Kennisbank
Backorder: wat het is, wat het kost, en hoe je er grip op houdt
Een backorder is het deel van een bestelling dat niet geleverd kon worden en blijft openstaan tot de voorraad er weer is. Het artikel is verkocht maar niet verzonden: de order loopt door, de klant of jijzelf wacht op nalevering.
Waarom het ertoe doet
Wat je ermee wint of verliest
Backorders zijn het punt waarop een voorraadprobleem een klantprobleem wordt. Zolang een tekort binnen je magazijn blijft, is het een planningskwestie. Zodra er een order op wacht, kost het omzet, telefoontjes en vertrouwen, en bij een deel van de klanten kost het de order zelf, omdat ze elders bestellen.
In de praktijk
Hoe het werkt
Aan de inkoopkant
Je leverancier levert een deel van je inkooporder en zet de rest in backorder. Je eigen systeem moet weten wat er nog onderweg is, anders bestel je dubbel of beloof je je klant iets wat je niet hebt.
Aan de verkoopkant
Je klant bestelt iets wat niet op voorraad is. De vraag is dan niet alleen wanneer je levert, maar of je dat proactief laat weten, of dat de klant zelf moet bellen om erachter te komen.
Wat het je vertelt
Een oplopend aantal backorders is zelden toeval. Het wijst op een bestelpunt dat te laag staat, een levertijd die langer is dan waarop je rekende, of vraag die is verschoven zonder dat je voorraadinstellingen meebewogen.
Waar het misgaat
De valkuil
Backorders worden vaak per order opgelost en niet als patroon bekeken. Iedere keer belt iemand de leverancier, iedere keer informeert iemand de klant, en niemand telt op hoeveel tijd dat bij elkaar kost. Pas als je ze per artikel groepeert zie je dat een handjevol artikelen het leeuwendeel van de problemen veroorzaakt.
In je eigen systeem
Hoe AFAS, Exact Online en Business Central hiermee omgaan
AFAS, Exact Online en Business Central houden alle drie bij welk deel van een order nog openstaat, maar de signalering verschilt: standaard moet iemand een lijst openen om te zien wat er speelt. Wat er zelden standaard in zit, is een melding op het moment dat een backorder ontstaat of ouder wordt dan een afgesproken termijn.
Het verschil zit hem niet in het registreren maar in het signaleren: welke backorders lopen te lang, welke klant wacht al twee weken, welk artikel veroorzaakt ze steeds opnieuw.
Veelgestelde vragen
Over backorder
Wat is het verschil tussen een backorder en een deellevering?›
Ze zijn twee kanten van hetzelfde: de deellevering is wat er wél gaat, de backorder is wat er blijft openstaan. Eén zending kan dus tegelijk een deellevering zijn en een backorder achterlaten.
Hoe voorkom je backorders?›
Volledig voorkomen kan niet zonder onnodig veel voorraad aan te houden. Wat wel helpt: het bestelpunt baseren op de werkelijke levertijd van die specifieke leverancier in plaats van op een algemene aanname, en artikelen die vaak in backorder gaan apart in de gaten houden.
Moet je een klant actief informeren over een backorder?›
Het is de goedkoopste manier om een telefoontje te voorkomen. Klanten accepteren een latere levering aanmerkelijk beter als ze het horen voordat ze er zelf naar moeten vragen. Het probleem is meestal niet de vertraging maar de stilte.
Hoe lang mag een backorder openstaan?›
Daar is geen norm voor; het hangt af van wat je met je klant hebt afgesproken. Wel is het verstandig een eigen grens te trekken, bijvoorbeeld veertien dagen, en alles wat ouder wordt actief op te pakken in plaats van te laten liggen.
Verder lezen
Verwante begrippen
OTIF
OTIF staat voor On Time In Full: het percentage orders dat zowel op de afgesproken datum als volledig is geleverd.
Omloopsnelheid
De omloopsnelheid geeft aan hoe vaak je je voorraad in een jaar volledig verkoopt en vervangt.
Pakbon
Een pakbon is het document dat met een zending meereist en vermeldt wat er in de doos of op de pallet zit.
Draai je op een groter ERP? Bekijk de AFAS-koppeling, de Exact Online-koppeling of de Business Central-koppeling.
Aan de slag
Kost dit bij jullie nog handwerk?
In een kort gesprek stellen we vast waar de tijd blijft en wat het oplevert om dat weg te nemen. Levert het te weinig op, dan zeggen we dat gewoon.
