Tradyon

Kennisbank

Orderbevestiging: wat erin staat, en waarom je hem naast je bestelling legt

Een orderbevestiging is het bericht waarin een leverancier bevestigt wat hij levert, tegen welke prijs en wanneer. Als inkoper krijg je hem terug op je bestelling, als verkoper stuur je hem zelf. Wijkt de bevestiging af van de bestelling en reageer je niet, dan kan die afwijking de afspraak worden.

TradyonBijgewerkt op 8 november 2026

Bevestiging gelijk aan je bestellingovereenkomst rond
Afwijking op een hoofdpunt, zoals de prijsgeldt als nieuw aanbod
Afwijking op een ondergeschikt puntgeldt, tenzij je direct bezwaar maakt

Zo regelt artikel 6:225 van het Burgerlijk Wetboek het, voor het geval dat jouw bestelling het aanbod was. Wat een hoofdpunt is en wat ondergeschikt, hangt af van de situatie. Daarom loont het om elke regel te vergelijken en een afwijking dezelfde dag te melden.

Waarom het ertoe doet

Wat je ermee wint of verliest

De orderbevestiging is het eerste moment waarop je ziet of de leverancier levert wat je hebt besteld. Een prijs die een paar procent hoger ligt, een leverdatum die een week opschuift, een aantal dat is afgerond op een verpakkingseenheid: het staat er allemaal netjes in. Wie de bevestiging alleen bewaart, ontdekt het verschil pas bij de goederenontvangst of de factuur. Dan zijn de goederen er al en is het gesprek met de leverancier lastiger.

In de praktijk

Hoe het werkt

Wat hoort er op een orderbevestiging?

Jouw ordernummer en dat van de leverancier, per regel het artikel, het aantal, de prijs en de korting, de bevestigde leverdatum, en de leverings- en betalingsvoorwaarden. Jouw ordernummer is de orderreferentie: daarmee koppel je de bevestiging later aan de pakbon en de factuur.

Waar zit de afwijking meestal?

Zelden in het totaal bovenaan. Kijk per regel naar het aantal, de prijs, de korting en de datum, en kijk ook naar wat er niet staat. Een regel die ontbreekt, kan een artikel zijn dat de leverancier niet kan leveren en dat niet heeft gemeld.

Wat doe je met een afwijking?

Accepteer je hem, pas dan je inkooporder aan, zodat de goederenontvangst en de factuurcontrole met de juiste prijs en datum rekenen. Accepteer je hem niet, laat het de leverancier dan dezelfde dag weten, bij voorkeur per mail, zodat het vastligt.

Waar het misgaat

De valkuil

De bevestiging wordt afgevinkt omdat hij er is, niet omdat hij klopt. Een mailbox vol pdf-bestanden in wisselende opmaak nodigt uit tot een blik op het totaal en de datum bovenaan, terwijl de afwijking in regel veertien zit. Een tweede valkuil is de afwijking wel zien maar niet in de inkooporder verwerken. Dan rekent de factuurcontrole straks met de oude prijs, en lijkt een juiste factuur fout of een foute factuur juist.

In je eigen systeem

Hoe AFAS, Exact Online en Business Central hiermee omgaan

AFAS heeft een apart type dossieritem Orderbevestiging: een medewerker legt daarmee de bevestiging van de leverancier vast, met het kenmerk Conform order, Manco of Prijsafwijking. Er hangt geen workflow aan. Business Central heeft op de inkooporder een veld voor het ordernummer van de leverancier en een veld voor de datum die de leverancier heeft toegezegd. In de Exact-helptekst over bestellingen volg je levering en facturen op de bestelling zelf; een aparte stap voor de bevestiging van de leverancier staat daar niet in. In de helpteksten die wij op 8 november 2026 lazen, vergelijkt geen van de drie pakketten de bevestiging zelf met de bestelling. Komen er een handvol bevestigingen per week binnen, dan is dat met de hand goed te doen.

