Kennisbank
Debiteurenbeheer: van factuur tot betaling zonder achter geld aan te bellen
Debiteurenbeheer is alles wat er gebeurt tussen het versturen van een factuur en het ontvangen van het geld: bewaken wie er nog moet betalen, herinneren wie te laat is, en ingrijpen als betaling uitblijft. Debiteuren zijn je klanten; de spiegelzijde, wat jij aan leveranciers moet betalen, heet crediteurenadministratie.
Days Sales Outstanding: het gemiddeld aantal dagen dat een factuur openstaat. Daalt het, dan komt hetzelfde geld eerder binnen bij dezelfde omzet, en dat is direct werkkapitaal.
Waarom het ertoe doet
Wat je ermee wint of verliest
Een factuur die niet betaald wordt is geen omzet maar een lening aan je klant. Elke dag dat het geld later binnenkomt, is een dag dat jij het voorschiet, en bij groeiende omzet groeit dat bedrag mee. Bedrijven die omvallen doen dat zelden door gebrek aan winst; veel vaker door gebrek aan liquiditeit.
In de praktijk
Hoe het werkt
De herinneringsladder
Een vaste reeks: een vriendelijke herinnering kort na de vervaldatum, daarna een steviger bericht, dan een aanmaning met termijn, en tot slot overdracht. Wat werkt is niet de toon maar de voorspelbaarheid, klanten leren snel of je op dag drie of op dag dertig belt.
Betalen makkelijk maken
Een betaallink in de herinnering scheelt meer dan een strengere formulering. Een deel van de te late betalingen is geen onwil maar uitstel, en dat uitstel wordt korter naarmate betalen minder moeite kost.
Weten waar je staat
Een ouderdomsanalyse laat zien hoeveel er 30, 60 en 90 dagen openstaat. Dat cijfer is nuttiger dan het totaal: honderdduizend euro openstaand is prima als het gisteren is gefactureerd, en alarmerend als het van drie maanden geleden is.
Waar het misgaat
De valkuil
Debiteurenbeheer laten afhangen van hoe druk het is. Precies wanneer het hard loopt komt niemand eraan toe, en precies dan heb je de cashflow het hardst nodig. Wie het van iemands agenda laat afhangen, doet het onregelmatig, en onregelmatig herinneren leert klanten dat ze het kunnen laten liggen.
In je eigen systeem
Hoe AFAS, Exact Online en Business Central hiermee omgaan
AFAS, Exact Online en Business Central houden alle drie openstaande posten bij en kunnen aanmaningen genereren; AFAS heeft daarnaast een eigen debiteurenbeheermodule. Wat er standaard ontbreekt is de fijnregeling: een andere toon voor een vaste klant dan voor een notoire laatbetaler, een betaallink die per factuur wordt meegestuurd, of een signaal aan de accountmanager voordat de deurwaarder in beeld komt.
Een herinneringsronde die vanzelf loopt, gebeurt ook in de week dat het te druk is.
Veelgestelde vragen
Over debiteurenbeheer
Wat is het verschil tussen debiteurenbeheer en incasso?›
Debiteurenbeheer is alles wat je zelf doet om betaald te krijgen: bewaken, herinneren, aanmanen. Incasso is het overdragen aan een derde partij als dat niet lukt. Goed debiteurenbeheer zorgt ervoor dat je zelden bij incasso uitkomt.
Wanneer stuur je een eerste herinnering?›
Kort na de vervaldatum, en het liefst op een vast moment, bijvoorbeeld drie werkdagen erna. Wachten tot twee weken na dato maakt het gesprek moeilijker en verlengt de periode waarin jij het geld voorschiet.
Kun je debiteurenbeheer uitbesteden?›
Dat kan, en er zijn partijen die het volledig overnemen. De afweging is dat je een deel van het klantcontact uit handen geeft: dezelfde herinnering voelt anders als hij van een extern bureau komt. Voor vaste relaties houden veel bedrijven het daarom zelf.
Wat is DSO?›
Days Sales Outstanding: het gemiddeld aantal dagen dat een factuur openstaat. Het is het gangbare stuurcijfer voor debiteurenbeheer, daalt het, dan komt je geld sneller binnen bij dezelfde omzet.
Verder lezen
Verwante begrippen
Betalingsherinnering
Een betalingsherinnering is het eerste bericht dat je stuurt als een factuur na de vervaldatum niet is betaald.
Wettelijke betalingstermijn
Spreek je niets af, dan geldt tussen bedrijven een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur.
Afletteren
Afletteren is het koppelen van een ontvangen of gedane betaling aan de bijbehorende factuur, zodat de openstaande post verdwijnt.
Draai je op een groter ERP? Bekijk de AFAS-koppeling, de Exact Online-koppeling of de Business Central-koppeling.
Aan de slag
Kost dit bij jullie nog handwerk?
In een kort gesprek stellen we vast waar de tijd blijft en wat het oplevert om dat weg te nemen. Levert het te weinig op, dan zeggen we dat gewoon.
