Kennisbank
Crediteurenadministratie: wat het inhoudt en waar de tijd blijft
De crediteurenadministratie omvat alles rondom wat je bedrijf aan anderen moet betalen: inkoopfacturen ontvangen, controleren, boeken, laten goedkeuren en op tijd betalen. Crediteuren zijn je leveranciers; de tegenhanger, wat klanten aan jou moeten betalen, heet de debiteurenadministratie.
Waarom het ertoe doet
Wat je ermee wint of verliest
Het is het proces waar geld het bedrijf verlaat, en daarmee het proces waar een fout direct kost. Te vroeg betalen kost rente en werkkapitaal, te laat betalen kost goodwill en soms korting, verkeerd betalen kost het bedrag zelf. Tegelijk is het het meest repeterende administratieve werk dat er is, en juist dat maakt het gevoelig voor routinefouten.
In de praktijk
Hoe het werkt
De route van een factuur
Binnenkomst (post, mail of Peppol), vastleggen en coderen, controleren tegen order en ontvangst, laten fiatteren, inplannen voor betaling. Elke stap kan wachten op een mens, en dat is waar doorlooptijd ontstaat.
Waar het vastloopt
Facturen die per mail bij een persoon binnenkomen in plaats van op een centraal adres, goedkeuringen die blijven liggen, en facturen zonder ordernummer die niemand kan thuisbrengen.
Wat je erover wilt weten
Hoeveel facturen liggen er te wachten, hoe lang al, en bij wie. Zonder dat inzicht ontdek je te laat dat een betaaltermijn is verstreken.
Waar het misgaat
De valkuil
Meten op aantallen in plaats van op doorlooptijd. Dat er duizend facturen per maand doorheen gaan zegt niets; dat er gemiddeld elf dagen tussen binnenkomst en goedkeuring zit, en dat een kwart daarvan bij één persoon ligt, zegt alles.
In je eigen systeem
Hoe AFAS, Exact Online en Business Central hiermee omgaan
AFAS noemt de OCR-herkenning van facturen Scan & Herken en levert workflows voor het accorderen; Exact Online biedt vergelijkbare scan-en-herkenfunctionaliteit. De pakketten regelen het vastleggen en het goedkeuren dus goed. Het gat zit in de controle daartussenin: automatisch vaststellen of factuur, order en ontvangst met elkaar overeenkomen, inclusief de prijsafwijkingen die daar niet in passen.
Hoe minder facturen een mens regel voor regel moet nalopen, hoe meer aandacht er overblijft voor de facturen die echt afwijken.
Veelgestelde vragen
Over crediteurenadministratie
Wat is het verschil tussen crediteuren en debiteuren?›
Crediteuren zijn partijen aan wie jij moet betalen. Je leveranciers. Debiteuren zijn partijen die jou moeten betalen. Je klanten. Het zijn spiegelbeeldige processen: bij crediteuren bewaak je uitgaand geld, bij debiteuren inkomend geld.
Hoe lang moet je inkoopfacturen bewaren?›
Zeven jaar, als onderdeel van de fiscale bewaarplicht. Voor facturen die betrekking hebben op onroerend goed geldt tien jaar. Digitaal bewaren mag, mits de factuur authentiek en leesbaar blijft.
Kun je crediteurenadministratie uitbesteden?›
Dat kan, en veel administratiekantoren bieden het aan. De afweging is dat je het werk uitbesteedt maar de goedkeuring intern moet houden: iemand binnen je bedrijf moet blijven beoordelen of een levering daadwerkelijk is ontvangen.
Wat is een normale doorlooptijd voor een inkoopfactuur?›
Er is geen norm, maar de betaaltermijn bepaalt je speelruimte. Bij een termijn van dertig dagen wil je binnen een week door controle en goedkeuring heen zijn, zodat er marge blijft voor vragen en correcties.
Verder lezen
Verwante begrippen
Inkoopfacturen fiatteren
Fiatteren is het formeel goedkeuren van een inkoopfactuur voor betaling.
Spookfactuur
Een spookfactuur is een factuur voor iets wat nooit is geleverd of besteld.
Afletteren
Afletteren is het koppelen van een ontvangen of gedane betaling aan de bijbehorende factuur, zodat de openstaande post verdwijnt.
Draai je op een groter ERP? Bekijk de AFAS-koppeling, de Exact Online-koppeling of de Business Central-koppeling.
Aan de slag
Kost dit bij jullie nog handwerk?
In een kort gesprek stellen we vast waar de tijd blijft en wat het oplevert om dat weg te nemen. Levert het te weinig op, dan zeggen we dat gewoon.
