Kennisbank · artikel

KPI-dashboard voor de groothandel: welke cijfers je elke dag wilt zien

Een KPI-dashboard voor een groothandel heeft genoeg aan zeven cijfers: openstaande orders en backorders, openstaande posten over de vervaldatum, OTIF, brutomarge per klantgroep, voorraadwaarde en omloopsnelheid, incourante voorraad en DSO. Orders, backorders en openstaande posten bekijk je elke dag, leverbetrouwbaarheid en marge elke week, de rest elke maand. De gegevens staan in AFAS, Exact Online en Business Central, en alle drie hebben rapporten of Power BI-sjablonen. Maar de kengetallen van Exact en de financiële Power BI-app van Business Central rekenen op het grootboek, dus voor het hele bedrijf. Per klantgroep of artikelgroep heb je andere rapporten nodig. Vijf cijfers waarop je stuurt, zijn meer waard dan vijftig die je bekijkt.

Tradyon · bijgewerkt op 8 november 2026

Welke cijfers horen op een KPI-dashboard voor de groothandel?

Kies cijfers waar een beslissing aan vastzit. Voor een groothandel komen we op deze zeven, in drie ritmes.

Elke dag: openstaande orders en backorders. Hoeveel orderregels staan open, hoeveel konden niet geleverd worden, en hoe oud zijn ze. Op dit cijfer bel je vandaag: de klant die wacht, de leverancier die achterloopt.
Elke dag: openstaande posten over de vervaldatum. Niet het totaal, maar wat al over de termijn is en bij welke klant. Dat is de werklijst voor je debiteurenbeheer.
Elke week: OTIF. Het deel van de orders dat op tijd én compleet is geleverd, aan je klanten en door je leveranciers. Per leverancier is het je onderbouwing in het inkoopgesprek.
Elke week: brutomarge per klantgroep. Omzet min inkoopwaarde, gedeeld door de omzet, per klantgroep of vertegenwoordiger. Staffelkortingen en prijsafspraken maken het verschil tussen klanten vaak groter dan bij de afspraak was bedacht.
Elke maand: voorraadwaarde en omloopsnelheid per artikelgroep. Hoeveel geld er in het magazijn ligt en hoe vaak het rondgaat. Lees het naast OTIF: minder voorraad met vaker nee verkopen is geen winst.
Elke maand: incourante voorraad. De waarde van artikelen die een periode die jij kiest, bijvoorbeeld twaalf maanden, niet meer zijn verkocht. Dat geld haal je terug met uitverkopen, retour of afboeken.
Elke maand: DSO. Het gemiddelde aantal dagen dat klanten over betalen doen. Zet het naast je betalingstermijn: het verschil is wat op tijd herinneren kan opleveren.

Het ritme is ons advies, geen regel. Een cijfer dat je elke dag bekijkt maar waar je pas elke maand op kunt bijsturen, gaat vervelen. Begin met deze zeven en voeg pas iets toe als er een beslissing bij hoort.

Waar komen die cijfers vandaan in AFAS, Exact Online en Business Central?

De gegevens staan in alle drie de pakketten. Het verschil zit in wat ze al uitrekenen, op welk niveau, en hoe vaak ze verversen.

AFAS Profit

Rapporten, analyses en Power BI-sjablonen

Wat het doet: Profit levert rapporten en analyses met kern- en stuurgetallen. Het rapport Omzet/marge verkooporders per artikel toont omzet en marge per maand; de marge is het regelbedrag min het verrekenbedrag. Het voorraadoverzicht geeft de voorraadwaarde op een peildatum, tegen de verrekenprijs van die datum. Op de stamkaart van een leverancier laat een KPI zien of ontvangsten vóór, op of na de leverdatum binnenkwamen. Voor Power BI levert AFAS sjablonen, in Profit 8 ook een dashboard voor voorraad en verkoop.
Voor wie: Profit-klanten. Voor Power BI activeer je de BI-modellen en geef je een BI-connector vrij.
Kosten: Wil je een Power BI-dashboard delen, dan heeft volgens AFAS iedereen die kijkt een Power BI Pro-licentie nodig. Die zit in Microsoft 365 E5, niet in Office 365 Business.
Grenzen: Profit zet de gegevens voor Power BI hooguit twee keer per dag klaar, met minstens tien uur ertussen. De voorraadwaarde kan verschillen als je op mutatiedatum of op ontvangst- en pakbondatum rekent. Voor rapporten die je zelf toevoegt, geldt de standaardondersteuning van AFAS niet. De KPI per leverancier meet op tijd, niet compleet.

