt als een factuur na de vervaldatum niet is betaald. Het is nog geen aanmaning: de toon is neutraal en gaat ervan uit dat het om vergeetachtigheid gaat, niet om onwil.
Waarom het ertoe doet
Wat je ermee wint of verliest
Het merendeel van de te late betalingen komt niet voort uit betalingsproblemen maar uit een factuur die bij de verkeerde persoon belandde, in een goedkeuringsstroom bleef hangen, of simpelweg is vergeten. Een tijdige, vriendelijke herinnering lost dat op zonder dat de relatie eronder lijdt, en voorkomt dat je later een moeilijker gesprek moet voeren.
In de praktijk
Hoe het werkt
Wat erin hoort
Het factuurnummer, het bedrag, de vervaldatum die is verstreken, en hoe er betaald kan worden. Stuur de factuur zelf mee als bijlage, dan hoeft de ontvanger niet te zoeken, en dat scheelt een reactie waarin om een kopie wordt gevraagd.
Timing
Drie tot vijf werkdagen na de vervaldatum werkt beter dan twee weken later: het is nog vers, en het signaleert dat je meekijkt. Kies een vast moment en houd je eraan.
De ladder erna
Herinnering, tweede herinnering, aanmaning met een concrete termijn en de aankondiging van vervolgstappen. Elke stap steviger dan de vorige, en elke stap voorspelbaar in timing.
Waar het misgaat
De valkuil
De eerste herinnering al te streng maken. Wie meteen met rente en incassokosten dreigt bij een klant die de factuur gewoon over het hoofd zag, beschadigt de relatie voor iets wat met één zin opgelost had kunnen worden. Bewaar de scherpte voor het moment waarop die nodig is, en gebruik hem dan ook echt.
In je eigen systeem
Hoe AFAS, Exact Online en Business Central hiermee omgaan
Alle drie de pakketten kunnen aanmaningen genereren op basis van de vervaldatum, met een instelbare reeks. Waar het in de praktijk op stukloopt is de nuance: dezelfde standaardtekst naar een klant met wie je twintig jaar werkt en naar iemand die er structureel een maand over doet. Ook een betaallink meesturen per factuur zit er meestal niet standaard in, terwijl juist dat het verschil maakt.
Een herinnering met een betaallink erin haalt een deel van de uitstellers binnen zonder dat er iemand hoeft te bellen.
Veelgestelde vragen
Over betalingsherinnering
Wat is het verschil tussen een betalingsherinnering en een aanmaning?›
Een herinnering is vriendelijk en vrijblijvend van toon. Een aanmaning stelt een concrete termijn en kondigt gevolgen aan, vaak is dat de formele ingebrekestelling die nodig is voordat je incassokosten in rekening mag brengen.
Hoeveel herinneringen stuur je voordat je verder gaat?›
Twee tot drie is gebruikelijk: een herinnering, eventueel een tweede, en dan een aanmaning met termijn. Meer stappen maken het traject vooral langer zonder dat de kans op betaling stijgt.
Mag ik kosten in rekening brengen bij een herinnering?›
Bij een zakelijke klant mag je na het verstrijken van de betalingstermijn wettelijke handelsrente en incassokosten rekenen. Bij een consument moet je eerst een aanmaning sturen met een termijn van veertien dagen waarin de kosten worden aangekondigd.
Hoe schrijf je een vriendelijke herinnering?›
Kort, feitelijk en zonder verwijt: noem het factuurnummer, het bedrag en de datum, ga ervan uit dat het aan de aandacht is ontsnapt, en maak betalen makkelijk. Een zin als "mogelijk is deze factuur aan uw aandacht ontsnapt" doet het werk zonder de relatie te belasten.
Verder lezen
Verwante begrippen
Debiteurenbeheer
Debiteurenbeheer is alles wat er gebeurt tussen het versturen van een factuur en het ontvangen van het geld: bewaken wie er nog moet betalen, herinneren wie te laat is, en ingrijpen als betaling uitblijft.
Wettelijke betalingstermijn
Spreek je niets af, dan geldt tussen bedrijven een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur.
Afletteren
Afletteren is het koppelen van een ontvangen of gedane betaling aan de bijbehorende factuur, zodat de openstaande post verdwijnt.
Draai je op een groter ERP? Bekijk de AFAS-koppeling, de Exact Online-koppeling of de Business Central-koppeling.
Aan de slag
Kost dit bij jullie nog handwerk?
In een kort gesprek stellen we vast waar de tijd blijft en wat het oplevert om dat weg te nemen. Levert het te weinig op, dan zeggen we dat gewoon.