Komen er tientallen per dag binnen, in wisselende opmaak, dan loont het om dat vergelijken te laten voorbereiden: de afwijkingen staan klaar, de inkoper beslist per regel.

Orderbevestigingen controleren in je ERP

Veelgestelde vragen

Over orderbevestiging

Wat is een orderbevestiging?›

De bevestiging van een leverancier dat hij een bestelling uitvoert, met de artikelen, aantallen, prijzen en leverdatum zoals hij die gaat leveren. In het Engels heet het een order confirmation. Het is iets anders dan een offerte, de prijsopgave vooraf, en een pakbon, de lijst van wat er in de zending zit.

Is een orderbevestiging verplicht?›

Nee. Een overeenkomst komt tot stand door een aanbod en de aanvaarding daarvan (artikel 6:217 BW), en die aanvaarding hoeft niet op papier: ze kan ook blijken uit gedrag, bijvoorbeeld doordat de leverancier gewoon levert (artikel 3:37 BW). In de praktijk wil je hem wel, want zonder bevestiging weet je pas bij levering wat je krijgt.

Mijn leverancier wijzigt de prijs op de orderbevestiging. Moet ik dat accepteren?›

Niet zomaar. Was jouw bestelling het aanbod, dan geldt een bevestiging met een andere prijs als een nieuw aanbod van de leverancier en als verwerping van jouw bestelling (artikel 6:225 lid 1 BW). Dat nieuwe aanbod kun je afwijzen. Neem je de levering zonder reactie af, dan kan dat alsnog als aanvaarding gelden. Wijkt de bevestiging alleen op ondergeschikte punten af, dan komt de overeenkomst tot stand zoals bevestigd, tenzij je onverwijld bezwaar maakt (lid 2). Dit is uitleg, geen juridisch advies.

Welke algemene voorwaarden gelden als de bevestiging naar andere voorwaarden verwijst?›

Verwijzen bestelling en bevestiging elk naar eigen voorwaarden, dan heeft de tweede verwijzing geen werking, tenzij die de eerste voorwaarden uitdrukkelijk van de hand wijst (artikel 6:225 lid 3 BW). Let op wie er het eerst was: verwees de offerte van de leverancier al naar zijn voorwaarden, dan is dat de eerste verwijzing, niet jouw bestelling.

Wat doe je als een leverancier geen orderbevestiging stuurt?›

Vraag erom zodra de termijn voorbij is die je van die leverancier gewend bent. Zonder bevestiging weet je niet of de leverdatum haalbaar is, en die onzekerheid wil je niet pas bij de goederenontvangst ontdekken. Leveranciers die vaak niet bevestigen, zijn ook de leveranciers waarvan je de levertijden het scherpst wilt bewaken.

Kan Business Central orderbevestigingen in pdf zelf verwerken?›

De Payables Agent van Business Central richt zich volgens Microsoft op leveranciersfacturen en creditnota's in pdf; orderbevestigingen noemt Microsoft daarbij niet. Op de inkooporder staan wel velden voor de datum die de leverancier toezegt en voor zijn eigen ordernummer.

Zelf nalezen

Bronnen

Verder lezen

Verwante begrippen

Purchase order

Een purchase order (PO) is de formele bestelopdracht die een koper naar een leverancier stuurt: welke artikelen, hoeveel, tegen welke prijs en wanneer geleverd.

Levertijdbewaking

Levertijden bewaken is bijhouden of leveranciers leveren op de datum die ze bevestigden, en ingrijpen zodra een levering dreigt uit te lopen.

3-way matching

3-way matching betekent dat je een inkoopfactuur pas betaalt als hij klopt met wat je bestelde en wat er binnenkwam.

Benieuwd wat een digitale collega hiervan in je ERP kan klaarzetten? Bekijk de digitale binnendienst of de koppeling voor AFAS, Exact Online en Business Central.

Aan de slag

Kost dit bij jullie nog handwerk?

In een kort gesprek stellen we vast waar de tijd blijft en wat het oplevert om dat weg te nemen. Levert het te weinig op, dan zeggen we dat gewoon.

Neem contact op