Bron: [1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] [8]

Exact Online

Kengetallen, voorraadcockpit en verkoopmarge

Wat het doet: Als kengetal in je cockpit toont Exact onder meer de omloopsnelheid van de voorraad (kostprijs verkopen gedeeld door voorraad), de debiteurentermijn (debiteuren maal 365, gedeeld door omzet) en de brutomarge. De voorraadcockpit geeft de omloopsnelheid over de afgelopen twaalf maanden en de gemiddelde ouderdom van de voorraad in dagen. Het verkoopmargerapport zet omzet, kosten en marge per klant, artikel of verkoper. De ouderdomsanalyse debiteuren laat per openstaande post zien hoe lang hij openstaat.
Voor wie: Exact Online-klanten. De koppeling met Power BI is er alleen voor Exact Online Premium.
Kosten: Om Power BI-rapporten te publiceren heb je een Power BI Pro-licentie nodig.
Grenzen: De kengetallen rekenen op je grootboekrekeningen, dus voor het hele bedrijf, en kloppen alleen als die rekeningen goed zijn ingedeeld. Het verkoopmargerapport wordt één keer per dag bijgewerkt. Staat een klant op leveringsadvies Gedeeltelijk zonder backorder, dan worden onvolledig geleverde regels als volledig aangemerkt. De Financial Agent, die vragen over je winst en verlies beantwoordt, staat in Early Access.

Bron: [10] [11] [12] [13] [14] [15] [16] [17] [18] [19]

Business Central

Power BI-apps per vakgebied

Wat het doet: Microsoft levert Power BI-apps voor onder meer financiën, verkoop, inkoop, voorraad en voorraadwaardering. De financiële app rekent de DSO als debiteuren gedeeld door opbrengst, maal het aantal dagen; de voorraadomzet als kostprijs verkopen gedeeld door de gemiddelde voorraad; en de brutowinstmarge. Het rapport Verkoop per klant toont per klant omzet, kosten, winst en winstmarge. De app voor voorraadwaardering toont de waarde per artikel en per locatie.
Voor wie: Business Central-klanten. De apps voor verkoop, voorraad en voorraadwaardering zijn algemeen beschikbaar sinds 2024 release wave 2.
Grenzen: De financiële kengetallen rekenen op grootboekposten, dus voor het hele bedrijf. In de beschreven KPI’s van de inkoopapp staan inkoopbedragen, retouren en budgetten, maar geen leverbetrouwbaarheid. OTIF reken je dus zelf uit.

Bron: [20] [21] [22] [23] [24]

OTIF, op tijd én compleet, kwamen we in geen van de drie tegen als kant-en-klaar cijfer. AFAS komt het dichtst bij met de KPI per leverancier, maar die meet alleen of de ontvangst op tijd was.

Waar gaat een KPI-dashboard mis?

Marge op kostprijzen die niet kloppen. Een marge is zo goed als de inkoopwaarde erachter. Kloppen je kostprijzen niet, toon de marge dan met een voorbehoud of laat hem weg.
Btw in de DSO. Exact en Business Central delen allebei het debiteurensaldo door de omzet. Dat saldo is inclusief btw, de omzet in je boekhouding meestal niet. Kijk hoe jouw cijfer is opgebouwd voordat je het naast je betalingstermijn legt.
Eén cijfer voor het hele bedrijf. Een kengetal op het grootboek is een gemiddelde. Het probleem zit meestal in een groep: één artikelgroep die stilstaat, één klantgroep met te veel korting.
De datum schuift mee. Pas je de leverdatum op een inkooporder aan zodra de leverancier uitstelt, dan meet een KPI die tegen de leverdatum rekent, zoals die van AFAS, tegen de nieuwe datum. Bewaar de eerst bevestigde datum als je leverbetrouwbaarheid wilt meten.
Backorders die niet als backorder tellen. Met het leveringsadvies Gedeeltelijk zonder backorder in Exact verdwijnt het restant van een orderregel uit beeld.
Cijfers van gisteren. AFAS zet de Power BI-gegevens hooguit twee keer per dag klaar, en het verkoopmargerapport van Exact wordt één keer per dag bijgewerkt. Voor marge en voorraadwaarde is dat genoeg, voor de orders van vandaag niet.
Een dashboard dat niemand opent. Hoort bij een cijfer geen beslissing, dan kijkt er na een paar weken niemand meer naar.

Is er een norm voor deze cijfers?

Meestal niet. Een goede omloopsnelheid of marge hangt af van je branche en je assortiment; Exact schrijft bij de omloopsnelheid zelf dat het oordeel afhangt van de sector. Vergelijk daarom met je eigen cijfer van vorig jaar.

Voor de DSO is er één wettelijk ijkpunt. Spreek je met een zakelijke klant geen uiterste betaaldatum af, dan is de wettelijke handelsrente verschuldigd vanaf 30 dagen na ontvangst van de factuur (artikel 6:119a BW). Heb je wel een termijn afgesproken, dan is dat je ijkpunt.

Voor OTIF en servicelevel kies je de norm zelf, per artikelgroep. AFAS laat dat zien in zijn voorbeeld voor een technische groothandel: 99% voor schroeven die altijd lopen, 80% voor een speciaal onderdeel dat zelden gaat en weinig marge heeft.

Heb je een apart dashboard nodig?

