Kennisbank

Levertijden bewaken: op tijd zien dat een levering uitloopt

Levertijden bewaken is bijhouden of leveranciers leveren op de datum die ze bevestigden, en ingrijpen zodra een levering dreigt uit te lopen. Inkopers noemen het levertijdbewaking. Een leverancier aan een levering herinneren heet rappelleren.

TradyonBijgewerkt op 8 november 2026

Vaste leverdatum verstrekenin verzuim, zonder aanmaning

Geen vaste datum, of een richtdatumeerst schriftelijk in gebreke stellen

Leverancier meldt zelf dat hij te laat isin verzuim, zonder aanmaning

Verzuim is de juridische term voor te laat zijn met gevolgen: pas vanaf dat moment kun je schade door de vertraging verhalen (artikel 6:85 BW). Een verstreken vaste termijn brengt de leverancier zonder aanmaning in verzuim, tenzij de termijn anders bedoeld was (artikel 6:83). Anders is eerst een schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke termijn nodig (artikel 6:82).

Waarom het ertoe doet

Wat je ermee wint of verliest

Een levering die te laat komt, wil je niet pas op de dag zelf ontdekken. Dan is er geen tijd meer om een klant in te lichten, een andere leverancier te zoeken of de planning om te gooien. De leverancier weet vaak eerder dan jij dat het uitloopt. Levertijdbewaking haalt dat moment naar voren: naar de dag dat de bevestiging binnenkomt, of de dag dat een herinnering onbeantwoord blijft.

In de praktijk

Hoe het werkt

Tegen welke datum bewaak je?

Tegen de datum die de leverancier in zijn orderbevestiging noemde, niet tegen de datum die je zelf vroeg. Is er geen bevestigde datum, dan is er niets om te bewaken, en dat is meteen het eerste signaal.

Wanneer bel of mail je de leverancier?

Een paar dagen vóór de leverdatum, niet erna. Een vraag als "staat de levering van donderdag nog?" levert eerder een eerlijk antwoord op dan een klacht op vrijdag. Dat herinneren heet rappelleren.

Wat doe je als de datum schuift?

Zet de nieuwe datum op de inkooporder en kijk welke verkooporders erop wachten, zodat die klanten het van jou horen. Bewaar de oorspronkelijke datum apart: die heb je nodig om later per leverancier de leverbetrouwbaarheid te meten.

Waar het misgaat

De valkuil

De datum bijwerken en daarmee het probleem laten verdwijnen. Na een telefoontje gaat de leverdatum een week vooruit, het overzicht ziet er weer goed uit, en niemand ziet dat deze leverancier voor de derde keer dit kwartaal uitloopt. Een tweede valkuil is bewaken in een eigen Excel-lijst naast het ERP. Die loopt al snel achter op wat er in het systeem staat, en staat stil zodra de inkoper die hem bijhield op vakantie is.

In je eigen systeem

Hoe AFAS, Exact Online en Business Central hiermee omgaan

AFAS toont in de orderplanning per artikel de toegezegde leverdatum uit de inkooporder, en kleurt een regel rood als een inkooporder al binnen had moeten zijn; de helptekst raadt dan aan contact op te nemen met de leverancier. Business Central rekent uit de gevraagde ontvangstdatum, of uit de orderdatum en de levertermijn, een verwachte ontvangstdatum uit, en heeft een apart veld voor de datum die de leverancier heeft toegezegd. In Exact Online registreer je een latere levering door de ontvangstdatum op de bestelling te wijzigen (de helptekst beschrijft dat voor materiaal bij werkorders), en blijft een deels ontvangen bestelling met de status Gedeeltelijk bij de goederenontvangst staan tot de rest binnen is of je hem afhandelt. Het signaal staat er dus in alle drie, volgens de helpteksten van 8 november 2026. Het nabellen, en het bijwerken van de datum na dat telefoontje, doet een mens. Werk je met een paar vaste leveranciers die zelden uitlopen, dan is dat overzicht genoeg.

Bij veel leveranciers en veel regels zit de winst eerder in het proces: de bevestigde datum uit elke orderbevestiging staat klaar om op de inkooporder te zetten, en de inkoper bevestigt hem.

Bevestigde leverdatums vastleggen in je ERP

Veelgestelde vragen

Over levertijdbewaking

Wat is rappelleren?›

Een leverancier herinneren aan een levering die eraan komt of al te laat is. Het is de actieve kant van levertijdbewaking: niet afwachten of de zending komt, maar vooraf navragen of de datum nog staat. Je ziet ook de spelling rappeleren.

Hoe bewaak ik openstaande inkooporders zonder Excel?›

Werk vanuit een lijst uit je ERP met de openstaande inkooporderregels, gesorteerd op bevestigde leverdatum, met bovenaan wat binnen een paar dagen had moeten komen en nog openstaat. Voorwaarde is dat de bevestigde datum ook op de inkooporder staat. Staat hij alleen in de mail van de leverancier, dan heeft je ERP niets om op te bewaken.

Wanneer is een leverancier juridisch te laat?›

Is er een vaste leverdatum afgesproken, dan is de leverancier na die datum in verzuim zonder dat je hem eerst in gebreke hoeft te stellen, tenzij blijkt dat de datum anders bedoeld was, bijvoorbeeld als richtdatum (artikel 6:83 BW). In andere gevallen stuur je een schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke termijn (artikel 6:82 BW). Schadevergoeding voor de vertraging loopt pas vanaf het verzuim (artikel 6:85 BW). Dit is uitleg, geen juridisch advies.

De leverancier meldt zelf dat het later wordt. Moet ik hem dan nog in gebreke stellen?›

Volgens de wet niet als je uit zijn mededeling moet afleiden dat hij tekort zal schieten: dan treedt het verzuim in zonder ingebrekestelling (artikel 6:83 onder c BW). Leg zo'n melding wel vast; een mail is sterker bewijs dan een telefoontje.

Wat is het verschil tussen levertijdbewaking en OTIF?›

Levertijdbewaking is het dagelijkse werk: per order zorgen dat een levering op tijd komt, of dat je het op tijd weet als dat niet lukt. OTIF is het cijfer achteraf: welk deel van de orders kwam op tijd en compleet binnen. Wie de oorspronkelijke bevestigde datum bewaart, kan het tweede uit het eerste halen.

Zelf nalezen

Bronnen

Artikel 6:82 Burgerlijk Wetboek: de ingebrekestelling met een redelijke termijn.
Artikel 6:83 Burgerlijk Wetboek: verzuim zonder ingebrekestelling: verstreken termijn of een mededeling van de leverancier.
Artikel 6:85 Burgerlijk Wetboek: schadevergoeding wegens vertraging alleen over de tijd van verzuim.
Orders per artikel raadplegen, AFAS Help Center: de toegezegde leverdatum in de orderplanning en de rode regels.
Bereken datums voor aankopen, Microsoft Learn: hoe Business Central de verwachte ontvangstdatum berekent.
Table Purchase Line, Microsoft Learn: het veld voor de datum die de leverancier toezegt, in het Engels.
Goederenontvangsten aanmaken en opsplitsen, Exact Support: de status Gedeeltelijk bij een deellevering.
Werkorders: materialen inkopen en ontvangen, Exact Support: de ontvangstdatum op de bestelling wijzigen als de leverancier meer tijd nodig heeft.

Verder lezen

Aan de slag

Kost dit bij jullie nog handwerk?

In een kort gesprek stellen we vast waar de tijd blijft en wat het oplevert om dat weg te nemen. Levert het te weinig op, dan zeggen we dat gewoon.

Neem contact op