Niet altijd. In Exact Online staan omloopsnelheid, debiteurentermijn en brutomarge al als kengetal in je cockpit. AFAS en Business Central leveren Power BI-sjablonen en apps die je zelf kunt aanpassen. Wil je alleen deze cijfers voor het hele bedrijf, begin dan daar, of vraag je accountant.

Een eigen dashboard loont als je per klantgroep of artikelgroep wilt sturen, gegevens uit meer systemen combineert, of naast de cijfers wilt zien wat vandaag aandacht vraagt: een klant die stiller wordt, een artikel dat bijna op is. Dat laatste doet het managementdashboard van Tradyon, met de signalen uit de modules die al draaien. Draait er nog geen enkele module, dan raden we het af. Dan blijft het bij cijfers op een scherm.

Verder met dit proces

Kerncijfers elke ochtend klaar

Lees hoe het managementdashboard je kerncijfers elke ochtend uit je ERP haalt, in AFAS, Exact Online en Business Central, zonder export of Excel ertussen. Het dashboard leest alleen. Wat er met een signaal gebeurt, beslis jij.

Zo werkt het managementdashboard Bekijk de digitale binnendienst

Zelf nalezen

Bronnen

Alle bronnen gelezen op 8 november 2026.

[1] AFAS Help Center: Rapporten en analyses: kern- en stuurgetallen in rapporten en analyses, geen standaardondersteuning voor eigen rapporten.
[2] AFAS Help Center: Verkooprapporten en -analyses raadplegen: het rapport Omzet/marge verkooporders per artikel en hoe de marge wordt bepaald.
[3] AFAS Help Center: Voorraadoverzicht raadplegen: voorraadwaarde op peildatum tegen de verrekenprijs, mutatiedatum of ontvangst- en pakbondatum.
[4] AFAS Help Center: Bestelvoorstel genereren: de KPI op de stamkaart van de leverancier: ontvangst vóór, op of na de leverdatum.
[5] AFAS Help Center: Power BI: BI-modellen, sjablonen en gegevens hooguit twee keer per dag.
[6] AFAS Help Center: Business intelligence (Power BI) inrichting applicatiebeheer: activering BI-model, de BI-connector, twee keer per dag met minstens tien uur ertussen.
[7] AFAS Klantportal: Power BI bij AFAS: Power BI Pro-licentie voor wie een gedeeld dashboard bekijkt.
[8] AFAS Klantportal: Nieuw in Profit 8, Ordermanagement: het Power BI-dashboard voor voorraad en verkoop.
[9] AFAS Help Center: ABC-XYZ-analyse: het voorbeeld met servicelevels voor een technische groothandel.
[10] Exact Support: Omloopsnelheid van de voorraad: de formule en dat het oordeel afhangt van de sector.
[11] Exact Support: Debiteurentermijn: de formule van de debiteurentermijn.
[12] Exact Support: Brutomarge: de formule van de brutomarge.
[13] Exact Support: Ratiowidgets: kengetallen rekenen op de grootboekrekeningen, die goed ingesteld moeten zijn.
[14] Exact Support: Voorraadcockpit: omloopsnelheid over twaalf maanden en de ouderdom van de voorraad.
[15] Exact Support: Verkoopanalyses en Verkoopmargerapporten: marge per klant, artikel of verkoper, en één keer per dag bijgewerkt.
[16] Exact Support: Rapporten ouderdomsanalyse debiteuren genereren: per openstaande post het aantal dagen dat hij openstaat.
[17] Exact Support: Verkooporders, leveringsvoorwaarden instellen: leveringsadvies Volledig, Gedeeltelijk of Gedeeltelijk zonder backorder.
[18] Exact Support: Power BI-integratie, aan de slag: alleen voor Exact Online Premium, Power BI Pro-licentie om te publiceren.
[19] Exact Support: Over de Financial Agent: vragen over winst en verlies, Early Access.
[20] Microsoft Learn: Power BI-apps per functioneel gebied: de apps voor financiën, verkoop, inkoop, voorraad en voorraadwaardering.
[21] Microsoft Learn (Engelstalig): Finance app KPIs: de formules voor DSO, voorraadomzet en brutowinstmarge, op grootboekposten.
[22] Microsoft Learn: Rapport Verkoop per klant: omzet, kosten, winst en winstmarge per klant, sinds 2024 release wave 2.
[23] Microsoft Learn: Power BI-app Voorraadwaardering: voorraadwaarde per artikel en per locatie, sinds 2024 release wave 2.
[24] Microsoft Learn (Engelstalig): Purchases app KPIs: welke inkoop-KPI’s er zijn; leverbetrouwbaarheid staat er niet bij.
[25] Artikel 6:119a Burgerlijk Wetboek: handelsrente vanaf 30 dagen na ontvangst van de factuur als er geen uiterste betaaldatum is afgesproken.

Verder lezen

Aan de slag

Kost dit bij jullie nog handwerk?

In een kort gesprek stellen we vast waar de tijd blijft en wat het oplevert om dat weg te nemen. Levert het te weinig op, dan zeggen we dat gewoon.

Neem contact op